Privacy voor bestuurders in vennootschappen? (Desdalex)

Auteur: Desdalex

Bestuurders van vennootschappen worden traditioneel vermeld in de jaarrekening en in de publicaties in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Deze bekendmakingen omvatten doorgaans ook hun privéadres. In tijden waarin privacybescherming steeds belangrijker wordt, rijst de vraag of deze praktijk nog steeds gerechtvaardigd is.

Het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (hierna: WVV) voorziet sinds de inwerkingtreding in een mogelijkheid voor bestuurders om hun privéwoonplaats te beschermen. Artikel 2:54 WVV bepaalt immers dat een bestuurder een keuze van woonplaats kan doen op de zetel van de vennootschap, voor alle handelingen en geschillen die verband houden met de uitoefening van zijn of haar bestuursmandaat.

Concreet betekent dit dat het privéadres van de bestuurder niet langer verplicht moet worden vermeld in de publiek consulteerbare stukken, zoals publicaties in het Belgisch Staatsblad of neerleggingen bij de Nationale Bank van België.

De oorspronkelijke ratio legis van de adresvermelding blijft evenwel duidelijk: derden moeten bestuurders kunnen contacteren in het kader van hun bestuursmandaat. Denk hierbij aan kennisgevingen inzake ontslag, oproepingen voor de algemene vergadering of correspondentie betreffende bestuurdersvergoedingen.

De mogelijkheid om een woonplaatskeuze te doen op de maatschappelijke zetel verzoent dus het contacteerbaarheidsbeginsel met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Voorgaande woonplaatskeuze biedt onmiskenbare voordelen zoals enerzijds de versterkte privacybescherming en anderzijds de duidelijke scheiding tussen professionele en privépost. Toch kan deze keuze niet in alle gevallen aangewezen zijn. In bepaalde situaties, bijvoorbeeld bij interne conflicten of bij individuele communicatie over vergoedingen, kan het praktischer zijn dat de bestuurder net wel persoonlijk correspondentie ontvangt op het privéadres. Een in concreto afweging blijft noodzakelijk.

Wanneer de maatschappelijke zetel van de vennootschap gevestigd is op het privéadres van de bestuurder, lijkt de woonplaatskeuze op het eerste gezicht weinig toegevoegde waarde te hebben. Toch kan ook dan, gelet op de privacy, de expliciete woonplaatskeuze op de zetel nuttig zijn, aangezien het adres niet uitdrukkelijk benoemd wordt als een privéadres in de officiële publicaties.

Wie om gegronde redenen zijn privéadres niet publiek wil maken of zijn professionele post enkel op de zetel wenst te ontvangen, doet er goed aan om formeel een woonplaatskeuze te doen op het adres van de vennootschap.

Toch blijft enige voorzichtigheid geboden. De maatregel biedt slechts beperkte bescherming. Adressen die vóór de invoering van het WVV reeds publiek zijn gemaakt, blijven raadpleegbaar. Het blijft dus belangrijk om bewust en consequent om te gaan met de keuze van woonplaats in vennootschapsdocumenten en publicaties.

Bron: Desdalex