Correcte vertegenwoordiging van vennootschappen (Grant Thornton)

Auteur: Tim Dausy (Grant Thornton)

Vennootschappen treden dagelijks op in het rechtsverkeer. Overeenkomsten worden afgesloten, bestelbonnen worden ondertekend, personeel wordt aangeworven en ontslagen, … Een vennootschap is echter geen fysieke persoon, die zelf deze (rechts)handelingen kan stellen of de documenten kan ondertekenen die ermee verband houden. Hiertoe dient de vennootschap dan ook te rekenen op fysieke personen die dit in haar naam doen, die haar met andere woorden vertegenwoordigen. De vraag is: hoe kan worden bepaald/geverifieerd wie gerechtigd is de vennootschap te vertegenwoordigen? We focussen ons hierbij op de twee meest courante vennootschapsvormen in België, met name de naamloze vennootschap (NV)[1] en besloten vennootschap (BV).

Wat is het belang van een correcte vertegenwoordiging?

Een correcte vertegenwoordiging is zeer belangrijk, voor de vertegenwoordigde vennootschap zelf, voor hen die haar vertegenwoordigen, alsook voor derden die met haar contracteren.

Een incorrect vertegenwoordigde vennootschap kan hiervan negatieve gevolgen ondervinden. De rechtspraak van de Raad van State biedt talrijke voorbeelden van beroepsprocedures ingesteld door vennootschappen die zich benadeeld voelden in openbare aanbestedingen, die onontvankelijk werden verklaard omwille van een incorrecte vertegenwoordiging van de vennootschap, hetzij bij de deelname aan de openbare aanbesteding hetzij bij de indiening van de vordering voor de Raad van State.

Een vertegenwoordiger die zijn bevoegdheid overschrijdt, riskeert dan weer zijn persoonlijke aansprakelijkheid. Indien de incorrect vertegenwoordigde vennootschap schade zou lijden ingevolge de bevoegdheidsovertreding (bijvoorbeeld advocatenkosten), zal zij die in bepaalde gevallen op de vertegenwoordiger kunnen verhalen. Bovendien zal de vertegenwoordiger zijn mandaat mogelijks beëindigd zien wegens de ontstane vertrouwensbreuk. Ook valt niet uit te sluiten dat er begeleidende omstandigheden zijn die de aansprakelijkheid van de vertegenwoordiger ten aanzien van benadeelde derden in het gedrang zouden kunnen brengen.

Voor derden die met de vennootschap contracteren, is het evenzeer belangrijk zich te verzekeren van een correcte vertegenwoordiging van hun medecontractant. Bij een incorrecte vertegenwoordiging is de vennootschap waarmee wordt gecontracteerd, immers niet rechtsgeldig verbonden en heeft de vennootschap de mogelijkheid om de afgesloten overeenkomst niet na te leven. Dit kan voor de medecontractant vanzelfsprekend nefaste gevolgen hebben (bijvoorbeeld ingevolge geannuleerde bestellingen, reeds verrichte prestaties die onbetaald zouden kunnen blijven).

Hoe kan een vennootschap rechtsgeldig worden vertegenwoordigd?

Naamloze vennootschap (NV)

Sinds de invoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, kunnen de statuten bepalen dat een NV wordt bestuurd door één enkele bestuurder. In zulk geval is de situatie uiteraard bijzonder eenvoudig. De enige bestuurder zal de vennootschap met zijn enkele handtekening kunnen vertegenwoordigen.

In een NV met een collegiale raad van bestuur (monistisch bestuur) vertegenwoordigt deze raad van bestuur de vennootschap bij alle rechtshandelingen[2]. Algemeen wordt aangenomen dat de ondertekening door de meerderheid van de leden van de raad van bestuur volstaat, opdat de NV correct vertegenwoordigd en dus verbonden zou zijn.

  • Als de raad van bestuur bijvoorbeeld bestaat uit vijf bestuurders, zal de NV geldig vertegenwoordigd en dus verbonden zijn, indien minstens drie bestuurders het document/contract in kwestie hebben getekend.

