Expats: nieuwe rapportageverplichting voor werkgevers (Van Havermaet)

Auteur: Kristiaan Haagen (Van Havermaet)

Op 1 januari 2024 kwam definitief een einde aan het oude belastingstelsel voor buitenlandse kaderleden. Voortaan vallen expats onder de gunstige belastingstelsels voor ‘ingekomen belastingplichtigen en ingekomen onderzoekers’.

BELASTINGVRIJE VERGOEDING

Onder dit nieuwe expatregime kunnen werkgevers, bovenop de bezoldiging, een forfaitaire belastingvrije onkostenvergoeding toekennen tot maximaal 30% van het brutojaarloon (met een maximum van 90.000 EUR per jaar).

Daarenboven kunnen bepaalde kosten, zoals verhuiskosten en schoolkosten, evenzeer vrij van belastingen en socialezekerheidsbijdragen worden terugbetaald. Voor meer info over de voorwaarden en voordelen van deze nieuwe belastingstelsels, verwijzen wij graag naar onze vorige nieuwsbrieven van 23 november 2021 en 13 maart 2023.

De wetgever beoogt hiermee Belgische bedrijven te ondersteunen bij het aantrekken van gekwalificeerd personeel uit het buitenland door een voordelig (netto)salarispakket aan te bieden met verminderde werkgeverskosten.

NOMINATIEVE LIJST MAAKT PLAATS VOOR BIJKOMENDE VERMELDING OP FICHES

Als voorwaarde van het belastingstelsel voor ingekomen belastingplichtigen geldt dat de expat jaarlijks een minimale brutobezoldiging ontvangt van 75.000 EUR. De belastingvrije vergoeding die daarbovenop komt moet, zoals gezegd, de 30%-grens naleven en mag niet meer bedragen dan 90.000 EUR.

Opdat de fiscus deze bedragen kan controleren, moet de werkgever uiterlijk op 31 januari van elk kalenderjaar een lijst meedelen van alle werknemers en bedrijfsleiders die in het voorgaande jaar van dit expatstelsel genoten. Een modeldocument voor deze jaarlijkse lijst zou ter beschikking gesteld worden, maar is er helaas nooit gekomen.

De Administratie bevestigde daarom dat u ook voor inkomstenjaar 2023 geen nominatieve lijst moet indienen. Ter vereenvoudiging is nu bij wet bepaald om deze lijst te vervangen door een bijkomende vermelding op de jaarlijkse loonfiches 281.10 of 281.20. Deze bijkomende vermelding op de fiches is van toepassing op bezoldigingen betaald of toegekend vanaf 1 januari 2023 (aanslagjaar 2024).

Concreet moet u volgende elementen bijkomend op de fiche vermelden:

• Het bedrag van de aan de ingekomen belastingplichtige of onderzoeker betaalde of toegekende brutobezoldiging (vóór aftrek sociale zekerheidsbijdragen);
• Het bedrag dat aangemerkt wordt als forfaitaire onkostenvergoeding voor de uitgaven die voortvloeien uit de terbeschikkingstelling of de tewerkstelling in België (i.e. de “30%-regeling);
• Het bedrag dat aangemerkt wordt als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever op basis van werkelijke bewijsstukken (bv. verhuiskosten).

Deze nieuwe meldingsplicht volgt de trend van de Belgische belastingdienst die meer informatie verzamelt via de fiches als basis voor toekomstige controles.

WAT BETEKENT DIT VOOR U?

Vennootschappen die het afgelopen kalenderjaar toepassing maakten van het nieuwe expatstelsel, zullen de hogergenoemde bedragen moeten vermelden op de (aangepaste) fiche 281.10 en 281.20. In principe moet u deze fiches voor inkomstenjaar 2023 ten laatste op 29 februari 2024 indienen.

Het niet correct verantwoorden van deze kosten op de vereiste fiche kan leiden tot een verwerping van deze uitgaven als beroepskosten.

De nieuwe regelgeving toont nogmaals het groeiende belang aan van correcte, accurate en tijdig ingediende fiches 281.10 en 281.20. Wij helpen u dan ook graag verder bij het voldoen aan uw ficheverplichting.

Bron: Van Havermaet