Conflicterende belangen in Belgische vennootschappen (NautaDutilh)

Auteurs: Elke Janssens en Heidi Waem (NautaDutilh)

Publicatiedatum: 16/10/2017

In ons Belgisch rechtsbestel zijn er maar weinig regels die conflicterende belangen tussen een vennootschap en haar werknemers, zelfstandige dienstverleners en management regelen. Wat bestuurders betreft, bevat het Wetboek van vennootschappen een regeling in geval van een conflicterend belang van financiële aard. Deze regeling beperkt zich tot het informeren van andere bestuursleden, de commissaris en uiteindelijk ook de aandeelhouders. Het gezond verstand zou zo moeten voorkomen dat een bestuurder zijn eigen direct of indirect financieel belang boven dat van de vennootschap stelt.

Voor managers bestaat een dergelijke regeling niet. In de Belgische context zijn managers vaak zelfstandige dienstverleners van de vennootschap. In het beste geval wordt een overeenkomst van zelfstandige dienstverlening getekend tussen de vennootschap en de betrokken manager. Er staat echter slechts in een klein aantal van dergelijke overeenkomsten een clausule dat de manager bij een conflicterend belang de gedelegeerd bestuurder of de voorzitter van de raad van bestuur moet informeren. Niettemin geldt natuurlijk steeds één van de basisprincipes van ons contractenrecht, met name dat contracten te goeder trouw moeten worden uitgevoerd door partijen. Impliciet geldt derhalve wel de regel dat de manager zich ervan moet onthouden om in een situatie te komen dat hij een met de vennootschap conflicterend belang heeft.

Ook voor werknemers geldt een gelijkaardige regel. Werknemers moeten te goeder trouw hun arbeidsovereenkomst naleven. Conflicterende belangen nastreven, behoort daar duidelijk niet toe.

In bepaalde arbeidsovereenkomsten en in overeenkomsten met zelfstandige dienstverleners kunnen specifieke clausules worden opgenomen ter regeling van bijzondere gevallen van conflicterend belang (vb. niet-concurrentie- of exclusiviteitsbedingen). Dergelijke clausules bieden echter geen alomvattende regeling ter preventie van ieder belangenconflict.

Daarnaast rijst de vraag of men zich bewust is van deze regels en überhaupt beseft dat er sprake is van een conflicterend belang.

De normen en waarden zijn de afgelopen vijftien tot twintig jaar in belangrijke mate gewijzigd. Daar waar de meesten onder ons het niet abnormaal vonden om “in het zwart” te betalen of bepaalde diensten te leveren, of nog, bij een overlijden de bankkluis leeg te halen, is intussen het besef gekomen dat een dergelijk gedrag de samenleving niet ten goede komt. Dergelijke praktijken worden minder en minder sociaal aanvaard. Hetzelfde geldt voor zogenaamde “hand- en spandiensten” voor vrienden. Een opdracht gunnen aan een bevriende partij, vragen of een familielid kan worden tewerkgesteld bij een leverancier, gegevens van concurrenten doorspelen, het is maar een greep uit de handelingen waarvan het niet altijd even duidelijk is voor werknemers of managers dat dit niet kan. Soms is het ook een dunne grens tussen een netwerk uitbouwen (dat veronderstelt dat je “zaait” in de hoop ook te kunnen “oogsten”) en tegen het belang van de vennootschap handelen.

Niettemin kan een vennootschap belangrijke schade lijden door een dergelijk gedrag. Zo kunnen aldus werknemers worden tewerkgesteld die niet over de nodige kennis beschikken, maar zou het evengoed over een geval van private omkoping kunnen gaan. Het is de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur om de nodige maatregelen te treffen om conflicterende belangen te voorkomen en, wanneer ze zich voordoen, hier op de gepaste wijze mee om te springen.

De meest geschikte wijze om hiermee om te gaan, is uiteraard afhankelijk van de grootte van de onderneming, de sector waarin de onderneming actief is en de doelgroep die wordt geviseerd. Toch zijn er een aantal algemene principes, die meestal toepassing vinden.

De raad van bestuur zou het beginsel dat zelfstandige dienstverleners en werknemers van de vennootschap conflicterende belangen moeten vermijden, uitdrukkelijk moeten inschrijven in de overeenkomst die met de betrokkene wordt aangegaan. Dit kan in de overeenkomst zelf (dienstverleningsovereenkomst of arbeidsovereenkomst) of in een algemeen reglement dat aan de overeenkomst wordt gehecht. In ondernemingen of voor functies waarbij het risico op conflicterende belangen groter is (bijvoorbeeld bij commerciële functies of een HR-departement) kan er ook voor worden geopteerd om met een bijzondere verklaring te werken, die door de betrokkenen moet worden ondertekend. Dit kan best periodiek worden herhaald.

Tegelijkertijd moeten er intern bepaalde procedures of knipperlichten bestaan, zodat een leidinggevende wordt geïnformeerd wanneer er zich een belangenconflict voordoet of kan voordoen. Het enkele feit dat de leidinggevende is geïnformeerd en meekijkt (vier-ogenprincipe), kan al voldoende zijn om het risico verbonden aan een conflicterend belang in te perken. Is dat niet voldoende, dan kan de persoon met het conflicterend belang het dossier niet langer behandelen.

Het is de taak van de raad van bestuur om na te gaan of:

• de nodige contractuele clausules zijn ingebouwd in de contracten met dienstverleners en werknemers;
• er interne procedures bestaan om conflicterende belangen op te sporen;
• er interne procedures zijn die moeten worden gevolgd wanneer zich een conflicterend belang voordoet.

De raad van bestuur zal periodiek (i.e. minstens éénmaal per jaar) bevestiging van het bovenstaande moeten vragen aan het management. Het meest logische is dit punt toe te voegen aan de agenda van de raad van bestuur die het ontwerp van jaarrekening en het jaarverslag goedkeurt.

Indien de raad van bestuur deze checks niet doet, kan dit een grond van aansprakelijkheid van de bestuurders zijn. Zeker in sectoren of voor functies waar het risico op conflicterende belangen groter is, kan van een normaal voorzichtige raad van bestuur, geplaatst in dezelfde omstandigheden, worden verwacht dat hij dergelijke maatregelen neemt. Als blijkt dat geen maatregelen werden genomen en de vennootschap een belangrijke schade lijdt, zouden de aandeelhouders een vordering in bestuurdersaansprakelijkheid kunnen instellen n.a.v. het in gebreke blijven van de raad van bestuur. Een gewaarschuwd bestuurder …

Lees hier het originele artikel