De schriftelijke besluitvorming door de algemene vergadering – een handig doch vaak misbegrepen instrument (Intui Advocaten)

Auteur: Pieter Van Braband (Intui Advocaten)

We schreven in deze blog al eerder over wettelijke alternatieven voor de fysieke aanwezigheid van aandeelhouders op een algemene vergadering (zie “Uit het oog, maar niet uit het hart: alternatieven voor fysieke aanwezigheid op algemene vergaderingen”).

Een veelgebruikt, en door ons ook vaak geadviseerd, instrument daarbij is de techniek van de schriftelijke besluitvorming. We stellen in de praktijk echter vast dat er nog vaak misvattingen bestaan over wat de schriftelijke besluitvorming nu wel en niet is en gaan daar in deze blogpost dieper op in.

De algemene vergadering van een vennootschap (of een VZW) heeft een aantal bevoegdheden waarin zij beslissingen moet nemen, denk daarbij o.a. aan de goedkeuring van de jaarrekening of de benoeming en ontslag van bestuurders.

Een algemene vergadering kan via twee procedures, die losstaan van elkaar, tot een geldige beslissing komen:

• De klassieke manier, namelijk een fysieke bijeenkomst van de aandeelhouders waarop na beraadslaging de beslissing wordt genomen; of
• De eenparige schriftelijke besluitvorming.

De fysieke bijeenkomst

Een fysieke bijeenkomst houdt in dat er tijdig en correct een fysieke vergadering wordt bijeengeroepen door het bestuur en dat de aandeelhouders, bestuurders en commissaris worden uitgenodigd op deze vergadering. Zij zijn dan ook in de regel op hetzelfde moment op dezelfde plaats aanwezig en nemen deel aan de beraadslaging en stemming over een te beslissen punt.

Er wordt daarna van het verloop van deze vergadering en de daarin genomen beslissingen een verslag gemaakt, zijnde de notulen van de vergadering. Notulen bevatten dan ook een weergave van hetgeen zich tijdens een fysieke bijeenkomst heeft afgespeeld. Dit moet geen woordelijke weergave zijn en kan zich dus beperken tot de genomen beslissingen. De beslissing wordt echter tijdens de vergadering genomen en de notulen bevatten daar enkel een weerslag van.

Het is mogelijk dat een aantal aandeelhouders heeft deelgenomen aan de bijeenkomst ‘op afstand’ (bv. door videoconferentie), dan wel een volmacht heeft gegeven aan een andere aandeelhouder of zelfs op voorhand per brief heeft gestemd. Dat zijn allemaal modaliteiten van een fysieke bijeenkomst.

De éénparige schriftelijke besluitvorming

De éénparige schriftelijke besluitvorming is een volledig andere manier van besluitvorming.

Indien alle aandeelhouders het eens zijn over een te nemen beslissing, dan kunnen zij deze beslissing geldig nemen door middel van een éénparig schriftelijk besluit. Deze techniek bestaat ook binnen VZW’s waarbij de beslissing wordt genomen door de leden van de algemene vergadering. We verwijzen hieronder gemakkelijkheidshalve enkel naar aandeelhouders.

Dat betekent dat er een schriftelijk document wordt opgesteld waarin de te nemen beslissing wordt uitgeschreven. Dit document wordt daarop door alle aandeelhouders ondertekend. Deze ondertekening moet niet op hetzelfde moment of op dezelfde plaats gebeuren.

Een document kan gecirculeerd worden onder de aandeelhouders en van zodra de laatste aandeelhouder het document heeft ondertekend, is de beslissing geldig genomen. Dit document bevat dus geen ‘notulen’ die gecirculeerd worden ter ondertekening aangezien notulen de schriftelijke weerslag vormen van een fysieke vergadering (en de op die vergadering genomen beslissing). Bij de schriftelijke besluitvorming is er helemaal geen beraadslaging.