Ten tweede is het mogelijk dat de statuten van de NV bepalen dat de vennootschap – naast de algemene vertegenwoordigingsbevoegdheid van de raad van bestuur – bij alle rechtshandelingen kan worden vertegenwoordigd/verbonden door (bijvoorbeeld) twee bestuurders, gezamenlijk handelend, of zelfs door één individuele bestuurder (vaak ‘gedelegeerd bestuurder’ genoemd). Dit wordt dan, al naargelang het geval, een ‘meer’- respectievelijk ‘éénhandtekeningsclausule’ genoemd.

  • De NV zal geldig vertegenwoordigd zijn, indien minstens het in de statuten voorziene aantal bestuurders het document/contract in kwestie heeft getekend.

Ten derde is het mogelijk dat de NV wordt vertegenwoordigd/verbonden op basis van door de raad van bestuur aan een bepaalde persoon toegekende bijzondere volmachten, waarin diens vertegenwoordigingsbevoegdheden gedetailleerd en op heldere wijze worden opgesomd. Let wel: een algemene volmacht, waarbij één bepaald persoon individueel wordt gelast met de algehele beslissingsbevoegdheid, is niet geldig. De toegekende volmacht moet dus steeds betrekking hebben op een bepaald aantal (specifiek) omschreven (rechts)handelingen.

  • De NV zal rechtsgeldig verbonden zijn, indien de bijzonder gevolmachtigde documenten/contracten tekent die binnen de grenzen van de hem toegekende bevoegdheid vallen.

Pro memorie – We behandelen hierbij niet in detail de situatie waarin een NV een duaal bestuur heeft ingericht, met een raad van toezicht (onder meer bevoegd voor het algemeen beleid en de strategie, alsook de wettelijk voorbehouden taken) en een directieraad (bevoegd voor alle bestuursbevoegdheden die niet aan de raad van toezicht zijn voorbehouden). Kort samengevat zal er in dat geval, binnen de bevoegdheden van de raad van toezicht respectievelijk de directieraad, een gelijkaardige vertegenwoordiging kunnen worden georganiseerd als hoger vermeld (via de meerderheid van de leden van de colleges, via statutaire één- of meerhandtekeningsclausules of via bijzondere volmachten).

Besloten vennootschap (BV)

Wanneer de BV slechts één bestuurder heeft, is de situatie uiteraard bijzonder eenvoudig. De enige bestuurder zal de vennootschap met zijn enkele handtekening kunnen vertegenwoordigen.

Indien er meerdere bestuurders zijn benoemd, maar zij geen college vormen (zie hieronder), komt de vertegenwoordigingsbevoegdheid in principe toe aan iedere bestuurder, individueel handelend[3].

  • Indien de statuten niets anders bepalen, zal de BV – zelfs indien er meerdere bestuurders zijn benoemd – rechtsgeldig verbonden zijn indien minstens één bestuurder het document/contract heeft ondertekend.

De statuten kunnen hiervan afwijken door te bepalen dat de handtekening van meerdere bestuurders vereist is om de vennootschap rechtsgeldig te vertegenwoordigen/verbinden (de zogeheten meerhandtekeningsclausule’).

  • De handtekening van één bestuurder is in dat geval niet langer voldoende. De BV zal pas geldig vertegenwoordigd zijn, indien het in de statuten voorziene aantal bestuurders het document/contract in kwestie heeft getekend.

In een BV is het echter ook mogelijk om, zoals bij een NV het geval is (zie hoger), een collegiaal bestuur in te richten, door in de statuten een college van bestuurders te voorzien. In zulk geval zal de vertegenwoordiging in principe slechts mogelijk zijn via het optreden van de meerderheid van de bestuurders.

Ook hier kunnen de statuten van een BV afwijkende bepalingen bevatten, door bijvoorbeeld te bepalen dat de vennootschap – naast de algemene vertegenwoordigingsbevoegdheid van het college van bestuurders – bij alle rechtshandelingen kan worden vertegenwoordigd/verbonden door twee bestuurders, gezamenlijk handelend, of zelfs door één individuele bestuurder (naar analogie met de NV allicht tevens ‘gedelegeerd bestuurder’ te noemen). Dit wordt dan, al naargelang het geval, een meer’- respectievelijk éénhandtekeningsclausule’ genoemd.

