Schriftelijke besluitvorming en belangenconflicten: waar zit het spanningsveld? (Monard Law)

Auteur: Marie Aumann (Monard Law)

INLEIDING

Deze bijdrage betreft de mogelijkheid van de schriftelijke besluitvorming door het bestuur van een onderneming in geval van een belangenconflict van één of meer bestuurders.

Aangezien de schriftelijke besluitvorming unanimiteit van de bestuurders vereist en de belangenconflictprocedure bepaalt dat geconflicteerde bestuurders niet mogen mee beslissen, rijst de vraag of de schriftelijke besluitvorming en de belangenconflictprocedure verzoenbaar zijn.

1. SCHRIFTELIJKE BESLUITVORMING

De mogelijkheid tot schriftelijke besluitvorming laat een vereenvoudigde besluitvorming door het bestuur toe. De bestuurders moeten niet fysiek of per tele- of videoconferentie samenkomen om te overleggen over de te nemen besluiten, maar besluiten door de ondertekening van een schriftelijk document waarin de te nemen beslissing(en) en/of verrichting(en) staat(n) beschreven.

Daarbij is niet vereist dat alle bestuurders eenzelfde document ondertekenen. De bundeling van verschillende documenten met de handtekening van telkens één of meer bestuurders waaruit de unanieme instemming blijkt, volstaat.

De schriftelijke besluitvorming door het bestuur is mogelijk voor alle besluiten, met uitzondering van die besluiten waarvoor de statuten of de wet deze mogelijkheid uitsluiten. In tegenstelling tot wat gold onder het oude Wetboek van Vennootschappen is de mogelijkheid tot schriftelijke besluitvorming dus niet meer beperkt tot uitzonderlijke gevallen waarin de dringende noodzakelijkheid en het belang van de rechtspersoon deze procedure vereisen.

Wat betreft deze schriftelijke besluitvorming dient er rekening te worden gehouden met de volgende aandachtspunten:

1. Het is vereist dat alle bestuurders met de te nemen besluiten instemmen en het schriftelijk document ondertekenen. Kortom: zonder unanimiteit van de bestuurders geen schriftelijke besluitvorming;
2. Besluiten die via schriftelijke besluitvorming werden genomen hoewel de statuten uitdrukkelijk de schriftelijke besluitvorming uitsluiten, zijn intern vernietigbaar en kunnen aanleiding geven tot bestuurdersaansprakelijkheid wegens schending van de statuten.

2. BELANGENCONFLICTPROCEDURE

Indien met betrekking tot een door het bestuur te nemen beslissing of verrichting blijkt dat een bestuurder of een vaste vertegenwoordiger van een bestuurder-rechtspersoon een rechtstreeks of onrechtstreeks belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met het belang van de rechtspersoon, dient de door het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (hierna “WVV”) voorgeschreven belangenconflictprocedure te worden gevolgd.

Een bestuurder heeft een belang van vermogensrechtelijke aard wanneer hij in negatieve of positieve zin in zijn vermogen geraakt wordt door een beslissing of verrichting die het bestuur zich voorneemt te stellen. Dit belang is rechtstreeks wanneer de bestuurder zelf de tegenpartij is van de rechtspersoon (bv: de verkoop van een actief uit het vermogen van de bestuurder aan de rechtspersoon) en dit belang is onrechtstreeks wanneer een persoon of entiteit, waarmee de bestuurder verbonden is op zo’n wijze dat hij voordeel haalt uit de beslissing of verrichting, de tegenpartij is van de rechtspersoon (bv: een verrichting met een vennootschap waarvan een van de bestuurders aandeelhouder is).

Het WVV schrijft voor dat in dit geval de geconflicteerde bestuurder (i) de andere bestuurders op de hoogte moet stellen van het belangenconflict en (ii) niet mag deelnemen aan de beraadslaging en stemming met betrekking tot de te nemen beslissing of verrichting.

Indien alle bestuurders een belangenconflict hebben, dienen zij de te nemen beslissing of verrichting voor te leggen aan de algemene vergadering. Indien de algemene vergadering instemt met de te nemen beslissing of verrichting kan het bestuur deze uitvoeren.

3. VERZOENBAARHEID?

Door de unanimiteitsvereiste bij de schriftelijke besluitvorming rijst de vraag of schriftelijke besluitvorming mogelijk is in geval van een geconflicteerde bestuurder. Hoe kan er immers unanimiteit worden bereikt als niet alle bestuurders mogen stemmen?

Het WVV bepaalt echter nergens uitdrukkelijk dat de schriftelijke besluitvorming uitgesloten is in geval van een geconflicteerde bestuurder. De rechtsleer lost deze vraag dan ook op door te stellen dat in het geval van (een) geconflicteerde bestuurder(s) slechts unanimiteit vereist is tussen de niet-geconflicteerde bestuurders.

Praktisch betekent dit dat de schriftelijke besluiten melding moeten maken van het belangenconflict en moeten worden ondertekend door alle bestuurders, inclusief de geconflicteerde bestuurder(s). Voor wat betreft de beslissing of verrichting waarvoor er een belangenconflict bestaat in hoofde van één of meer bestuurders dient de ondertekening van de geconflicteerde bestuurder(s) dan louter als kennisname van het belangenconflict en niet als instemming met de te nemen beslissing of verrichting.

Indien alle bestuurders een belangenconflict hebben, kunnen zij via de schriftelijke besluitvorming de te nemen beslissing of verrichting voorleggen aan de algemene vergadering. De schriftelijke besluiten vermelden dan (i) de te nemen beslissing of verrichting, (ii) het belangenconflict en (iii) het besluit om de te nemen beslissing of verrichting voor te leggen aan de algemene vergadering. Indien de algemene vergadering instemt met de te nemen beslissing of verrichting kan het bestuur deze uitvoeren.

Bron: Monard Law