De raad van advies: best practices voor samenstelling, werking en organisatie (Deminor)

Kenmerken van de raad van advies

Een raad van advies is een informeel orgaan dat wordt opgericht op initiatief van de bedrijfsleider(s), de onderneming of de aandeelhouders. Het doel ervan is te functioneren als een adviserend platform voor de onderneming en zodoende advies te verlenen over alle strategische beslissingen of onderwerpen die voorliggen (groei, strategie, toekomst, enzovoort). In de raad van advies worden dan ook enkel aanbevelingen geformuleerd en geen definitieve beslissingen genomen. De bedrijfsleider blijft de eindbeslisser.

Aangezien een raad van advies informeel is en dus niet is gebonden aan wettelijke voorschriften of verplichtingen op het vlak van organisatie of werking, bent u als bedrijfsleider ook geheel vrij de onderwerpen en de agenda van de raad van advies zelf te bepalen, hetgeen een ruime flexibiliteit biedt. Zo kan de raad zeer gericht worden ingezet voor actuele vraagstukken en uitdagingen. Als gevolg hiervan heeft u ook de keuze op het vlak van de selectie van informatie die ter beschikking wordt gesteld van de leden van de raad van advies.

De benoeming van de leden van de raad van advies dient in tegenstelling tot deze van de bestuurders ook niet gepubliceerd te worden in het Belgisch Staatsblad. De samenstelling, en in het verlengde daarvan het hele bestaan van de raad van advies, kan bijgevolg volledig vertrouwelijk gehouden worden.

De raad van advies verschilt bijgevolg significant van een actief bestuursorgaan [link artikel] (al dan niet met externe bestuurders), dat wettelijke verplicht is en het hoogst beslissende orgaan van een vennootschap vormt. Ondanks er in kmo’s vaak voor ofwel een raad van advies, ofwel een actieve raad van bestuur wordt gekozen, kunnen beide organen binnen eenzelfde onderneming ook perfect naast elkaar bestaan.

Best practices op het vlak van de samenstelling van de raad van advies

De raad van advies kent een gemengde samenstelling en bestaat zowel uit interne als externe leden.

De interne leden zijn in de eerste plaats de bedrijfsleiders, eventueel aangevuld met medeaandeelhouders, leden van het management of personeelsleden in functie van specifieke thema’s.

De externe leden zijn onafhankelijk en worden gekozen op basis van hun relevante expertise en ervaringen met betrekking tot de onderwerpen waarover advies wordt gevraagd. Zorg ervoor dat er voldoende externe leden deel uitmaken van uw raad van advies. Het is aangewezen minstens twee, doorgaans (en bij voorkeur) drie externen aan te stellen.

De leden moeten bovendien ook voldoende complementair zijn op het vlak van ervaring, bekwaamheden, kennis en diversiteit. Enkel op die manier kan de raad van advies uw onderneming en uzelf als bedrijfsleider voldoende uitdagen en meerwaarde bieden.

Best practices op het vlak van de werking van de raad van advies

De raad van advies moet op regelmatige basis samenkomen om de continuïteit ervan en de betrokkenheid van de adviseurs te garanderen. Aanbevolen is dat de raad minstens viermaal per jaar vergadert en minstens voor een periode van twee jaar wordt ingesteld.

De bedrijfsleider stelt samen met de leden van de raad van advies een planning op en legt de agendapunten vast. Zorg ervoor dat relevante en betrouwbare informatie over de geagendeerde agendapunten steeds tijdig bezorgd wordt aan alle leden. Enkel op die manier kan iedereen zich voorbereiden en advies met kennis van zaken verlenen.

Minstens even belangrijk als de voorbereiding, is de opvolging van de vergaderingen van de raad van advies. Stel steeds een bondige samenvatting van de vergaderingen op, met aandacht voor de uitkomst in de vorm van concrete adviezen en actiepunten.

Best practices op het vlak van de organisatie van de raad van advies

Aangezien er geen wettelijk kader is waarop kan worden teruggevallen, is het bij de oprichting van de raad van advies aangewezen concrete voorwaarden en modaliteiten vast te leggen in een overeenkomst met elk van de externe leden. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is de vaststelling van de vertrouwelijkheid van de adviesopdracht. Alle adviezen, het overleg en alle ontvangen informatie moeten strikt vertrouwelijk behandeld worden door de externe leden. Daarnaast moet ook voorzien worden in een redelijke en passende vergoeding voor hun tijdsbesteding en eventuele kosten in het kader van hun mandaat.

Het is aanbevolen om minstens na twee jaar de toegevoegde waarde, de samenstelling en de werking van de raad van advies te evalueren. Vervang externe leden door nieuwe leden met meer relevante expertise of ervaring in het kader van nieuw aangebrachte onderwerpen en uitdagingen.

Bron: Deminor