Federal Learning Account: wat moeten werkgevers doen? (Bellaw/SoConsult)

Auteur: Ann Taghon (Bellaw/SoConsult)

Uiterlijk op 1 april 2024 krijgen werkgevers bijkomende verplichtingen op het vlak van de registratie van opleidingen. Werkgevers die niet voldoen aan die verplichtingen, komen op een ‘zwarte lijst’ te staan.

Oprichting van een Federal Learning Account

De federale overheid richt met een wet van 20 oktober 2023 een nieuwe digitale applicatie op: de “Federal Learning Account” (hieronder afgekort als: FLA).

De FLA vormt een databank met alle gegevens die relevant zijn om:

• het individueel opleidingsrecht,

Het individueel opleidingsrecht omvat 5 opleidingsdagen per jaar voor een voltijds tewerkgestelde werknemer vanaf 2024. In 2023 omvat het opleidingsrecht 4 opleidingsdagen per jaar. Het recht werd ingesteld door de Arbeidsdealwet.

In ondernemingen met 10 tot 20 werknemers heeft een voltijdse werknemer maar recht op 1 opleidingsdag per jaar. In ondernemingen met minder dan 10 werknemers hebben de werknemers geen individueel opleidingsrecht (zie Sociaal Compendium Arbeidsrecht 2023-2024, nr. 3397 en 3398).

Het individueel opleidingsrecht werd tot hiertoe geconcretiseerd hetzij d.m.v. een cao, hetzij d.mv. een individuele opleidingsrekening. In de toekomst wordt de individuele opleidingsrekening vervangen door de FLA.

• de sectorale opleidingsrechten,

Met sectorale opleidingsrechten wordt bedoeld: het aantal opleidingsdagen, de aard van de opleidingen en de financiering ervan waarop de werknemer recht heeft, toegekend door een sectorale cao.

• het opleidingskrediet,
• de sectorale aspecten van de opleiding,
• de inzetbaarheidsbevorderende maatregelen,

weer te geven en te beheren.

De FLA bevat voor de werknemers en de werkgevers een aantal persoonsgegevens.

Het is de publieke vzw Sigedis opgericht door de socialezekerheidsinstellingen, die de persoonsgegevens verwerkt in de FLA.

De FLA zal voor de werknemers toegankelijk zijn via de website www.mycareer.be.

Werkgevers moeten gegevens registreren in de Federal Learning Account

Door de invoering van de FLA krijgen werkgevers die onder het toepassingsgebied van de Cao-wet vallen, nieuwe administratieve verplichtingen.

De werkgever moet voor elk kalenderkwartaal de persoonsgegevens die de FLA voor elke werknemer moet bevatten, registreren.

De registratie moet gebeuren uiterlijk de laatste dag van de maand na elk kalenderkwartaal. Voor nieuwe werknemers moet de registratie gebeuren binnen 60 kalenderdagen vanaf de indiensttreding.

Deze gegevens moeten bovendien, telkens wanneer dat nodig blijkt, geactualiseerd worden.

De registratieverplichting geldt enkel t.a.v. gegevens die niet gekend zijn in toepassing van bepalingen over unieke gegevensinzameling.

Sigedis berekent het opleidingsrecht waarover de werknemer in een bepaald kalenderjaar beschikt en maakt dit bekend in de digitale applicatie. De werkgever moet het door Sigedis berekende opleidingsrecht nakijken en indien nodig aanpassen of aanvullen.

De werkgever moet ook ieder kalenderkwartaal de tijdens dat kwartaal door de werknemer gevolgde opleidingen, de daarbij horende basiskenmerken en het aantal daaraan verbonden opleidingsdagen of opleidingsuren in de FLA registreren.

Dat dient te gebeuren uiterlijk de laatste dag van de maand na elk kalenderkwartaal.

In het geval dat de gevolgde opleiding wordt uitgeoefend in het kader van het opleidingsrecht, moet de werkgever bijkomend in de FLA het aantal opleidingsdagen of -uren registreren dat in rekening wordt gebracht van dat opleidingsrecht.

