Digitale algemene vergadering: hoe werkt het? (aternio)

Auteur: Eveline Smet (aternio)

Publicatiedatum: 12/03/2021

De coronacrisis heeft een enorme impact op ons leven. Lockdown, social distancing, mondmaskers, … het zijn allemaal zaken waarmee we hebben moeten leren leven. Maar naast al deze beperkingen, heeft de wetgever toch ook de tijd genomen voor een aantal versoepelingen. Zo is er op ondernemingsvlak de regeling inzake de digitale algemene vergadering in het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV). Daar waar bij de aanvang van de coronacrisis een tijdelijke oplossing werd gecreërd voor de algemene vergadering, is er nu een digitale knoop doorgehakt. Duikt u even mee in de Wet van 20 december 2020? Hoe werkt zo een digitale algemene vergadering?

Wat zegt die nieuwe wet?

Het was vroeger ook reeds mogelijk om een algemene vergadering op afstand te organiseren. Voorwaarde daarbij was dat de statuten daarin moesten voorzien. Deze voorwaarde bestaat nu niet meer. Voortaan kan het bestuursorgaan beslissen of er een digitale dan wel fysieke algemene vergadering wordt georganiseerd. Een statutaire regeling of machtiging is langer vereist. Het WVV stelt dat het bestuursorgaan de aandeelhouders de mogelijkheid kan bieden om op afstand deel te nemen aan de algemene vergadering, via een elektronisch communicatiemiddel.

Aanleiding hiervoor is, jawel, de coronacrisis. De oorspronkelijke versoepeling betrof een tijdelijke aanpassing van de regels van het WVV inzake de elektronische algemene vergadering. Het tijdelijke karakter van de nieuwe regel is nu dus vervangen door iets permanent. Voortaan kan een algemene vergadering digitaal plaatsvinden, zonder een statutaire toelating dus.

Twee voorwaarden

Identiteit controleren

De eerste voorwaarde is dat de vennootschap de identiteit en de hoedanigheid van de aandeelhouder(s) moet kunnen controleren. Dat hoeft niet complex te zijn, het volstaat dat de personen die zich aanmelden kunnen aantonen dat ze effectief zijn wie ze beweren te zijn.

Deze controle kan zelfs via één van de populaire, communication apps (zoals Skype, Zoom, Teams, …) gebeuren. Bij een vennootschap met een beperkt aantal aandeelhouders, is eenvoudige (audio)visuele identificatie mogelijk.

Rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennisnemen

De tweede voorwaarde is dat de betreffende aandeelhouder rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis moet kunnen nemen van de besprekingen tijdens de vergadering. Dit wil zeggen dat de aandeelhouder bij de digitale algemene vergadering niet alleen moet kunnen volgen, maar ook vragen moet kunnen stellen én een stem moet kunnen uitbrengen.

De gebruikte tool moet dus actuele communicatie in “realtime” en in twee richtingen toelaten.

Tijdelijke uitzondering: tot en met 30 juni 2021, is het toegestaan dat de communicatie slechts in 1 richting gaat. Tot dan is het toegestaan dat aandeelhouders  de digitale algemene vergadering wel al kunnen volgen, maar nog niet kunnen tussenkomen. Deze uitzondering is toegestaan om zoveel mogelijk vennootschappen reeds toe te laten om van de nieuwe regels inzake de digitale algemene vergadering gebruik te maken. Echter, er is wel een motivatie vereist waarom het gepaste elektronisch communicatiemiddel nog niet beschikbaar is.

Kennisnemen van de procedures

Het is van belang dat de aandeelhouders een heldere en nauwkeurige beschrijving krijgen van de procedure inzake de digitale algemene vergadering. Dit kan op een informele manier wanneer, wanneer alles koek en ei is tussen de aandeelhouders. Als dit niet meer het geval is kan het bestuur deze info ook meedelen via de officiële oproepingsbrieven.

De nieuwe wetgeving stelt bovendien dat, als de vennootschap een website heeft, de procedures voor degene die recht heeft om aan de digitale algemene vergadering deel te nemen, toegankelijk moeten zijn via de website.

Of dit nu effectief iets is wat voor iedere bezoeker van de website toegankelijk is, laten we voorlopig in het midden. Het lijkt interessant om hiervoor een aparte locatie op de website te voorzien, waar enkel de belanghebbenden toegang toe hebben.

