Rechtspraak – GBA – wees voorzichtig met de communicatie over de redenen van ontslag (Mploy)

Auteur: Dirk Heylen (Mploy)

Een (vastbenoemde) docent lichamelijke opvoeding van een hogeschool verloor zijn zelfbeheersing toen een student van achter zijn rug de examenpunten probeerde af te lezen op het computerscherm van de docent. De docent gaf de student twee klappen op de wang met de vlakke hand.

Ondanks de spijtbetuiging van de docent ging het hogeschoolbestuur over tot ontslag om dringende reden.

Daarna stuurde de school drie e-mails met de melding van het ontslag als volgt: “Dit naar aanleiding van fysieke agressie ten aanzien van één van de studenten (…). Uit grondig onderzoek is gebleken dat dit voorval elk verder functioneren als medewerker van de school onmogelijk maakt.” De mails werden verstuurd aan collega’s en minstens 195 (oud-)studenten.

Er volgden drie soorten procedures.

Een eerste procedure werd gevoerd voor de tuchtorganen.  Vervolgens stelde de docent een procedure in voor de arbeidsrechtbank. Op die procedures gaan we in deze nieuwsbrief niet verder in.

Een derde procedure werd gevoerd voor de GBA: de docent had klacht neergelegd wegens het versturen van e-mails met persoonsgegevens aan (voormalig) studenten en collega’s.

De geschillenkamer diende over te gaan tot de toetsing van de rechtmatigheid van de verwerking tot de vermelding van het “ontslag om dringende reden” en het gebruik van de verwoording “fysieke agressie” (in het licht van de beginselen vervat onder artikel 5 AVG).

Zij beoordeelde de rechtmatigheid aan de hand van de doeltoets, de noodzakelijkheidstoets en de afwegingstoets.

a. Doeltoets

In de visie van de Geschillenkamer kunnen personeelsgerelateerde communicaties wel degelijk – naar aanleiding van een ontslag of langdurige afwezigheid – gerechtvaardigd zijn. In die zin kan een communicatie omtrent een ontslag – met inbegrip van de reden voor dat ontslag – van een personeelslid of lector op zich gerechtvaardigd worden.

Het communiceren omtrent een ontslag, en de reden van dat ontslag, streeft op zich een legitiem doel na. Er is geen enkele aanwijzing dat de communicatie voor andere doelstellingen – zoals het bewust schaden van de klager – zou zijn verstuurd.

De Geschillenkamer volgde hierbij met name uitdrukkelijk niet de redenering van de docent als zou een communicatie op het moment van de feiten “voorbarig” zijn. Nu het ontslag om dringende redenen geschiedde, los van het al dan niet terechte karakter van dat ontslag, ontstond er een onmiddellijke en legitieme nood om te communiceren over dat ontslag aan studenten en collega’s.

b. Noodzakelijkheidstoets

Volgens de Geschillenkamer dient er voor het uitvoeren van deze toets een onderscheid gemaakt te worden tussen de noodzakelijkheid van het aanschrijven van enerzijds oud-studenten en van anderzijds collega’s, leden van het comité en “actuele” studenten. Zij oordeelde dat het bezwaarlijk “noodzakelijk” kan worden genoemd oud-studenten in te lichten over het ontslag – laat staan de reden van het ontslag – van de klager.

Het inlichten van studenten en collega’s over een ontslag maakt, zoals gezegd, volgens de GBA een reële en maatschappelijke nood uit die als relevant en legitiem kan worden aangemerkt.

Dat betekent nog niet dat de gemaakte communicatie noodzakelijk was.

De Geschillenkamer vond het niet noodzakelijk om de “fysieke agressie” te noemen, temeer omdat er werd gecommuniceerd over een ontslag. De studenten en collega’s en andere personen aan wie werd gecommuniceerd, hadden immers geen enkele actuele nood om die reden te kennen.  “Dat er achterklap dan wel wantrouwen zou ontstaan door het niet-communiceren van de reden van het ontslag, (is) als zodanig niet de (maatschappelijke, laat staan juridische) verantwoordelijkheid van de school”.