  • De BV zal in voorkomend geval pas geldig vertegenwoordigd zijn, indien het in de statuten voorziene aantal bestuurders het document/contract in kwestie heeft getekend.

Ten derde is het ook in de BV mogelijk om de vertegenwoordiging te organiseren op basis van bijzondere volmachten die door het bestuursorgaan aan een bepaald persoon werden toegekend. Dezelfde principes zoals omschreven voor de NV zijn hier van toepassing.

  • De BV zal rechtsgeldig verbonden zijn, indien de bijzonder gevolmachtigde documenten/contracten tekent die binnen de grenzen van de hem toegekende bevoegdheid vallen.
Beperkingen niet tegenstelbaar aan derden

Zowel in de NV als in de BV kunnen de statuten aan deze vertegenwoordigingsbevoegdheid beperkingen aanbrengen, bijvoorbeeld tot bepaalde handelingen (bijvoorbeeld ‘één bestuurder is enkel individueel bevoegd voor aankoopverrichtingen’) of tot bepaalde bedragen (bijvoorbeeld ‘één bestuurder is enkel individueel bevoegd voor de verrichtingen tot een bedrag van €100.000,00’).

Zodanige beperking kan niet aan derden worden tegengeworpen, ook al is ze openbaar gemaakt. Dit wil zeggen dat de vennootschap toch rechtsgeldig verbonden zal zijn wanneer een bestuurder in voormelde voorbeelden een verkoopverrichting heeft gesteld, of een aankoop heeft verricht voor een bedrag hoger dan €100.000,00.

De bestuurder in kwestie zal dan wel de interne regels van externe vertegenwoordiging hebben geschonden en op grond daarvan worden gesanctioneerd (bestuurdersaansprakelijkheid, beëindiging van zijn mandaat).

Waar vindt men de relevante informatie?

De vertegenwoordigde vennootschap vindt uiteraard alle informatie om te bepalen wie bevoegd is om de vennootschap te vertegenwoordigen in haar statuten en haar interne vennootschapsrechtelijke besluitvorming.

Voor derden zijn de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad de belangrijkste bron van informatie.

Vooreerst is iedere vennootschap verplicht een uittreksel van haar oprichtingsakte bekend te maken in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, met onder meer informatie over wie de vennootschap bestuurt en verbindt, wat de omvang van hun bevoegdheid is en of deze bevoegdheid alleen, gezamenlijk of als college dient te worden uitgeoefend. Ook iedere wijziging aan deze vertegenwoordigingsregels zal bij uittreksel (moeten) worden bekendgemaakt in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.

Bovendien dient iedere benoeming en beëindiging van het mandaat van een bestuurder op dezelfde wijze te worden bekendgemaakt. Aangezien de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad voor iedereen vrij (kosteloos) online te consulteren zijn (http://www.ejustice.just.fgov.be/tsv/tsvn.htm), kunnen derden via deze weg achterhalen (i) hoeveel handtekeningen er vereist zijn om de vennootschap te verbinden en (ii) wie deze handtekeningen moeten zetten.verte

Een vennootschap is daarentegen niet verplicht de toekenning van bijzondere volmachten bekend te maken in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Indien de volmacht niet wordt bekendgemaakt, kan de betrokken derde best aan de bijzondere volmachtdrager vragen om een origineel getekende, ‘papieren versie’ van zijn volmacht voor te leggen. Wanneer de volmacht wel wordt bekendgemaakt in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, kan het bewijs van de volmacht worden geleverd door consultatie van de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Net om die reden worden in de praktijk bijzondere volmachten vaak toch bekendgemaakt.

[1] Wat betreft de naamloze vennootschappen beperken we ons in deze bijdrage tot de hypothese van het monistisch bestuur (collegiale raad van bestuur) en de enige bestuurder. Het in de praktijk bij onze cliënten voorlopig weinig gebruikte duale bestuursmodel (raad van toezicht – directiecomité) wordt slechts zeer summier behandeld. Indien nodig kan de lezer uiteraard contact opnemen met onze juridisch adviseurs voor meer informatie hieromtrent.

[2] Art. 7:93, §2 WVV

[3] Art. 5:73, derde lid WVV.

Bron: Grant Thornton