Dagelijks bestuurder: efficiënt orgaan, maar waakzaamheid blijft geboden (PKF Bofidi)

Op die manier hoeft het volledige bestuursorgaan niet telkens te worden samengeroepen voor beslissingen van beperkte of spoedeisende aard. De dagdagelijkse werking van de vennootschap kan dan worden toevertrouwd aan een afzonderlijk orgaan, terwijl de bestuurders zich kunnen richten op het strategische beleid.
Het is het bestuursorgaan zelf dat bevoegd is om dagelijks bestuurders aan te duiden. Daarnaast blijft het bestuursorgaan wel steeds zelf bevoegd om op te treden binnen het domein van het dagelijks bestuur en is het bovendien verplicht toezicht uit te oefenen op de werking van dit orgaan.

De wet definieert het dagelijks bestuur als volgt:

Het dagelijks bestuur omvat:

• alle handelingen en de beslissingen die niet verder reiken dan de behoeften van het dagelijks leven van de vennootschap, evenals
• de handelingen en de beslissingen die, ofwel om reden van hun minder belang dat ze vertonen ofwel omwille van hun spoedeisend karakter, de tussenkomst van het bestuursorgaan niet rechtvaardigen.

Wat dus precies onder “dagelijks bestuur” valt, zal evenwel van vennootschap tot vennootschap verschillen. Wat in de ene vennootschap een courante beslissing is (bijvoorbeeld geldverrichtingen tot 25.000 EUR), kan in een andere vennootschap eerder uitzonderlijk zijn.

Statutaire beperkingen aan de vertegenwoordigingsbevoegdheid van een dagelijks bestuurder hebben in een besloten of naamloze vennootschap enkel interne werking en zijn niet tegenwerpelijk aan derden. Een derde mag dus in principe uitgaan van de geldigheid van een handtekening door de dagelijks bestuurder, ook als die handeling in strijd is met interne afspraken of statutaire bepalingen. De dagelijks bestuurder blijft in dat geval wél intern verantwoording verschuldigd. Het bestuursorgaan kan de handeling achteraf bekrachtigen, maar behoudt ook de mogelijkheid om de dagelijks bestuurder intern aansprakelijk te stellen.

Voorzichtigheid is echter geboden wanneer het gaat om het ondertekenen van offertes voor overheidsopdrachten.

In de praktijk wordt regelmatig ten onrechte aangenomen dat een dagelijks bestuurder daartoe automatisch bevoegd is. Nochtans wordt de ondertekening van een offerte in het kader van een overheidsopdracht doorgaans niet beschouwd als een handeling van dagelijks bestuur.

Het risico? De offerte wordt als “substantieel onregelmatig” beschouwd wegens het ontbreken van een geldige handtekening. Als er op dat moment geen meerderheid van de bestuurders beschikbaar is om de offerte alsnog geldig te ondertekenen, wordt de deadline gemist en gaat de kans op een belangrijke opdracht verloren.

Om discussies of een weigering van de offerte in het kader van een overheidsopdracht te vermijden, zijn volgende voorzorgsmaatregelen aangewezen:

• Toon bij het indienen van de offerte voorafgaand aan dat de ondertekening door de dagelijks bestuurder valt onder: i) de behoeften van het dagelijks leven van de vennootschap, ii) een handeling van gering belang, of iii) een handeling met spoedeisend karakter.
  Daarbij moet rekening worden gehouden met de aard en omvang van de overheidsopdracht én met de aard, omvang en het voorwerp van de inschrijvende onderneming. De inschrijver kan daartoe bij zijn offerte de nodige bewijsstukken voegen.
• Stel een bijzondere volmacht op voor één of meerdere personen (bijvoorbeeld een bestuurder of werknemer) die uitdrukkelijk bevoegd is om offertes voor overheidsopdrachten te ondertekenen
• Overweeg om in de statuten van de vennootschap op te nemen dat elke bestuurder individueel vertegenwoordigingsbevoegd is. Let op: dit is niet altijd wenselijk, bijvoorbeeld bij vennootschappen met A- en B-bestuurders of vennootschappen waar men bewust werkt met een collegiaal bestuursorgaan.

Belangrijk: hoewel een onbevoegde handeling door een dagelijks bestuurder achteraf bekrachtigd kan worden door het bestuursorgaan, geldt dit niet in het kader van overheidsopdrachten. Daar wordt een achteraf verleende volmacht of bekrachtiging van een handtekening niet aanvaard. De volmacht moet bestaan vóór het openen van de offertes, en mag dus niet achteraf worden opgesteld of ingediend.

Hoewel een orgaan van dagelijks bestuur in veel gevallen bijdraagt aan een efficiënte werking van de vennootschap, is waakzaamheid geboden. Zoals het voorbeeld van de overheidsopdrachten aantoont, kan één handtekening van een (onbevoegde) dagelijks bestuurder ernstige gevolgen hebben. Een ongeldige ondertekening kan leiden tot de weigering van een offerte en het verlies van een belangrijke opdracht.

Bron: PKF Bofidi