Hoe juridisch correct communiceren over een ontslag? (Claeys & Engels)

Auteur: Claeys & Engels

De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) zet in een beslissing van 26 oktober 2023 de principes met betrekking tot het communiceren over ontslag om dringende reden nog eens op een rijtje.

De GBA berispt een hogeschool nadat deze ongerechtvaardigd gecommuniceerd had over het ontslag van één van haar lectoren na een fysiek incident.

Ontslag om dringende reden na fysiek incident

Een hogeschool gaat over tot ontslag van één van haar lectoren na een fysiek incident met één van de studenten. Het bestuur van de hogeschool beslist hierover te communiceren naar haar personeelsleden en de studenten van de lector. Doordat de mailboxen van ex-studenten pas worden afgesloten in het daaropvolgende academiejaar, ontvingen ook een aantal ex-studenten de communicatie in kwestie. In het totaal kregen minstens 195 (oud-)studenten het bericht.

Het bestuur communiceerde over het ontslag in de volgende bewoording:

“Dit naar aanleiding van fysieke agressie ten aanzien van één van de studenten […] uit grondig onderzoek is gebleken dat dit voorval elk verder functioneren van [naam klager] als medewerker van [verweerster] onmogelijk maakt.”.

Dit leidde er uiteindelijk toe dat de lector een klacht indiende bij de GBA.

De GBA besloot tot de onrechtmatigheid van de communicatie en berispte de hogeschool. In haar beslissing maakte zij het onderscheid tussen enerzijds de communicatie aan de huidige lectoren en studenten en anderzijds aan de oud-studenten. In beide gevallen doorliep zij de driestappentoets die noodzakelijk is om beroep te doen op de rechtvaardigingsgrond van het gerechtvaardigd belang:

1. Doeltoets. In de eerste plaats bevestigde de GBA dat het loutere feit dat de lector ontslagen werd met onmiddellijke ingang volstaat om vast te stellen dat er een onmiddellijke en legitieme nood is om erover te communiceren over dat ontslag aan de studenten en collega’s. Dit staat los van een eventuele betwisting over de dringende reden.
2. Noodzakelijkheidstoets. De GBA vindt dat de communicatie niet noodzakelijk is in de mate zij gericht wordt aan oud-studenten en stelt een inbreuk vast. Hierbij bevestigde de GBA ook de noodzaak om de accounts en bijhorende mailboxen van studenten voortdurend actueel te houden.
   De GBA vindt een communicatie wel gepast aan de huidige studenten en collega’s, maar zonder dat het daarbij noodzakelijk was om te communiceren over de specifieke reden van het ontslag, zijnde de ‘fysieke agressie’. Zij meent dat er geen actuele noodzaak werd aangedragen door de hogeschool. De GBA stelt expliciet dat de vrees voor achterklap of wantrouwen niet volstaat. Echter sluit de GBA ook niet uit dat er situaties kunnen bestaan waarin er wel een noodzaak is om de reden van het ontslag te vermelden.
3. Afwegingstoets. Tot slot stelt de GBA dat de afwegingstoets niet werd gerespecteerd. De hogeschool beweerde in haar communicatie namelijk dat de beslissing tot ontslag pas werd genomen na ‘grondig onderzoek’ terwijl achteraf bleek dat dit niet het geval was. Daarnaast vermeldde de hogeschool in haar communicatie ook niet dat de lector nog in beroep kon gaan bij het interne beroepsorgaan.

Er is bijgevolg geen sprake van een rechtmatige communicatie en de hogeschool werd berispt.

Eerdere beslissingen over communicatie over uitdiensttreding

Dit is niet de eerste keer dat de GBA beslissingen velt over dit thema. Over het algemeen bevestigt de GBA consequent dat communiceren over uitdiensttreding is toegelaten en kadert binnen de uitvoering van de (arbeids)overeenkomst. In haar beslissingen toont de GBA aan wat de kantlijnen van deze communicatie zijn.

In een beslissing van 1 juni 2021 (63/2021) oordeelde de GBA dat het niet nodig is om de omstandigheden voorafgaand aan het ontslag te communiceren zoals het aantal waarschuwingen of het plaatsvinden van bijsturingsgesprekken. Lees daarover meer in deze newsflash.

Op 19 juli 2022 (115/2022) waarschuwde de GBA een werkgever nadat deze zonder rechtsgrond het vertrek van een werknemer aankondigde en daarbij gegevens betreffende haar gezondheid meedeelde.

Eerder dit jaar publiceerden we deze newsflash over een openbare instelling die op haar intranet communiceerde over het ontslag van een werknemer en daarbij vermelde dat dit met onmiddellijke ingang was en op initiatief van de werkgever. Daarbij oordeelde de GBA dat het niet noodzakelijk is om in de communicatie te vermelden dat het ontslag met onmiddellijke ingang plaatsvindt, noch wie de initiatiefnemende partij is. Dergelijke informatie is buitenproportioneel.

Tot slot, in een beslissing van 1 juni 2023 (63/2023) oordeelde de GBA in vergelijkbare zin dat het gelet op het principe van minimale gegevensverwerking niet noodzakelijk is om de aard van het ontslag te vermelden. Daar had de werkgever in de communicatie aangegeven dat  werknemers ontslagen werden omwille van een grove fout.

Aandachtpunten bij communicatie over ontslag

Het principe is over de jaren heen niet gewijzigd: beperk je tot de essentie. Tot nu toe oordeelde de GBA steeds dat het niet noodzakelijk is om te communiceren over de voorafgaande omstandigheden, gezondheidsgegevens, de initiatiefnemende partij, de onmiddellijke ingang en dat het ontslag ten gevolge van een grove fout was. De beslissing waarover deze newsflash gaat bevestigt dit nogmaals.

Echter sluit dit volgens ons niet uit dat het uitzonderlijk mogelijk is om toch toelichting te geven over de reden van het ontslag. Dit zal volledig afhangen van de concrete omstandigheden van het ontslag en de situatie binnen de onderneming. Op basis van de vorige beslissingen van de GBA, mag het duidelijk zijn dat de drempel bijzonder hoog is.

Bron: Claeys & Engels