Het nieuwe Boek 6:
de impact op de werkvloer

Mr. Chris Persyn (Cautius)

Webinar op donderdag 4 juli 2024


Vakantiedagen en het arbeidsrecht

Mr. Kato Aerts en mr. Sarah Witvrouw (Lydian)

Webinar op dinsdag 11 juni 2024

De kat de bel aanbinden: bent u reeds mee met de nieuwe klokkenluidersregeling? (Caluwaerts Uytterhoeven)

Auteurs: Frederik Van Overtveldt en Els Zegers (Caluwaerts Uytterhoeven)

Vanaf 15 februari 2023 traden heel wat bepalingen van de nieuwe wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector (hierna: ‘Klokkenluiderswet’) in werking. De regelingen opgenomen in deze wet, in se een omzetting van de Europese Klokkenluidersrichtlijn van 23 oktober 2019 (richtlijn (EU) 2019/1937), bieden werknemers een veilig kader waarbinnen ze aangelegenheden die niet stroken met de wet, ethiek of interne bedrijfsregels kunnen melden.

Wij zetten even op een rijtje waar uw onderneming zoal rekening mee dient te houden.

Wat?

Inbreuken in het kader van de volgende gebieden kunnen worden gemeld:

  • Inbreuken in het kader van de volgende gebieden kunnen worden gemeld:
  • Overheidsopdrachten;
  • Financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
  • Productveiligheid en productconformiteit;
  • Veiligheid van het vervoer;
  • Bescherming van het milieu;
  • Stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
  • Veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
  • Volksgezondheid;
  • Consumentenbescherming;
  • Bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
  • Bestrijding van belastingfraude;
  • Sociale fraudebestrijding.

Worden ook beoogd:

  • Inbreuken t.a.v. de financiële belangen en de interne markt van Europese Unie.

Opmerking: de klokkenluidersregeling doet géén afbreuk aan de specifieke interventieprocedures op het vlak van psychosociale risico’s zoals voorzien in de Welzijnswet, en ook niet op het individueel recht van een werknemer op bijstand door de vakbondsafgevaardigde.

Wie?

De volgende personen kunnen een melding doen:

  • (Voormalig) werknemers;
  • Sollicitanten;
  • Zelfstandige medewerkers;
  • Aandeelhouders en personen die behoren tot het leidinggevend, bestuurlijk of toezichthoudend orgaan;
  • Vrijwilligers;
  • Stagiairs;
  • Eénieder die werkt onder toezicht van (onder)aannemers en leveranciers van een juridische entiteit, d.w.z. een organisatie met of zonder rechtspersoonlijkheid die één of meerdere bepaalde activiteiten uitvoert, met uitzondering van de organisaties of de activiteiten die onder andere specifieke wetten rond de bescherming van melders vallen.
Hoe?

De wet voorziet in drie meldingsmogelijkheden:

  1. Interne melding: Voor juridische entiteiten met meer dan 250 werknemers moet dit zelfs verplicht anoniem kunnen worden gedaan. Het interne meldingskanaal kan ook een melding aan een persoon zijn (bijvoorbeeld t.a.v. de HR-verantwoordelijke).
  2. Externe melding: Het inschakelen van de bevoegde autoriteiten (bijvoorbeeld de FSMA, de Gegevensbeschermingsautoriteit, het parket, enz.). Een externe melding kan ook ten aanzien van de federale ombudsman via www.federaalombudsman.be.
  3. Openbaarmaking: Meent de melder dat beide voorgaande pistes tot geen genoegdoening zullen leiden, dan kan hij/zij opteren voor een melding door middel van openbaarmaking. Dit kan door het inschakelen van de media, de pers of een politicus. Ook bij een dreigend of reëel gevaar voor het algemeen belang of als de melder een risico op represailles mogelijk acht, kan geopteerd worden voor deze piste.
Gevolgen?

De Klokkenluiderswet voert een strikt beschermingsmechanisme in:

  • Geheimhouding van de identiteit van de betrokkene(n), melder en beschermde partijen gedurende de ganse procedure, voor zover de klokkenluider gegronde redenen had om aan te nemen dat de gemelde informatie over inbreuken binnen het materieel toepassingsgebied van de wet op het moment van de melding juist was, en voor zover de melding verliep via een intern, extern of openbaar meldingskanaal en dit volgens de wettelijke procedure.
  • Een strikt verbod op represailles voor de juridische entiteit, waaronder een verbod op schorsing, ontslag, degradatie, overdracht van taken, verandering van arbeidsplaats en/of werktijden, loonsverlaging, discriminatie, het opleggen of toepassen van een disciplinaire maatregel, enz., en dit zowel voor meldingen via het intern als het extern meldingskanaal of via het openbaar meldingskanaal indien de melder vreest dat er bewijsmateriaal zou worden achtergehouden dan wel indien er gevaar dreigt t.a.v. het algemeen belang;
  • Toegang tot ondersteuningsmaatregelen voor melder en betrokkene(n), zoals volledige en onafhankelijke informatie en adviezen over de beschikbare remedies en procedures die bescherming bieden tegen represailles alsmede over de rechten van de betrokkene, rechtsbijstand in grensoverschrijdende strafrechtelijke en burgerlijke procedures, financiële bijstand aan melders in het kader van gerechtelijke procedures, enz.

