Benoeming van nieuwe bestuurder(s) in vennootschappen vereist bijkomende administratieve formaliteiten (Odigo Advocaten)

Op 1 augustus 2023 trad de nieuwe wet betreffende het Centraal Register van Bestuursverboden in werking (i.e. Wet 4 mei 2023 betreffende het Centraal Register van Bestuursverboden, BS 1 juni 2023). Op basis van deze wet dient bij de benoeming tot een bestuursfunctie van een persoon in een vennootschap, een verklaring te worden ingediend bij de griffie waarin de vennootschap/vereniging stelt dat aan deze persoon geen actueel bestuursverbod werd opgelegd door een rechtscollege van een lidstaat van de EER.

Doel en inhoud van het Centraal Register van Bestuursverboden

Het Centraal Register van Bestuursverboden (afgekort ‘JustBan’) heeft tot doel bij te dragen aan een betere controle op de naleving van bestuursverboden en het voorkomen dat malafide bestuurders schade kunnen blijven veroorzaken.

JustBan bevat gegevens over alle personen tegen wie een bestuursverbod is uitgesproken. Dit verbod kan door een straf- of door een ondernemingsrechter worden opgelegd aan personen wiens onbehoorlijk bestuur heeft bijgedragen tot het faillissement van een onderneming of die strafbare feiten hebben gepleegd in verband met hun functie binnen een rechtspersoon, zoals valsheid in geschrifte, oplichting, diefstal, misbruik van vertrouwen, en meer.

Personen die in het Centraal Register van Bestuursverboden of een van de Europese varianten zijn opgenomen, mogen in België geen mandaat uitoefenen als bestuurder, zaakvoerder, vaste vertegenwoordiger, commissaris, dagelijks bestuurder, lid van een directiecomité, directieraad of raad van toezicht, vereffenaar, of vertegenwoordiger van een bijkantoor in een vennootschap, VZW, IVZW of stichting. Het register vermeldt persoonsgegevens, begin- en einddatum van het verbod, en het ondernemingsnummer van de betreffende rechtspersoon.

Operationeel en toegankelijkheid

Het wettelijk kader voor het register bestuursverboden is reeds in werking getreden. Het register zelf is slechts sinds kort gedeeltelijk operationeel, meer bepaald kunnen reeds opzoekingen worden verricht omtrent strafrechtelijke bestuursverboden. De burgerrechtelijke bestuursverboden volgen in een 2e fase en zullen gedeeltelijk in december 2023 beschikbaar zijn en volledig vanaf maart 2024.

De toegang is mogelijk via Just-On-Web onder het luik ‘ondernemingen”, waarna ingelogd kan worden met eID of itsme voor toegang tot de applicatie. Vervolgens kan men een opzoeking verrichten naar het bestaan van eventuele bestuursverboden op basis van de naam en geboortedatum van de persoon in kwestie en/of op basis van het ondernemingsnummer.

Praktische gevolgen en bijkomende publicatieverplichtingen

De extra bescherming geboden door het Centraal Register van Bestuursverboden brengt dus een nieuwe verplichting met zich mee. Voor de publicatie van de benoeming tot een bestuursfunctie van een persoon in een vennootschap, moet een verklaring worden ingediend bij de griffie waarin de vennootschap/vereniging stelt dat aan deze persoon geen actueel bestuursverbod werd opgelegd door een rechtscollege van een lidstaat van de EER. Deze verklaring dient te worden ondertekend door de bevoegde organen van de vennootschap, vzw, IVZW of stichting.

Bij het ontbreken van de verklaring, dient de griffie een mededeling te versturen aan de bevoegde kamer van inbeschuldigingstelling met als onderwerp het ontbreken van de verklaring. De kamer van inbeschuldigingstelling gaat dan op haar beurt na of een dergelijk bestuursverbod werd opgelegd. Het niet indienen van de verklaring vertraagt aldus de publicatie van de benoeming en kan de goede werking van de (organen van de) rechtspersoon verstoren. 

In de omzendbrief “Openbaarmaking van akten en stukken van vennootschappen, verenigingen en stichtingen” van de minister van Justitie, gedateerd 23 oktober 2023, werden de – al niet zo eenvoudige – formaliteiten die gepaard gaan met (publicaties van) benoeming nog verzwaard:

“Sinds 1 augustus 2023 moeten griffies via een “webservice” het bestaan van een Belgisch bestuursverbod controleren in het Centraal register van bestuursverboden “JustBan”. De griffies weigeren de neerlegging van de benoeming van een persoon als bestuurder, zaakvoerder, commissaris, dagelijks bestuurder, lid van een directiecomité, directieraad of raad van toezicht, of vereffenaar van een vennootschap, VZW, IVZW of stichting of vertegenwoordiger voor de werkzaamheden van een bijkantoor, indien aan die persoon een in het Centraal register van bestuursverboden opgenomen bestuursverbod is opgelegd.”

De vennootschap heeft er aldus zeker belang bij steeds een correcte verklaring in te dienen. Er kan hiertoe worden verwezen naar volgende link op de website van Hoven en Rechtbanken België, waar een standaardverklaring ter beschikking van het publiek wordt gesteld in pdf-vorm: https://www.rechtbanken-tribunaux.be/sites/default/files/media/orte/gent/files/standaardformulier.pdf