Het aandelenregister in het digitale tijdperk: elektronisch vs. digital (aternio)

Auteur: Silke Rogiers (aternio)

In het digitale tijdperk ondergaan traditionele aandelenregisters aanzienlijke veranderingen. Elektronische en digitale versies bieden vennootschappen diverse oplossingen voor efficiënter aandelenbeheer.

Het traditioneel aandelenregister

Een aandelenregister is een document waarin wordt bijgehouden wie op een bepaald moment hoeveel aandelen bezit en wanneer deze worden overgedragen aan andere aandeelhouders.

Echter, de overdrachten en overgangen van aandelen hebben volgens de vennootschapswetgeving slechts uitwerking ten aanzien van de vennootschap en derden vanaf hun inschrijving in het aandelenregister (exclusieve tegenwerpelijkheidsfunctie).

Daarnaast wordt wie in het aandelenregister geregistreerd staat als houder van het aandeel, tot bewijs van het tegendeel, vermoed de aandeelhouder te zijn (bewijsfunctie). Het aandelenregister is dus geen exclusief bewijsmiddel, het bewijs van eigendom kan ook via andere middelen worden geleverd.

Een goed bijgewerkt aandelenregister fungeert ook als een informatief hulpmiddel en biedt een overzicht van de namen van aandeelhouders, hun identificatiegegevens en het soort aandelen dat ze bezitten.

Vaak worden de papieren aandelenregisters heel slordig bijgehouden of raken ze kwijt. Het digitale tijdperk biedt vennootschappen twee mogelijke oplossingen: het elektronisch aandelenregister en het digitaal aandelenregister.

Elektronisch aandelenregister

Met de nieuwe vennootschapswetgeving voorziet de wetgever in de BV, NV en CV de optie om aandelenregisters voortaan elektronisch bij te houden mits naleving van enkele (eerder strenge) regels. Een voorbeeld van een platform dat het houden van een elektronisch aandelenregister mogelijk maakt is ‘eStox’.

Besluitvorming

De beslissing om een elektronisch aandelenregister aan te houden kan door het bestuursorgaan worden genomen, zelfs al is dit niet expliciet zo voorzien in de statuten.

Welke informatie wordt opgenomen?

Bij het opstellen van het elektronisch aandelenregister wordt de bestaande situatie op de opstellingsdatum vastgelegd, onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan.

Wat gebeurt er met het oude papieren register?

Het traditionele papieren register verliest zijn vermoeden van houderschap zodra een elektronisch register zijn intrede doet. Dit betekent dat het papieren register, indien behouden, geen officiële status meer heeft. De bewijswaarde ervan is beperkt tot de algemene bewijsregels van het gemeen recht. Het papieren register wordt bewaard op de statutaire zetel van de vennootschap, met het oog op de bewijswaarde van de inschrijvingen die dateren van voor de opmaak van het elektronisch register.

Tip. Het is raadzaam om in zowel het nieuwe elektronische aandelenregister als het oude papieren aandelenregister een clausule op te nemen waarin staat dat het elektronische register het papieren aandelenregister vervangt, dit om verwarring te voorkomen.

Privacy vereisten

Omdat het elektronisch aandelenregister kwalificeert als elektronische verwerking van persoonsgegevens, moeten verschillende vereisten voor gegevensbescherming worden nageleefd.

• De beheerder moet een toegangscontrolesysteem opzetten dat ongeautoriseerde toegang door derden voorkomt. Dit systeem van toegangscontrole werkt op 3 niveaus: (i) de identificatie van de persoon, (ii) de controle van de hoedanigheid op basis waarvan hij toegang heeft tot de gegevens en (iii) de noodzakelijkheid van de opgevraagde gegevens. Meer gedetailleerd moet de beheerder de uitgevoerde bewerkingen, de raadplegingen en de verrichtingen kunnen opsporen, dateren en de auteurs van deze verrichtingen identificeren. De gebruikte elektronische identificatiemiddelen dienen te beantwoorden aan het betrouwbaarheidsniveau “hoog”, overeenkomstig de Verordening van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt.
• De beheerder moet het digitaal aandelenregister beschermen tegen elke opzettelijke of onopzettelijke aantasting of beschadiging. Hij ziet toe op de integriteit van de bewaarde gegevens en dient alle noodzakelijke middelen aan te wenden om elke ongeoorloofde toegang tot de apparatuur, de communicatiesystemen en de dragers die de bewaarde gegevens bevatten, te verhinderen.
• De beheerder moet procedures voorzien om te kunnen reageren op incidenten om zo hun negatieve gevolgen te kunnen beperken.

Conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) is de vennootschap de verwerkingsverantwoordelijke van het elektronisch aandelenregister ongeacht of het beheer ervan wordt opgenomen door de vennootschap zelf of een derde partij.