Ten overvloede merkte de Geschillenkamer op dat het feit dat zulke communicaties “intern” gebeuren en gericht zijn aan e-mailadressen verbonden aan de instelling, niet relevant is voor de beoordeling van de noodzakelijkheid. Het feit dat bepaalde feiten in een werkgebonden context gebeurd zijn, of dat communicaties op een “intern platform” gestuurd zijn, doet niet ter zake in die beoordeling.

c. Afwegingstoets

De Geschillenkamer besloot dat de school de rechten en vrijheden van de docent niet afdoende in overweging heeft genomen bij het versturen van de litigieuze communicaties.

Ten eerste stelde zij vast dat in de communicaties ten onrechte werd gesproken van een “grondig onderzoek”.

Ten tweede stelde de Geschillenkamer vast dat in de initiële communicatie ook geen melding werd gemaakt van het feit dat de docent ook nog beroep kon aantekenen tegen de beslissing van het bestuur van de school, en de daarmee verbonden overwegingen die het bestuur in acht nam om over te gaan tot het ontslag. Wanneer de school gewag maakte van een ontslag na “grondig onderzoek” dat “fysieke agressie” vaststelde, had die op zijn minst kunnen vermelden dat tegen de beslissing nog beroep openstond bij een beroepsorgaan. De rechten en vrijheden van de docent werden buitensporig geschaad door de communicaties in het licht van de afwegingstoets.

De Geschillenkamer gaf een berisping aan de school.

Korte bedenkingen

1.

Wees voorzichtig met de communicatie over een ontslag.

Wanneer de werkgever de reden tot ontslag aan derden binnen of buiten de organisatie meedeelt, moet hij kunnen verantwoorden waarom dat noodzakelijk is. Het kunnen ontstaan van achterklap of wantrouwen door het niet-communiceren van de reden van het ontslag, is geen verantwoording.

Wat wel een verantwoording zou kunnen zijn, wordt niet verduidelijkt. Kan bijvoorbeeld het risico op het ontstaan van stakings- of andere acties van collega’s of acties van klanten of andere derden de noodzaak verantwoorden? Is het ‘stellen van een voorbeeld’ (bijvoorbeeld een ontslag om dringende reden omdat een werknemer de veiligheidsvoorschriften niet naleeft) een voldoende verantwoor­ding?

Uit deze beslissing kan worden afgeleid dat wanneer er geschreven wordt dat het ontslag gebeurde ‘na grondig onderzoek’, de grondigheid van dat onderzoek ook staande moet kunnen blijven.

Uit deze beslissing kan worden afgeleid dat, wanneer er een beroepsmogelijkheid is, die vermeld moet worden. Mutatis mutandis zou hetzelfde kunnen gezegd worden van de mogelijkheid dat de werknemer een ontslag om dringende reden kan aanvechten voor de rechtbank. Of dat mutatis mutandis ook zou gelden m.b.t. een vordering wegens kennelijk onredelijk ontslag, lijkt twijfelachtig.

2.

De school had m.b.t. het feit dat de communicatie ook aan oud—studenten gebeurde, uitgelegd dat zij dat niet kon vermijden. Studenten schrijven zich bij het begin van een academiejaar in voor een bepaalde opleiding en krijgen daarvoor een emailaccount van de hogeschool. Dat emailbestand wordt slechts éénmaal per jaar up-to-date gehouden, zodat studenten die hun studie hebben stopgezet, nog een tijd over dat e-mailadres beschikken. Dat emailbestand van dag tot dag up-to-date houden, zou een enorme bijkomende belasting vereisen en meer dataverwerving impliceren. Om te verhinderen dat er te veel data worden bijgehouden, kan de werkgever dus verplicht zijn nog meer data te verzamelen.

Bron: Mploy