Als bestuurders zwijgen: welke middelen heeft de minderheidsaandeelhouder om de waarheid boven te halen? (Cygnus Advocaten)

Auteur: Vanessa Ramon (Cygnus Advocaten)

Je bent aandeelhouder in een besloten vennootschap (BV) met 10% van de aandelen en je hebt geen zitje in het bestuursorgaan. Je vermoedt dat de bestuurders – tegelijk de meerderheidsaandeelhouders – geld uit de vennootschap laten weglekken naar andere ondernemingen die door hen gecontroleerd worden. Op informele vragen krijg je nauwelijks antwoord en je hebt het gevoel dat cruciale informatie wordt achtergehouden.

Wat kun je als minderheidsaandeelhouder dan ondernemen?

Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) biedt hiervoor een duidelijk juridisch instrumentarium. Niet elk middel hoeft meteen naar de rechter te leiden. Er bestaat een escalatieladder van relatief toegankelijke stappen die je verregaande informatie- en controlebevoegdheden geven.

We overlopen hieronder vier belangrijke actiemiddelen:

1. het bijeenroepen van een algemene vergadering om je vraagrecht formeel uit te kunnen oefenen
2. je individueel onderzoeks- en controlerecht uitoefenen met bijstand van een accountant
3. het vorderen van een vennootschapsrechtelijk deskundigenonderzoek
4. het leggen van een specifiek bewijsbeslag, om bewijzen veilig te stellen

1. Bijeenroepen van de algemene vergadering: toegang tot het vraagrecht

De algemene vergadering is het forum waar aandeelhouders aan het bestuur informatie mogen vragen over het gevoerde bestuur. Daarom is dit in veel gevallen de eerste stap: zonder algemene vergadering is er geen formele mogelijkheid om het bestuur het vuur aan de schenen te leggen.

Wie kan een algemene vergadering bijeenroepen?

In een BV kunnen één of meer aandeelhouders die minstens 10% van de aandelen bezitten het bestuur verplichten om een algemene vergadering bijeen te roepen.

De 10%-drempel is wettelijk verlaagd om minderheidsaandeelhouders meer slagkracht te geven. De minderheidsaandeelhouder legt ook de (minimum) agenda van de te houden algemene vergadering vast.

Hoe verloopt de oproeping?

Het bestuur moet binnen de drie weken reageren en de algemene vergadering moet vervolgens binnen een redelijke termijn plaatsvinden. De wettelijke oproepingstermijn is 15 vrije dagen tussen het versturen van de oproeping en het houden van de algemene vergadering.

Voorbeeld: wordt de oproepingsbrief verstuurd op 1/09/2025, dan begint de wachttermijn te lopen op 2/09/2025 en is dinsdag 16/09/2025 de vijftiende dag. Ten vroegste op 17/09/2025 kan de algemene vergadering doorgaan.

Waarvoor dient het vraagrecht?

Het vraagrecht maakt controle mogelijk op het door het bestuur gevoerde beleid en stelt aandeelhouders in staat om met kennis van zaken te beraadslagen en te stemmen.

Een aandeelhouder kan niet zomaar besluiten dat zijn vraagrecht miskend is omdat hij het oneens is met het antwoord, omdat het bestuur met dedain antwoordt, of omdat hij uit protest de vergadering verlaat.

Wat als de bestuurders weigeren te antwoorden?

Wanneer bestuurders vragen slechts half beantwoorden, sommige vragen onbeantwoord laten, vervolgens niet langer willen antwoorden en beslissen de aandeelhouder de deur te wijzen en de algemene vergadering stop te zetten, is het tijd voor de volgende stap.

2. Uitoefenen van het individueel onderzoeks- en controlerecht

Naast het vraagrecht op de algemene vergadering bestaat er een verregaand recht op inzage in de boekhouding en de financiële stukken van de vennootschap: het individueel onderzoeks- en controlerecht.

Voor wie geldt dit recht?

Voor elke aandeelhouder, ongeacht zijn aandelenpercentage, zolang geen commissaris is benoemd. Is er wél een commissaris, dan vervult die de rol van “controleur” en kan de aandeelhouder zich tot hem richten.

Wat mag er in elk geval worden ingezien?

• de boekhouding van het lopende boekjaar,
• relevante documenten uit vorige boekjaren (voor zover nuttig om de huidige toestand te beoordelen),
• bankuittreksels, contracten, facturen, enz.

Je mag notities nemen, maar in principe geen kopieën.

Bijstand door een deskundige

Je mag je als aandeelhouder laten bijstaan door een gecertificeerd accountant (vroeger: externe accountant).

Wat bij weigering?

Weigert het bestuur ongerechtvaardigd inzage, dan kun je in kort geding naar de voorzitter van de Ondernemingsrechtbank stappen. Die doet doorgaans snel uitspraak en kan een dwangsom opleggen.

Dit controlerecht is cruciaal: vaak blijkt pas hieruit of er ernstige aanwijzingen bestaan van misbruik, belangenconflicten of onttrekkingen. Met die aanwijzingen kun je nog een stap verder gaan.

3. Vennootschapsrechtelijk deskundigenonderzoek: wanneer gewone inzage niet volstaat

Blijkt uit de eerste controle of de weigering tot het geven van transparantie dat de belangen van de vennootschap mogelijk ernstig worden geschaad, dan kan je in kort geding vragen om een vennootschapsrechtelijk deskundige aan te stellen.

