Het belang van corporate compliance: gemoedsrust in een complex juridisch landschap (Grant Thornton)

Auteur: Cindy Vermeiren (Grant Thornton)

In een tijd waarin regelgeving voortdurend verandert en overheden meer transparantie en verantwoordelijkheid eisen van ondernemingen, is corporate compliance een absolute noodzaak. Niet alleen om sancties te vermijden, maar ook om uw onderneming betrouwbaar voor uw handelspartners en toekomstgericht te maken.

Wat is corporate compliance?

Corporate compliance verwijst naar de structurele naleving van alle wettelijke, reglementaire en statutaire verplichtingen die rusten op een onderneming en haar bestuurders. Dit gaat verder dan het louter voldoen aan regels – het is de implementatie van een manier van werken die risico’s beperkt, transparantie bevordert en de continuïteit van uw onderneming waarborgt.

Concreet omvat corporate compliance onder meer:

• Correcte en tijdige publicaties in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad;
• Up-to-date statuten en vennootschapsstructuren conform het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV);
• Naleving van bestuurs- en aandeelhoudersformaliteiten;
• Registraties in het UBO-register;
• Correcte gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), inclusief adres- en activiteitencodes;
• Juiste en transparante contracten in commerciële relaties.

Het is een continu proces dat vraagt om expertise, discipline en opvolging.

Waarom is corporate compliance zo belangrijk?

Een fout of vergetelheid kan snel leiden tot juridische problemen, boetes of reputatieschade. Zo kan het niet naleven van publicatieverplichtingen bij een statutenwijziging of bestuurswissel gevolgen hebben voor:

• De rechtsgeldigheid van genomen besluiten;
• De aansprakelijkheid van bestuurders;
• De toegang tot financiering (banken vragen vaak recent gepubliceerde documenten).

Uitgelicht voorbeeld: publicaties in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad

Bij wijzigingen binnen uw onderneming – zoals een ontslag en/of benoeming van bestuurders of een adreswijziging – is een publicatie in de Bijlagen van het Belgisch Staatsblad verplicht.

Wat moet er neergelegd worden ter griffie

• De origineel getekende notulen van het bevoegde orgaan van de onderneming;
• Een origineel getekende ontslagbrief van een bestuurder (indien een bestuurder zelf ontslag neemt);
• Een kopie van de identiteitskaart (voor- en achterzijde) van bestuurders (ontslagnemend en nieuw- of herbenoemd);
• Een verklaring dat de bestuurder die men wenst te benoemen niet getroffen is door een bestuursverbod;
• Origineel getekende publicatieformulieren.

Het ontbreken van één enkel document kan leiden tot weigering van het publicatiedossier, vertragingen of zelfs extra kosten. Bovendien kan het juridische gevolgen hebben als een wijziging niet (tijdig) publiek werd gemaakt.

Actuele ontwikkelingen in compliance

1. Gemeentefusies (vanaf 1 januari 2025)

28 Vlaamse gemeenten zijn gefuseerd. Bedrijfsadressen kunnen hierdoor wijzigen. Verschijnen deze niet correct in de KBO, dan is publicatie mogelijks vereist. Met een gemeentelijk attest kunnen publicatiekosten vermeden worden.

2. Nieuwe NACEBEL-codes

De vernieuwde activiteitencodes zijn sinds 2025 actief. Komen de codes in de Kruispuntbank van Ondernemingen niet meer overeen met uw activiteiten of statutair voorwerp, dan zijn updates en mogelijk ook statutenwijziging nodig.

Bron: Grant Thornton