Digitale oprichting van een VZW en bepaalde vennootschapsvormen voortaan via Just-on-Web (Gevaco Advocaten)

Auteur: Dogan Alper (Gevaco Advocaten)

Jaarlijks worden gemiddeld 4.000 vzw’s en 8.000 vennootschappen opgericht.

Tot voor kort moesten ondernemers naar de ondernemingsrechtbank om een oprichtingsdossier in te vullen en statuten neer te leggen.

Het neerleggen van oprichtingsakten kan voor bepaalde vennootschapsvormen en vzw’s voortaan via het online portaal Just-on-Web in plaats van op papier.

Op het platform https://justonweb.be/companies kan u inloggen door middel van eID, Itsme of eIDAS.

De nieuwe applicatie JustAct vervangt het verouderde systeem ‘eGriffie’ en vermindert de stapel papieren dossiers bij de ondernemingsrechtbanken.

Het uiteindelijke doel is het volledige proces vanaf de oprichting van de vzw of (bepaalde) ondernemingen volledig elektronisch te laten verlopen. De ondernemer moet op één platform alle juridische aktes kunnen beheren.

Tevens een doelstelling (van de regering) is om administratieve lasten met 30% te verminderen; en het voorkomen van identiteitsdiefstal door de digitalisering van neerleggingen.

Welke vennootschapsvormen komen in aanmerking?

Enkele vennootschapsvormen zijn uitgesloten van deze online toepassing, zoals een besloten vennootschap (BV) of naamloze vennootschap (NV), omdat daarvoor een notariële tussenkomst vereist is.

Komen aldus in aanmerking voor de digitale oprichting: een vennootschap onder firma (VOF), een commanditaire vennootschap (CommV), een bijkantoor of een verening zonder winstoogmerk (vzw) en enkele andere Europese rechtsvormen.

Voortaan kunnen ook de vereiste voorafgaande betalingen – van de kostprijs voor publicatie in het Belgisch Staatsblad – via de computer.

Is het werkelijk zo eenvoudig?

Er komen – dus op dit ogenblik zijn ze er nog niet – templates (sjablonen) voor statuten en oprichtingsaktes, vooral belangrijk voor kleine vzw’s.

Nu is er een sjabloon of beter gezegd een aantal tabbladen (aanvraag, vereniging / vennootschap, functies, publicatie, documenten, nazicht, ondertekenen) met een reeks invulvelden.

Bij elk invulveld verschijnt een informatieicoon, waarbij in realiteit slechts beperkte informatie wordt weergegeven.

Bij het onderdeel waar de tekst van uw statuten moet komen, wordt u gevraagd om de tekst van uw statuten te kopiëren naar dat invulveld, zonder dat een voorbeeld tekst beschikbaar is.

Vanaf volgend jaar zouden de digitale mogelijkheden uitgebreid worden, zoals het digitaal wijzigen van statuten, verplaatsen van de maatschappelijke zetel en het verwerken van benoemingen en ontslagen van mandatarissen.

Controle tegen malafide ondernemers

De nieuwe toepassing moet ook leiden tot betere identiteitscontroles om malafide ondernemers eruit te filteren.

Het komt vaak voor dat ondermingen worden gevestigd op het woonstadres van nietsvermoedende burgers. Met dank aan deze nieuwe toepassing gebeurt er een onmiddellijke controle bij de keuze van de maatschappelijke zetel.

In de toekomst zal de applicatie ook automatische controles (moeten) uitvoeren om malafide ondernemers op te sporen. Ook zou het mogelijk moeten worden gemaakt om na te gaan of er iemand een verbod heeft om een onderneming te besturen (‘Centraal Register van Bestuursverboden’).

Conclusie

Op dit ogenblik is deze vernieuwing – de digitale oprichting – enkel handig als professioneel ter zake; en indien u voornemens bent om een onderneming te starten met ‘standaard afspraken’.

Oprichters van ondernemingen of vzw’s hebben vaak niet de vereiste juridische kennis om zulke documenten correct op te stellen of (digitaal) in te vullen. Bijvoorbeeld om af te toetsen of welbepaalde afspraken wettelijk gezien wel kunnen.

Zo ook worden bepaalde afspraken best secreet in een afzonderlijk – niet voor publiek zichtbare – document gehouden, zoals een aandeelhoudersovereenkomst, wat ook enige vorm van juridische kennis en kunde veronderstelt.

Dus, van zodra u wil afwijken van voorgekauwde standaarden of meer wil weten over de draagwijdte van gewenste afspraken – al waren deze standaard – is het aangewezen u te laten begeleiden door professionelen.

Bron: Gevaco Advocaten