Na de registratie van de opleiding berekent Sigedis de openstaande waarde van het opleidingskrediet en past ze aan. De werkgever dient dat na te zien.

Informeren van de werknemer

Werknemers moeten bij de indiensttreding bij een werkgever en vervolgens één keer per jaar, informatie krijgen over het bestaan van de FLA en onder andere ook over de erin verwerkte persoonsgegevens.

Werknemers die een e-mailadres hebben geregistreerd via www.mycareer.be of hebben gedeeld via hun eBox, krijgen bij de indiensttreding, en daarna jaarlijks, een notificatie op dat e-mailadres waarmee ze worden verwittigd van het voorhanden zijn van (nieuwe) informatie m.b.t. de in de FLA geregistreerde gegevens. Voor deze werknemers geldt dus geen bijzondere informatieverplichting voor de werkgever. De rechtstreekse notificatie door Sigedis aan de werknemer beoogt de administratieve last voor de werkgever beperkt te houden.

Voor werknemers die geen e-mailadres hebben geregistreerd via www.mycareer.be of hebben gedeeld via hun eBox, krijgt de werkgever wel een bijzondere informatieplicht m.b.t. de in de FLA geregistreerde gegevens. Sigedis zal de werkgever een elektronisch formulier ter beschikking stellen met de informatie. De werkgever moet de werknemer informeren binnen de 30 kalenderdagen nadat het elektronisch formulier voor hem beschikbaar is.

Toezicht en ‘zwarte lijst’

Een keer per kwartaal maakt Sigedis een lijst op van de werkgevers die een aantal welbepaalde verplichtingen in het kader van de FLA niet zijn nagekomen.

Sigedis deelt aan de werkgevers mee welke precieze verplichting of verplichtingen zij niet hebben nageleefd en, voor zover mogelijk, de redenen van deze vaststelling. Die mededeling gebeurt via de eBox van de sociale zekerheid.

De werkgever krijgt een termijn van 30 kalenderdagen om aan de verplichting(en) te voldoen. Als binnen die termijn is voldaan aan de verplichtingen, wordt de werkgever weggelaten van de lijst.

De lijst van de in gebreke blijvende werkgevers wordt meegedeeld aan een aantal instanties waaronder de sociale inspectiediensten en de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg. De FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg maakt de lijst bekend op een voor iedereen toegankelijke website.

Bij wijze van overgangsmaatregel wordt de lijst niet bekend gemaakt in de eerste 6 maanden na de inwerkingtreding van de wet, of als de FLA nog niet operationeel is op het moment van de inwerkingtreding van de wet, in de eerste 6 maanden nadat de toepassing operationeel is geworden.

Inwerkingtreding

De hieronder nader aangeduide wet betreffende de oprichting van de FLA treedt in werking op een bij koninklijk besluit bepaalde datum en uiterlijk op 1 april 2024.

Voor werknemers die al verbonden zijn door een arbeidsovereenkomst op het ogenblik van de inwerkingtreding van de wet, beschikt de werkgever over een termijn van 6 maanden om de registratie van de gegevens in de FLA uit te voeren.

De termijn van 6 maanden vangt aan op het ogenblik van de inwerkingtreding van de wet, of als de FLA nog niet operationeel is op het moment van de inwerkintreding van de wet, op het ogenblik dat de toepassing operationeel wordt.

Conclusie

De nieuwe wetgeving brengt voor werkgevers onmiskenbaar een bijkomende administratieve last mee. Werknemers zouden door de nieuwe regelgeving beter geïnformeerd moeten worden over hun opleidingsrechten.

Hoe een en ander concreet zal verlopen, wordt wellicht duidelijker na de inwerkingtreding van de wet, de publicatie van uitvoeringsmaatregelen en na het operationeel worden van de FLA.

BRON: Wet van 20 oktober 2023 betreffende de oprichting en het beheer van de “Federal Learning Account”, BS 1 december 2023.

Bron: Bellaw/SoConsult