De informatierechten van de aandeelhouder en bestuurder (DLPA Advocaten)

Auteurs: Klaas Vanneste en Anaël Vander Eecken (DLPA Advocaten)

Aandeelhouders en bestuurders van vennootschappen hebben het recht om geïnformeerd te worden omtrent de gang van zaken binnen de vennootschap. Dit spreekt enigszins voor zich, omdat aandeelhouders en bestuurders geïnformeerd moeten kunnen beraadslagen en beslissen.

Niet zelden, en in het bijzonder indien de relaties tussen de aandeelhouders en/of de bestuurders verzuurd zijn, wordt (bepaalde) informatie m.b.t. de vennootschap niet transparant gedeeld. In dergelijke situaties is van het belang dat de aandeelhouder of bestuurder, op wie ook bepaalde verantwoordelijkheden rust, enkele tools in handen heeft om alsnog naar behoren geïnformeerd te worden.

Hierna worden de verschillende (buitengerechtelijke) mogelijkheden toegelicht om als aandeelhouder of bestuurder informatie omtrent de vennootschap te bekomen:

1. bijeenroeping algemene vergadering door de aandeelhouder
2. vraagrecht van de aandeelhouder op de algemene vergadering
3. informatierechten van de bestuurders
4. verzoek tot aanstelling van een commissaris door de aandeelhouder
5. controle- en inzagerecht van de aandeelhouder
6. aanstelling van een gerechtsdeskundige om de boeken en de rekeningen van de vennootschap na te kijken

Bijeenroeping algemene vergadering door de aandeelhouder

Het bestuursorgaan is principieel bevoegd om te beslissen over de opportuniteit van de bijeenroeping van de algemene vergadering. Het bestuursorgaan is verplicht om de algemene vergadering minstens eenmaal per jaar samen te roepen. Dit is de zogenaamde ‘gewone algemene vergadering’ of ‘jaarvergadering’.

Een aandeelhouder kan echter ook gerechtigd zijn om de algemene vergadering bijeen te roepen. De aandeelhouder kan het bestuursorgaan immers verplichten om de algemene vergadering bijeen te roepen. Hiervoor is wel vereist dat de verzoekende aandeelhouder(s) minstens 10% van de aandelen bezitten.

Indien voldaan is aan deze voorwaarde richt(en) de aandeelhouder(s) een schriftelijk verzoek aan het bestuursorgaan om een algemene vergadering samen te roepen. In dit verzoek moeten de voorgestelde agendapunten vermeld staan. Na dit verzoek is het bestuursorgaan verplicht om de algemene vergadering binnen de 3 weken bijeen te roepen door een uitnodiging te sturen naar alle aandeelhouders van de vennootschap. Ingeval van niet-naleving van deze verplichting lopen de bestuurders het risico op bestuurdersaansprakelijkheid.

Vraagrecht van de aandeelhouder op de algemene vergadering

De fundamentele bestaansreden van de algemene vergadering is om de aandeelhouders toe te laten het gevoerde beleid van het bestuursorgaan te controleren. Om dit controlerecht te kunnen uitoefenen, is het van cruciaal belang dat de aandeelhouders voldoende geïnformeerd zijn, en zo over een vraagrecht beschikken. Door dit vraagrecht kunnen de aandeelhouders zich ook laten informeren over de voorstellen die aan de algemene vergadering worden voorgelegd en kunnen zij met kennis van zaken aan de beraadslaging en stemming deelnemen. Het vraagrecht heeft dus een dubbele finaliteit: het uitoefenen van het controle- én het beslissingsrecht.

De aandeelhouders kunnen hun vragen vooraf of tijdens de algemene vergadering, mondeling of schriftelijk stellen en kunnen hun vragen richten aan de leden van het bestuursorgaan en desgevallend aan de commissaris indien die werd aangesteld.

Dit vraagrecht is evenwel niet onbeperkt. Zo zullen in eerste instantie de bestuurders enkel dienen te antwoorden op vragen wanneer deze verband houden met de agendapunten van de algemene vergadering en zal de commissaris enkel dienen te antwoorden op vragen wanneer deze verband houden met de agendapunten waarover hij verslag uitbrengt. In tweede instantie kunnen de bestuurders, in het belang van de vennootschap, weigeren om op vragen te antwoorden wanneer de mededeling van bepaalde gegevens of feiten de vennootschap schade kan berokkenen of in strijd is met de door hen of door de vennootschap aangegane vertrouwelijkheidsverbintenissen.