Als een represaille wordt genomen ten aanzien van een klokkenluider of betrokkene terwijl deze op grond van de Klokkenluiderswet bescherming geniet, dan kan deze persoon een schadevergoeding vorderen op basis van het contractuele of buitencontractuele aansprakelijkheidsrecht.

Gaat het om een werknemer? Dan kan een schadevergoeding ten belope van 18 tot 26 weken loon worden toegekend. Gaat het overigens om een melding over witwaspraktijken of financiering van terrorisme, dan heeft de werknemer in geval van represailles automatisch recht op een forfaitaire vergoeding van zes maanden loon, dan wel kan hij/zij ervoor opteren om een vergoeding op grond van de werkelijk geleden schade te vorderen. Voor niet-werknemers geldt eveneens dat de schadevergoeding dient te worden vastgesteld naargelang de werkelijk geleden schade, waarbij het slachtoffer de omvang van de schade dient te bewijzen.

To do?

Stelt uw onderneming meer dan 50 werknemers tewerk, dan moet u een intern meldingskanaal opzetten.

Desgevallend moet u verplicht:

  1. Overleg plegen met de sociale partners, zoals de ondernemingsraad. Werkgevers met minder dan 100 werknemers hebben tijd tot 17 december 2023 om een intern meldkanaal op te richten, maar moeten daarover bijkomend overleggen met het comité voor preventie en bescherming op het werk.
  2. Een “meldingsbeheerder” aanduiden, zijnde een instantie bevoegd voor de ontvangst en opvolging van meldingen. Het kan gaan om een specifieke persoon of een afdeling, maar in alle gevallen moet worden gewaarborgd dat deze instantie onafhankelijk is en geen belangenconflict heeft.
  3. Effectief een meldingskanaal opzetten dat op beveiligde wijze de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder waarborgt en dat de mogelijkheid biedt tot zowel mondelinge als schriftelijke meldingen.

Zowel het aanstellen van de meldingsbeheerder als het inrichten van het interne meldingskanaal kan u uitbesteden aan een derde partij.

Bij een interne melding schrijft de Klokkenluiderswet de volgende procedure voor:

  • De meldingsbeheerder moet een ontvangstbevestiging versturen binnen de zeven kalenderdagen na ontvangst van een melding. Eventueel verzoekt de melder op dat moment ook een fysieke bespreking, waarna deze binnen een redelijke termijn moet plaatsvinden.
  • De meldingsbeheerder moet vervolgens de melding onderzoeken, zodat de correctheid kan worden nagegaan. In deze fase kan ook extra informatie worden opgevraagd en kunnen er maatregelen worden genomen, zoals bijvoorbeeld een intern onderzoek, vervolging of terugvordering van geldsommen.
  • Uiterlijk binnen een termijn van drie maanden vanaf de melding van ontvangst of, indien er geen ontvangstmelding werd verstuurd, drie maanden na het verstrijken van de periode van zeven dagen na de melding, moet er feedback worden gegeven aan de melder.

Heeft uw onderneming meer dan 250 werknemers? Dan moet zij de interne meldingsprocedure ook anoniem aanbieden. Dezelfde procedure blijft in dat geval gelden, met uitzondering van het geven van feedback. Een anonieme melding is immers een melding waarvan niemand, zelfs niet de meldingsbeheerder, de identiteit van de melder kent.

Opgelet: Heeft uw onderneming meer dan 250 werknemers? Dan had dit in principe reeds op 15 februari 2023 in orde moeten zijn. Juridische entiteiten vanaf 50 tot minder dan 250 werknemers hebben hiervoor nog de tijd tot 17 december 2023.

Het voorgaande brengt met zich mee dat wellicht ook het privacybeleid van uw onderneming aan een update toe is. Bovendien wordt het uitwerken en implementeren van een interne gedragscode en een “klokkenluiderspolicy” warm aanbevolen.

Bron: Caluwaerts Uytterhoeven

» Bekijk alle artikels: Arbeid & Sociale zekerheid