Doel van het onderzoek?

De deskundige voert een diepgaand onderzoek naar:

• verrichtingen van de bestuurders,
• mogelijke malversaties,
• transfers van activa of waarde,
• onregelmatigheden in de boekhouding,
• of situaties waarin beslissingen niet in het belang van de vennootschap genomen lijken te zijn.

Dit is een veel zwaarder instrument dan inzage of controle, en staat alleen open wanneer er ernstige aanwijzingen bestaan van gevaar voor de vennootschap.

Drempel

Voor een BV is opnieuw 10% van de aandelen vereist. Voor een naamloze vennootschap (NV) geldt de drempel van 1% of van effecten met minstens 1.250.000 EUR kapitaalwaarde.

Geen bewijs, wel “aanwijzingen”

De aandeelhouder hoeft nog niet te bewijzen dat de bestuurders effectief in de fout gingen. Het volstaat ernstige aanwijzingen aan te tonen, of aan te geven dat er gevaar bestaat dat de bestuurders later aan aansprakelijkheid kunnen ontsnappen bij gebrek aan transparantie.

Praktisch gevolg

Een deskundigenonderzoek:

• opent de boeken (quasi) volledig,
• geeft de verzoekende aandeelhouder een onafhankelijk analyse-instrument,
• kan dienen als springplank naar een aansprakelijkheidsvordering of een geschillenregeling (uitsluiting/uittreding). Die concrete volgende doelstelling moet ook worden aangetoond.

De rechtbank staat deze maatregel enkel toe als de proportionaliteitstoets wordt doorstaan en geen lichter middel (bv. inzage of vraagrecht) volstond.

Wanneer wordt een verzoek afgewezen?

Bijvoorbeeld wanneer de aandeelhouder:

• louter uit is op een “fishing expedition” in de hoop iets te vinden,
• via een eigen bestuursmandaat of via het vraagrecht al voldoende geïnformeerd is en er geen gevaar is voor de vennootschap,
• speculatief aandelen aankocht om aan de drempel te raken,
• op kosten van de vennootschap een waardebepaling van de aandelen wil uitlokken.

De voorbije jaren zijn tal van gerechtelijke uitspraken gepubliceerd waarin deze weg soms met succes, soms zonder succes werd bewandeld. De vele Nyrstar-uitspraken zijn in elk geval een interessante bron. De uitspraak in graad van beroep in die zaak bevestigt dat de maatregel niet enkel dient om nakende malversaties af te wenden, maar ook kan worden ingezet om historische feiten te onderzoeken wanneer het risico bestaat dat de organen daarop niet meer kunnen worden aangesproken. Het bewijsonevenwicht, en met name de vraag of de eisende partijen na jaren procederen nog steeds niet over voldoende bewijsmiddelen beschikken om het gevaar af te wenden, wordt beoordeeld op de datum van de uitspraak in graad van beroep.

4. Specifiek bewijsbeslag: bewijzen veiligstellen vóór ze verdwijnen

Wanneer er reden is om te vrezen dat belangrijke documenten of digitale gegevens zullen worden gewist, gemanipuleerd of verduisterd, kun je de rechtbank vragen om bewijsbeslag.

Wat is bewijsbeslag?

Het is geen inzage, maar het veiligstellen van het bewijs doorgaans bij een gerechtsdeurwaarder (sekwester). De stukken worden “bevroren” tot later in een procedure beslist wordt wat ermee mag gebeuren.

Waarom is dat nuttig?

Zonder bewijs kan in een latere aansprakelijkheidsprocedure of geschillenregeling weinig worden aangetoond. De rechter kan enkel correct oordelen als de relevante gegevens intact blijven.

Voorbeelden

Bewijsbeslag wordt vaak gebruikt bij vermoedens van:

• onttrekking van klantendatabanken,
• geheime nevenactiviteiten,
• concurrentie door bestuurders,
• verplaatsing van activa naar verbonden vennootschappen,
• het wissen van mailboxen of servers.

Het beslag kan ook digitale apparaten omvatten, zoals laptops of computers. Nadien beslist de rechtbank welke stukken mogen worden ingezien.

Conclusie

Wie als minderheidsaandeelhouder met vragen zit of vreest dat het bestuur niet in het belang van de vennootschap handelt, staat niet machteloos. Het WVV voorziet een duidelijke escalatieladder:

1. Algemene vergadering bijeenroepen om antwoorden af te dwingen
2. Individueel onderzoeks- en controlerecht om de boekhouding van binnenuit te bekijken
3. Deskundigenonderzoek wanneer de belangen van de vennootschap ernstig in gevaar komen
4. Bewijsbeslag om te vermijden dat cruciaal bewijs verloren raakt

Elk van deze middelen heeft eigen toepassingsvoorwaarden en juridische impact. Samen vormen ze een krachtig beschermingsmechanisme voor minderheidsaandeelhouders.

Of je nu minderheidsaandeelhouder bent die nood heeft aan transparantie en bescherming, of meerderheidsaandeelhouder/bestuurder die zijn governance wil afstemmen op het WVV en toekomstige geschillen wil vermijden: tijdig advies maakt het verschil.

Bron: Cygnus Advocaten