Informatierechten van de bestuurders

Ook een bestuurder beschikt over een individueel recht op informatie met betrekking tot de te besturen vennootschap. Dit informatierecht is een noodzakelijke tegenhanger van de wettelijke verplichting van elke bestuurder tot behoorlijk bestuur. Bestuurders dienen uiteraard met kennis van zaken te kunnen besturen om hun bestuurstaak behoorlijk te kunnen uitvoeren. Om deze reden is hun recht op informatie onontbeerlijk. De individuele bestuurder heeft in dit opzicht niet alleen een recht op maar ook een plicht tot het inwinnen van informatie.

Het verzoek tot informatie kan door een bestuurder worden gericht tot de raad van bestuur zelf, de overige bestuurders of de voorzitter van de raad van bestuur.

Verzoek tot aanstelling van een commissaris door de aandeelhouder

In vennootschappen waar op grond van de wet geen commissaris moet worden aangesteld, kunnen één of meerdere aandeelhouders een verzoek indienen dat dit alsnog zou gebeuren. Indien een dergelijk verzoek wordt ingediend, dient het bestuursorgaan van de vennootschap dit aan de algemene vergadering ter beslissing voor te leggen. De algemene vergadering zal hierover vervolgens beslissen, maar heeft geenszins de verplichting om effectief een commissaris te benoemen.

Wordt tot de aanstelling van een commissaris overgegaan, dan zal die de controle op de financiële toestand, de jaarrekening, alsook op de regelmatigheid van de in de jaarrekening weergegeven verrichtingen uitoefenen.

Controle- en inzagerecht van de aandeelhouder

In de vennootschap waar geen wettelijke verplichting tot benoeming van een commissaris bestaat en deze vennootschap niet zelf tot een dergelijke benoeming is overgegaan, al dan niet op vraag van een aandeelhouder, beschikt iedere aandeelhouder over een individuele onderzoeks- en controlebevoegdheid.

De aandeelhouder die zijn individuele onderzoeks- en controlebevoegdheid wenst uit te oefenen, kan zich laten vertegenwoordigen of bijstaan door een accountant. Wanneer een aandeelhouder beroep doet op een accountant, dan dient hij in principe de vergoeding van de accountant te betalen. Indien de accountant echter met instemming van de vennootschap wordt benoemd zal de vergoeding ten laste van de vennootschap worden gelegd.

Er worden geen specifieke voorwaarden gekoppeld aan de uitoefening van de individuele onderzoeks- en controlebevoegdheid voor een aandeelhouder. Zo geldt er geen specifiek participatievereiste voor de uitoefening van dit recht.

De aandeelhouder die zijn individuele onderzoeks- en controlebevoegdheid uitoefent, heeft dezelfde bevoegdheden als een commissaris.

Aanstelling van een gerechtsdeskundige om de boeken en de rekeningen van de vennootschap na te kijken

Een aandeelhouder kan tevens, indien er aanwijzingen zijn dat de belangen van de vennootschap op ernstige wijze in gevaar komen of dreigen te komen, de rechtbank verzoeken om een gerechtsdeskundige aan te stellen om de boeken en de rekeningen van de vennootschap na te kijken en ook de verrichtingen die haar organen hebben gedaan. Een aandeelhouder in een besloten vennootschap en in een coöperatieve vennootschap kan dit verzoeken wanneer hij alleen of samen met andere aandeelhouders ten minste 10% van het totaal aantal uitgegeven aandelen vertegenwoordigt. Een aandeelhouder van een naamloze vennootschap kan dit wanneer hij ten minste 1% van het totaal aantal stemmen vertegenwoordigt of hij effecten bezit die ten minste 1.250.000 EUR van het kapitaal vertegenwoordigen.

Om het deskundigenonderzoek te verantwoorden dient de minderheidsaandeelhouder aan te tonen dat de aangevoerde feiten erop wijzen dat een verder onderzoek ernstige onregelmatigheden in het vennootschapsbeleid aan het licht kunnen brengen. Daarnaast moeten de belangen van de vennootschap op ernstige wijze in gevaar komen of dreigen te komen door de aangevoerde feiten. Het vennootschapsrechtelijk deskundigenonderzoek heeft aldus zowel preventieve als repressieve werking.

Bron: DLPA Advocaten