Uitzondering voor het bureau

Ongeacht al het nieuws over de digitale algemene vergadering, blijft zij toch ook nog een fysiek aspect nodig hebben. Zo moeten de leden van het bureau steeds fysisch aanwezig zijn bij de vergadering. Zij kunnen sowieso niet digitaal deelnemen aan de vergadering.

De ratio achter het voorgaande is vermoedelijk te vinden in louter praktische overwegingen. Want, hoe gaan we dit nu eigenlijk in de praktijk omzetten?

Praktische toepassing

Verschil met de schriftelijke algemene vergadering?

De digitale algemene vergadering mag absoluut niet verward worden met de schriftelijke algemene vergadering. Daarbij is er geen samenkomst, noch fysiek, noch digitaal. Bij de schriftelijke algemene vergadering ontvangen de aandeelhouders of vennoten een uitnodiging om de notulen van de algemene vergadering te ondertekenen. Het is daarbij dan ook een voorwaarde sine qua non dat iedereen de notulen met unanimiteit van stemmen aanvaardt.

Verschil met de vooraf schriftelijk uitgebrachte stem?

De digitale algemene vergadering is ook niet te vergelijken met het voorafgaandelijk, schriftelijk uitbrengen van een stem. Daarbij bezorgen alle aandeelhouders of vennoten, voorafgaandelijk aan het houden van de algemene vergadering, schriftelijk hun stem. Dit is een aparte regeling, met afzonderlijke formaliteiten.

Hoe gaat het dan wel?

De digitale algemene vergadering omvat een effectieve bespreking. Alle deelnemers kunnen elkaar zien en in principe met elkaar communiceren, maar dan via digitale weg. De regels inzake de digitale algemene vergadering doen op geen enkele manier afbreuk aan de verplichtingen inzake de bijeenroeping van de vergadering.

Aangezien het niet op voorhand duidelijk is of iedereen unaniem dezelfde stemming zal hebben en aangezien de stemmen ook niet voorafgaandelijk worden overgemaakt, lijkt het aangewezen om de digitale bespreking op te nemen. De stemming op de digitale algemene vergadering zal dan best bij handopsteking gebeuren, of indien de technologie het toelaat, via een daarvoor voorziene knop op het online platform.

De notulen zullen vervolgens, noodzakelijkerwijze, na afloop van de algemene vergadering opgesteld worden en bevatten bijgevolg een schriftelijke neerslag van de mondelinge bespreking en een overzicht van de uitgebrachte stemmen. Dit zal ook van belang zijn in het kader van een bewijsproblematiek: wie heeft voor of tegen gestemd en wat als die persoon later op die stem terugkomt? Op veilig spelen is de boodschap!

Aha, en ziehier de reden waarom het bureau wel effectief fysiek aanwezig moet zijn: zij maken de notulen op en ondertekenen deze als eerste, verder handelen ze praktische zaken af.

Voelt u van dit alles de GDPR-kriebels over uw ruggengraat lopen? Vrees niet. Om hieraan tegemoet te komen kan best voorzien worden dat de opname van de algemene vergadering slechts bewaard blijft tot op het moment dat alle aandeelhouders of vennoten, hun ter vergadering uitgebrachte stem, hebben bevestigd door het ondertekenen van de notulen.

Uitzondering voor authentieke akten

Tot slot geven we nog even mee dat als de vergadering een buitengewone algemene vergadering betreft, die voor de notaris dient te worden gehouden, de betrokken personen eveneens fysiek aanwezig dienen te zijn.

Inwerkingtreding en toepassingsgebied?

De nieuwe regels zijn in werking getreden op 24 december 2020. Ze hebben betrekking op alle vennootschapsvormen, de vzw’s en de ivzw’s. In beginsel gelden ze voor alle vennootschappen die opgericht zijn onder het WVV of die de overstap al gemaakt hebben. Anderzijds kunnen deze regels van aanvullend recht ook toepasselijk zijn wanneer uw statuten nog opgesteld zijn onder de regels van het Wetboek van vennootschappen, maar avant la lettre ruimte hebben voor een digitale algemene vergadering.

Lees hier het originele artikel