Een afzonderlijke vestigingseenheid, van (maatschappelijk) belang? (PKF Bofidi)

Auteur: Marnix Van Den Plas (PKF Bofidi)

Als ondernemer ben je wettelijk verplicht een zetel voor je onderneming te registreren. Dit is het officiële adres waarop alle correspondentie wordt ontvangen en waar klanten, overheidsdiensten en andere stakeholders je kunnen bereiken.

Daarnaast heeft je onderneming een vestigingseenheid nodig. Volgens de wet is dit de plaats die men “geografisch gezien kan identificeren door een adres [in België], waar ten minste een activiteit van de [geregistreerde entiteit] wordt uitgeoefend of van waaruit de activiteit wordt uitgeoefend.”

In principe kan een vestigingseenheid samenvallen met de zetel van de onderneming, op voorwaarde dat er daadwerkelijk activiteiten van de onderneming worden uitgeoefend op het adres waar de zetel van de onderneming is geregistreerd.

Sinds eind vorig jaar wordt er door de FOD Economie strenger opgetreden tegen ondernemingen die geen vestigingseenheid hebben waar activiteiten van de onderneming worden uitgeoefend. Dit strengere controlebeleid is gekomen naar aanleiding van veelvuldig misbruik door ondernemingen van virtuele adressen.

Zo stelt de FOD Economie dat een vestigingseenheid moet bestaan uit een apart, afgesloten, privaat fysiek kantoor.

Wat betekent dit concreet voor jouw onderneming:

• Als je de zetel en de vestigingseenheid van je onderneming op een postbusadres registreert, dan zal dit (zoals voorheen) niet meer worden aanvaard. Er moeten immers daadwerkelijk activiteiten plaatsvinden op de vestigingseenheid.
• Als je de zetel van je onderneming op een postbusadres registreert, zul je een aparte vestigingseenheid moeten registreren waar je onderneming haar activiteiten of een activiteit uitoefent.

Een kleine nuance is dat de vestigingseenheid van een onderneming op een zogenaamde coworkingruimte gevestigd mag worden, mits er “maandelijks activiteiten worden uitgeoefend door de onderneming”. Als je maandelijks bijvoorbeeld drie keer in een coworkingruimte bijeenkomt om bijvoorbeeld administratieve activiteiten, zoals statutair vermeld, uit te oefenen, dan kan dit ook worden toegelaten, mits je de ruimte die je maandelijks gebruikt huurt.

Als je situatie niet tijdig wordt geregulariseerd, riskeer je dat je persoonlijk adres als bestuurder automatisch wordt gebruikt als vestigingseenheid van je onderneming, naast geldboetes. De FOD Economie heeft aangekondigd virtuele vestigingsadressen systematisch te zullen controleren.

Controleer vandaag nog of je registratie in orde is. Twijfel je of je huidige vestigingseenheid niet voldoet aan de nieuwe vereisten? Ons team van experten adviseert je graag over de mogelijkheden en begeleidt je bij het wijzigen van je vestigingseenheid.

Bron: PKF Bofidi