Navigeren door de GDPR in de transportsector (De Groote – De Man)

Auteur: Steven De Grave (De Groote – De Man)

De transportsector staat voor een unieke uitdaging als het gaat om privacy en de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de “GDPR”). Met zijn enorme stromen aan gegevens, van chauffeursinformatie tot klantgegevens en logistieke data, vormt de bescherming van persoonlijke gegevens niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een essentiële bedrijfsstrategie.

In deze blogpost komt u het volgende te weten:

• Enkele basisinzichten in de wereld van privacy en GDPR binnen de transportsector.
• De specifieke uitdagingen en risico’s waarmee uw bedrijf te maken kan krijgen.
• Praktische tips om uw gegevensbeveiliging te verbeteren.
• Hoe u kan voldoen aan de regelgeving en vertrouwen opbouwt bij uw klanten en partners.

Persoonsgegevens in de transportsector

In de transportsector worden dagelijks enorme hoeveelheden persoonlijke gegevens verwerkt. Een persoonsgegeven is iedere informatie betreffende een persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks geïdentificeerd kan worden.  

Toegepast op de transportsector betekent dit gegevens zoals namen, adressen, contactgegevens, rijbewijzen, tijdsbesteding, gereden kilometers, geolocalisatiegegevens en soms zelfs gevoelige informatie zoals medische dossiers van chauffeurs. Deze gegevens zijn cruciaal voor het efficiënt functioneren van transportdiensten, maar brengen ook aanzienlijke risico’s met zich mee indien ze niet goed worden beschermd.  

GDPR rechtsgronden binnen de transportsector

Onder de GDPR zijn er specifieke rechtsgronden op basis waarvan persoonsgegevens mogen worden verwerkt. Voor de transportsector zijn de meest relevante:  

1. Toestemming
   Bijvoorbeeld voor marketingdoeleinden.
2. Uitvoering van de (arbeids)overeenkomst
   Onder andere het bewaren van gereden kilometers kan nodig zijn voor onkostenvergoedingen en de planning van routes.
3. Wettelijke verplichting
   Het bewaren van gegevens voor belasting- en arbeidswetgeving is één van deze verplichtingen.
4. Gerechtvaardigd belang
   Voor activiteiten die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering, zolang deze niet zwaarder wegen dan de privacyrechten van de betrokkenen.

Een eerste praktische stap voor uw transportbedrijf is het maken van een overzicht van alle persoonsgegevens die uw bedrijf verwerkt en het identificeren van de legitieme grond voor elke verwerking. 

Versterk het vertrouwen van uw klanten en partners

Transportbedrijven dienen transparant te zijn over hun dataverzamelingsmethoden en de redenen hiervoor. Dit kan via privacyverklaringen op de website, informatiebrieven aan klanten en interne communicatie naar medewerkers. Een solide privacybeleid is niet alleen een wettelijke vereiste onder de GDPR, maar ook een essentieel document dat de basis vormt voor hoe een bedrijf met persoonsgegevens omgaat. Het beleid moet duidelijk omschrijven welke gegevens worden verzameld, waarom deze worden verzameld, hoe ze worden beschermd, de bewaartermijnen en welke rechten betrokkenen hebben. Dit geeft niet alleen richting aan de werknemers van het transportbedrijf in kwestie, maar versterkt ook het vertrouwen van klanten en partners.  

Het delen van persoonsgegevens

In de transportsector is het delen van gegevens met derden vaak onvermijdelijk, maar toch dient dit met een zekere terughoudendheid te gebeuren. Denk aan samenwerking met logistieke partners of overheidsinstanties.  

Het is cruciaal dat dit delen op een veilige en verantwoorde manier gebeurt. Zorg ervoor dat er sluitende overeenkomsten zijn met externe partijen (verwerkersovereenkomsten) en dat deze partijen eveneens voldoen aan de GDPR-eisen. Wij adviseren transportbedrijven om altijd te overwegen of het delen van data noodzakelijk is en of het mogelijk is om geanonimiseerde data te gebruiken.  

Bijzonder gevoelig: geolocalisatiegegevens beschermen

Een bijzonder gevoelig aspect van gegevensverwerking in de transportsector betreft geolocatiegegevens. Dankzij geavanceerde technologieën zoals GPS-tracking en telematica, worden voertuigen en goederen voortdurend gevolgd en gemonitord. Hoewel deze gegevens waardevol zijn voor efficiëntie en optimalisatie van logistieke processen, onthullen ze ook persoonlijke informatie over chauffeurs en passagiers, zoals thuisadressen tot gedetailleerde verplaatsingspatronen.  

Transportbedrijven moeten daarom strikte maatregelen nemen om deze informatie te beschermen. De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) stelt dat een geolocatiesysteem moet voldoen aan vier fundamentele beginselen:

1. Wettigheid
2. Rechtmatigheid
3. Evenredigheid
4. Transparantie

Dit impliceert onder andere dat het doel van het verzamelen van geolocatiegegevens duidelijk moet zijn, zoals bijv. het optimaliseren van professionele verplaatsingen, voertuigonderhoud, kostenbeheer of het controleren van werkroosters. 

Andere praktische tips voor GDPR-naleving

Enkele andere praktische tips voor GDPR-naleving zijn: 

• Voer  technische en organisatorische maatregelen in, zoals encryptie, toegangsbeperkingen en regelmatige beveiligingsaudits. Houd bij de ontwerpfase van nieuwe systemen en processen altijd rekening met de privacybescherming, ook wel bekend als het privacy by design-principe.  
• Ontwikkel een datalekken-procedure en meld een datalek tijdig aan relevante autoriteiten en betrokkenen.  
• Informeer alle medewerkers over de privacyregels en hun verantwoordelijkheden om te zorgen dat iedereen binnen het bedrijf zich aan de richtlijnen houdt. 

Waarom is dit van belang voor uw transportbedrijf?

Het niet naleven van de GDPR kan zware boetes opleveren tot 20 miljoen euro of 4% van de jaarlijkse wereldwijde omzet, afhankelijk van welk bedrag hoger is. Daarnaast kan een datalek leiden tot aanzienlijke reputatieschade en verlies van klantvertrouwen.

Wij merken dat klanten en partners steeds meer transparantie en zorgvuldigheid eisen met hun gegevens. Daarom is het cruciaal dat transportbedrijven proactief maatregelen nemen om hun gegevensbescherming te waarborgen en toekomstige risico’s te minimaliseren. Privacy kan dan ook een kans zijn om uw bedrijf te onderscheiden in een competitieve markt.  

Bron: De Groote – De Man