Uiteraard moeten de aandeelhouders wel op voorhand overeenstemming vinden dat ze een bepaalde beslissing willen nemen, en zal dat noodzakelijkerwijze toch gepaard gaan met een bepaalde vorm van overleg (e-mails, telefoons, tekstberichten, …), doch dit overleg is niet verplicht en alleszins vormvrij.

Het belangrijkste verschil met de notulen van een schriftelijke vergadering is dus dat notulen de weerslag bevatten van een vergadering die reeds heeft plaatsgevonden en dus niets meer doen dan beschrijven wat beslist is, terwijl bij de eenparige schriftelijke besluitvorming de beslissing zelf tot stand komt door de ondertekening van het document door alle aandeelhouders.

Je kan de schriftelijke besluitvorming dus eerder vergelijken met een overeenkomst die, desgevallend na enige onderhandeling, gecirculeerd wordt en die geldig aangegaan is van zodra alle “partijen” (lees: aandeelhouders) ze hebben ondertekend.

Deze manier van besluitvorming is mogelijk voor elke beslissing behalve statutenwijzigingen. Het is wel noodzakelijk dat alle aandeelhouders het eens zijn met de te nemen beslissing. Het volstaat dus niet dat een meerderheid het eens is.

De schriftelijke besluitvorming kan dus ook worden gebruikt om het ontwerp van jaarrekening goed te keuren. Het is niet noodzakelijk om deze beslissing dan te nemen op de statutair voorziene datum van de gewone algemene vergadering, doch dit dient wel steeds te gebeuren binnen de 6 maanden na afsluiting van het boekjaar.

Let daarbij ook op het volgende:

• Een algemene vergadering kan enkel een ontwerp van jaarrekening goedkeuren dat door het bestuur is opgesteld ter voorlegging aan de algemene vergadering. Er is dus steeds een voorafgaande beslissing van het bestuur noodzakelijk tot vaststelling van een ontwerp van jaarrekening. De algemene vergadering kan zelf geen jaarrekening opstellen.
• Het bestuursorgaan is wettelijk verplicht (en vaak zijn statuten nog strenger) om binnen de 6 maanden na afloop van het boekjaar een ontwerp van jaarrekening voor te leggen aan de algemene vergadering. Als je als bestuurder dus niet zeker bent dat de aandeelhouders het ontwerp (tijdig) door middel van een éénparig schriftelijk besluit zullen goedkeuren, doe je er als bestuurder goed aan toch de algemene vergadering tijdig fysiek bijeen te roepen om te voldoen aan je verplichtingen als bestuurder.

Een bijkomend voordeel van de eenparige besluitvorming is dat ze gebruikt kan worden zonder tussenkomst van de bestuurders. Een fysieke bijeenkomst kan (enkel) door het bestuursorgaan (of de commissaris als er één is) worden samengeroepen, waarbij de bestuurders en de commissaris ook steeds verplicht moeten worden uitgenodigd. Bestuurders hebben dus steeds ruim op voorhand kennis van de agendapunten op een fysieke algemene vergadering. Dit zou onwenselijk kunnen zijn wanneer de aandeelhouders een bestuurder (niet-aandeelhouder) zouden willen ontslaan zonder deze laatste op voorhand te alarmeren. Houd er wel rekening mee dat een dergelijk ontslag maar uitwerking kan hebben van zodra het ter kennis is gebracht aan de ontslagen bestuurder.

Bestuurders en ‘andere rechthebbenden’ (denk bv. aan de commissaris) kunnen wel op eerste verzoek een afschrift ontvangen van de reeds genomen schriftelijke beslissingen. Er bestaat geen wettelijk mechanisme waardoor bestuurders automatisch kennis krijgen van genomen beslissingen, doch in de praktijk zal doorgaans het bestuur verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van een beslissing van de algemene vergadering, waardoor het dus hoe dan ook praktisch noodzakelijk zal zijn om de genomen beslissing mee te delen.

Bron: Intui Advocaten