Opvolging in uw vennootschap: zorgvolmacht en/of statuten? (Deminor)

Auteur: Pieter Timmerman (Deminor)

Denk vooruit

Voor ondernemers die nog aanpassingen aan hun statuten moeten doorvoeren vóór eind 2023, is het aan te raden om, naast de veelal louter terminologische aanpassingen, ook even stil te staan bij een opvolgscenario voor het geval zij (tijdelijk) handelingsonbekwaam worden of vermist geraken.

Hypothese: U bent enige bestuurder in een (niet-beursgenoteerde) BV of NV

Beschouw het volgende scenario: u bent enige bestuurder van uw BV of NV en u oefent de lidmaatschapsrechten (“titre”) uit van meer dan de helft van de aandelen.

In het geval u onbekwaam wordt, is uw vennootschap (be)stuurloos. Er zijn immers geen andere bestuurders om het roer over te nemen en ook de algemene vergadering kan niet snel een nieuwe bestuurder aanstellen, gezien uw meerderheidspositie als aandeelhouder. Het gevolg is onder meer dat contracten vanaf dan niet meer rechtsgeldig kunnen worden afgesloten, betalingen niet meer (geldig) kunnen worden uitgevoerd en bepaalde beslissingen niet meer rechtsgeldig kunnen worden genomen en uitgevoerd.

Als u geen voorafgaande maatregelen heeft getroffen, dan zal uw familie via een juridische procedure bij de vrederechter de werking in de vennootschap kunnen deblokkeren via aanstelling van een bewindvoerder die dan tijdelijk de honneurs als stuurman zal waarnemen en de leiding over de vennootschap zal voeren. Zolang evenwel de bewindvoerder niet aan boord is, blijft de vennootschap evenwel (be)stuurloos.

Zorgvolmacht: Niet altijd toereikend

Een zorgvolmacht lijkt in deze hypothese een zinvolle preventieve maatregel om de mogelijke (be)stuurloosheid in uw vennootschap op te vangen. Maar ook een zorgvolmacht heeft zijn beperkingen.

• Ten eerste strekt een zorgvolmacht zich niet uit tot bestuursfuncties, waardoor de lasthebber (vaak uw partner, vertrouwenspersoon en/of uw kinderen in subsidiaire orde) niet automatisch uw rol als bestuurder overneemt.
  
  In het geval van een BV kan dit obstakel worden omzeild door uitdrukkelijk in de zorgvolmacht op te nemen dat de lasthebber, als meerderheidsaandeelhouder, de bevoegdheid heeft om een nieuwe bestuurder aan te stellen. Daarnaast dient u in de statuten van de BV toe te staan dat aandeelhouders zich voor de uitoefening van hun stemrecht kunnen laten vertegenwoordigen door een lasthebber die geen aandeelhouder is. Deze regel is een aanvullende bepaling in het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (‘WVV’) en zal dus automatisch worden toegepast, tenzij hiervan statutair wordt afgeweken.
  
  Helaas zal deze oplossing geen soelaas bieden bij een NV. Hoewel stemrechten van aandeelhouders in een NV wel gedelegeerd kunnen worden aan niet-aandeelhouders, is dit alleen mogelijk voor specifieke vergaderingen of gedurende een beperkte periode. Dit staat haaks op aard van een zorgvolmacht, waarin de delegatie principieel geldt voor een onbepaalde duur, wat dus in strijd is met de wettelijke voorschriften voor de delegatie van stemrechten in de NV.

• Ten tweede is een zorgvolmacht enkel van kracht in het geval van onbekwaamheid en niet bij andere situaties waarbij u de vennootschap niet verder kan leiden, zoals wanneer u vermist wordt of méér dan 3 maanden afwezig bent.

Terugtreding: Veranker een opvolgscenario in uw statuten

Voor ondernemers die enige bestuurder en meerderheidsaandeelhouder zijn in een familiaal aangehouden vennootschap, en zeker voor hen die opereren onder de vorm van een NV, is het daarom aan te raden om naast het opstellen van een zorgvolmacht een doordacht opvolgscenario te voorzien in de statuten.

Een veelvoorkomende aanpak is om uw partner of vertrouwenspersoon (al dan niet voor een beperkte periode) te voorzien als eerstvolgende bestuurder in het geval van uw ’terugtreden’, gevolgd door (één van) uw kinderen, en zo verder.

Het helder definiëren en in de statuten verankeren van het begrip ‘terugtreden’ of ‘defungeren’ is daarbij van cruciaal belang. Deze term, vaak gebruikt in de context van een stichting, kan ruimer worden geïnterpreteerd dan enkel ‘onbekwaam’ worden, zoals bij een zorgvolmacht. Terugtreden kan ook betrekking hebben op situaties waarin u tijdelijk buiten strijd bent, vermist bent, langer dan 3 maanden afwezig bent, overlijdt, enzovoort.

Besluit

Door proactief een opvolgscenario in de statuten van uw vennootschap te integreren, voorkomt u dat uw onderneming tijdens uw (tijdelijke) afwezigheid (be)stuurloos wordt. Vooral bij familiaal aangehouden vennootschappen met een ouder als enige bestuurder kan dit zinvol zijn.

Vergelijk het met een kapitein die het roer van het schip overdraagt aan een bekwame stuurman tijdens zijn afwezigheid.

Bron: Deminor