De maatschap: een soepel instrument met beperkte formaliteiten (Flamée & Partners)

Auteur: Flamée & Partners

De maatschap is eigenlijk de meest eenvoudige vennootschapsvorm in ons rechtssysteem. Het kan gebruikt worden om commerciële activiteiten te ontplooien, maar wordt toch vooral gebruikt om het vermogen te structureren. Kenmerkend voor de maatschap is de grote vrijheid die men heeft om de vennootschap te organiseren. Toch zijn er ook een aantal formaliteiten die moeten worden nageleefd.

Oprichtingsformaliteiten

Onderhandse akte/statuten?

Een maatschap kan worden opgericht via een onderhandse akte. De tussenkomst van een notaris is enkel vereist wanneer onroerend goed wordt ingebracht in de maatschap. Omdat de meeste wettelijke bepalingen aanvullend recht zijn, is er veel vrijheid bij het opstellen van de statuten. De oprichtingsakte moet niet gepubliceerd worden in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, wat discretie garandeert.

Aandelenregister

Bij oprichting wordt een aandelenregister opgemaakt, waarin ook latere wijzigingen worden bijgehouden. Dit biedt een duidelijk overzicht van de aandeelhouders, wat van belang kan zijn bij een eventueel overlijden. De uiteindelijk begunstigden moeten ook opgenomen worden in het UBO-register.

Bankrekening

Het ondernemingsloket stelt als voorwaarde voor de inschrijving in de KBO dat de maatschap een eigen bankrekening heeft.

Inschrijving in de KBO

Een maatschap moet worden ingeschreven in de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO) en ontvangt daarbij een ondernemingsnummer. In de KBO zijn enkel de oprichtingsdatum, de zaakvoerder(s) en het adres van de zetel van de maatschap zichtbaar, maar de inhoud van de maatschap, zoals statuten en inbreng, blijft vertrouwelijk.

Jaarlijkse formaliteiten

Algemene vergadering

Zoals bij andere vennootschapsvormen wordt jaarlijks een algemene vergadering gehouden, zoals vastgelegd in de statuten. Tijdens deze vergadering wordt kwijting verleend aan de zaakvoerder(s), wordt de jaarrekening goedgekeurd, en wordt beslist hoeveel winst wordt uitgekeerd. De besluiten worden opgenomen in notulen.

LEI-code

Gezien de maatschap meestal actief belegt, zal zij best een LEI-code aanvragen. Deze Legal Entity Identifier (LEI) stelt de bank in staat om de entiteit achter de transactie te identificeren. Zonder deze code kan uw maatschap geen beursgenoteerde aandelen, obligaties of trackers aan- of verkopen. Het beleggen in klassieke fondsen, een DBI-bevek, een Tak26 of termijn rekeningen kan daarentegen wel zonder deze code.

Het gebrek aan rechtspersoonlijkheid zou een LEI-code in principe niet noodzakelijk maken, maar de meeste banken eisen het wel.

Boekhouding

De maatschap zal ook een boekhouding moeten voeren. Blijft de omzet beneden de 500.000 EUR op jaarbasis volstaat een vereenvoudigde boekhouding, wat voor de meeste maatschappen het geval zal zijn. Bij een omzet van meer dan 500.000 EUR, moet de maatschap een dubbele boekhouding voeren.

Inventaris

U moet ook een overzicht maken van uw activa en passiva. Bij een beleggingsportefeuille krijgt u dit automatisch van de bank, of volstaat de balans van de onderliggende vennootschap.

UBO-register

Als zaakvoerder moet u jaarlijks het UBO-register bevestigen en aanpassen indien er wijzigingen zijn.

Conclusie

De maatschap biedt een eenvoudige manier om uw portefeuille of vennootschapsaandelen te controleren en door te geven aan uw kinderen. De oprichting vergt slechts beperkte, eenmalige formaliteiten en de jaarlijkse administratie is doorgaans minimaal. De soepelheid in organisatie en werking gekoppeld aan de discretie rond statuten en cijfers, maakt het tot een ideaal planningsinstrument.

Bron: Flamée & Partners