Geavanceerde en gekwalificeerde elektronische handtekening

Het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen bepaalt dat de verklaring van overdracht een elektronische vorm kan aannemen en kan “worden ondertekend door middel van een geheel van elektronische gegevens dat aan een bepaalde persoon kan worden toegerekend en het behoud van de integriteit van de akte aantoont”. Dit komt neer op de gekwalificeerde en geavanceerde elektronische handtekening zoals gedefinieerd in artikel 8.1 van het Burgerlijk Wetboek. Een voorbeeld hiervan is de ondertekening via ‘itsme’.

Digitaal aandelenregister

Het digitaal aandelenregister is een digitaal beheerd aandelenregister en volgt de regels voor het papieren aandelenregister. In vergelijking met het elektronisch aandelenregister biedt het meer flexibiliteit en is het geschikt voor alle soorten van vennootschappen.

Het digitale beheer van een (juridisch beschouwd) papieren register houdt in dat een digitale afdruk van de elektronische registratie wordt gemaakt, die elektronisch wordt ondertekend en gedateerd door het bestuursorgaan. Het register kan op verzoek van een bevoegde partij door het bestuur worden getoond. Vanaf de opmaak worden alle nieuwe overdrachten en overgangen in eigendom opgenomen in het digitale register. Met een correct ondertekend en gedateerd digitaal aandelenregister wordt voldaan aan de bewijs-, oppositie- en informatiefuncties van het aandelenregister.

Het bestuursorgaan kan de administratieve lasten verlichten door het beheer uit te besteden aan interne of externe juridische professionals als onderdeel van corporate housekeeping. Een digitaal register kan worden bijgehouden in Excel, maar in de bredere context van corporate housekeeping wordt specifieke software zoals ‘Corporify’ aanbevolen.

Besluitvorming

Aangezien het digitaal aandelenregister de regels van het papieren register volgt en niet deze van het elektronisch register is er geen formele beslissing van het bestuursorgaan of de algemene vergadering vereist.

Welke informatie wordt opgenomen?

Volgens de regels van het papieren aandelenregister moeten volgende gegevens worden vermeld:

• het totale aantal door de vennootschap uitgegeven aandelen en, in voorkomend geval, het totale aantal per soort,
• de identificatiegegevens van elke aandeelhouder (naam en woonplaats/zetel),
• het aantal aandelen dat elke aandeelhouder aanhoudt en de soort waartoe die aandelen behoren,
• de op elk aandeel gedane stortingen,
• de statutaire overdrachtsbeperkingen en, wanneer één van de partijen daarom verzoekt, de overdrachtsbeperkingen die voortvloeien uit overeenkomsten of uit de uitgiftevoorwaarden,
• de overdrachten en overgangen van aandelen met hun datum, en
• de aan elk aandeel verbonden stemrechten en winstrechten evenals hun aandeel in het vereffeningssaldo, indien dat afwijkt van hun winstrechten.

Bij de overgang naar een digitaal aandelenregister is het raadzaam om alle transacties die in de papieren versie staan, over te nemen.

Tip. Net als bij het elektronische aandelenregister is het raadzaam om in zowel het nieuwe digitale aandelenregister als het oude papieren aandelenregister een clausule op te nemen waarin staat dat het digitale register het papieren aandelenregister vervangt om verwarring over de bewijswaarde te voorkomen.

Privacy vereisten

Aangezien de regels van het elektronisch aandelenregister niet van toepassing zijn, dient de vennootschap dan wel de externe dienstverlener, niet te voldoen aan de verplichtingen inzake toegangsbeperking en -controle. Natuurlijk blijven de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) wel van toepassing.

Elektronische handtekening

Voor de ondertekening van het digitaal aandeelhoudersregister gelden de strenge vereisten inzake de gekwalificeerde handtekening niet. Deze kunnen door bestuurders eenvoudig elektronisch ondertekend worden. Een voorbeeld hiervan is de ondertekening via sms. Uiteraard heeft de gekwalificeerde en geavanceerde elektronische handtekening de voorkeur.

Conclusie

Hoewel het elektronisch aandelenregister een juiste stap is in de richting van digitalisering gaat onze voorkeur toch uit naar het digitale aandelenregister.

Het biedt meer flexibiliteit en is niet onderworpen aan strikte toegangsbeheer-regels. Bovendien kan het beheer van het digitaal aandelenregister geïntegreerd worden in uitgebreide digitale corporate housekeeping. Op deze manier kunnen niet alleen het register, maar ook alle juridische informatie  op een efficiënte manier worden bijgehouden.

De evolutie van aandelenregisters illustreert de voortdurende verschuiving naar meer geavanceerde, digitale bedrijfsvoering. De keuze tussen elektronische en digitale aandelenregisters hangt uiteindelijk af van de behoeften en ambities van de vennootschap.

Bron: aternio