Wijziging betalingstermijnen overheidsopdrachten (Advocalex)

Auteur: Alexander Verschave (Advocalex)

1. Op 16 september 2024 verscheen in het Belgisch Staatsblad het koninklijk besluit van 12 augustus 2024 tot wijziging van de AUR wat de betalingen betreft.[1] Middels dat besluit worden er wijzigingen aangebracht in de betalingsregeling zoals die voorzien was in de AUR. Deze wijzigingen komen er naar aanleiding van het arrest van het Hof van Justitie van 20 oktober 2020, C-585/20, BFF Finance Iberia SA. In dat arrest oordeelde het Hof dat een vergelijkbare Spaanse betalingsregeling in strijd was met de Europese richtlijn betreffende bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties.[2] In het dictum van het arrest oordeelde het Hof dat artikel 4, leden 3 tot en met 6 van de voornoemde richtlijn moet worden uitgelegd dat het in de weg staat aan een nationale regeling die op algemene wijze voor alle handelstransacties tussen ondernemingen en overheidsinstanties voorziet in een betalingstermijn van maximaal 60 kalenderdagen, ook wanneer die termijn bestaat in een aanvankelijke termijn van 30 dagen voor een procedure voor goedkeuring of verificatie van de conformiteit van de geleverde goederen of de verrichte diensten met de overeenkomst en een aanvullende termijn van 30 dagen voor de betaling van de overeengekomen prijs.

2. Dergelijke regeling was er echter ook terug te vinden in het KB AUR. Met het koninklijk besluit van 12 augustus 2024 worden hier dan ook verdere aanpassingen aan doorgevoerd. We lijsten ze hieronder voor u op.

I. Een behandelingstermijn van dertig dagen, met mogelijkheid tot afwijking

3. Het onderscheid van de afzonderlijke termijnen voor nazicht en betaling zijn afgeschaft. Voortaan wordt er voorzien in één enkele termijn waarbinnen het nazicht en de betaling moeten plaatsvinden (de “behandelingstermijn”[3]). Deze termijn wordt vastgesteld op dertig dagen.

4. Wel dient er te worden opgemerkt dat er van deze termijn kan worden afgeweken[4], wanneer er voldaan wordt aan vier cumulatieve voorwaarden. Ten eerste moet de aanbesteder deze langere behandelingstermijn uitdrukkelijk vermelden in de opdrachtdocumenten. Ten tweede moet deze afwijking objectief gerechtvaardigd zijn op grond van de bijzondere aard of eigenschappen van de opdracht. In het Verslag aan de Koning wordt er daarbij nu reeds benadrukt dat dergelijke rechtvaardiging niet moet worden opgenomen in de opdrachtdocumenten.[5] Dit neemt niet weg dat het veiligheidshalve alsnog kan worden voorzien. Ten derde mag de behandelingstermijn niet langer zijn dan zestig dagen en ten vierde mag deze verlenging jegens de opdrachtgever geen kennelijke onbillijkheid behelsen als bedoeld in paragraaf 3 van artikel 9 AUR.[6]

I.1. De betalingsmodaliteiten voor overheidsopdrachten voor werken

5. De betalingsmodaliteiten worden dan voorts geregeld in artikel 95 AUR wat de overheidsopdrachten voor werken betreft. Ook deze bepaling is met het koninklijk besluit van 12 augustus 2024 gewijzigd en luidt in de toekomst als volgt:

Ҥ1. Zowel voor de betalingen in mindering als voor de betaling van het saldo of de eenmalige betaling van de opdrachtsom legt de aannemer een gedateerde en ondertekende schuldvordering over die steunt op een gedetailleerde staat van de gerealiseerde werken, welke volgens hem de gevraagde betalingen rechtvaardigen.

Deze gedetailleerde staat kan omvatten:

1° de hoeveelheden uitgevoerd op grond van de posten van de samenvattende opmeting;

2° de hoeveelheden uitgevoerd boven de vermoedelijke hoeveelheden van de posten van de samenvattende opmeting;

3° de meerwerken uitgevoerd op schriftelijk bevel;

4° de werken uitgevoerd tegen de door de aannemer voorgestelde en door de aanbesteder nog niet aanvaarde eenheidsprijzen.

§2. Na ontvangst van elke schuldvordering doet de aanbesteder de volgende verrichtingen binnen de behandelingstermijn bedoeld in paragraaf 3, eerste lid:

1° het nazicht van de ingediende staat van de werken en het aanbrengen van eventuele verbeteringen in dit document. Wanneer er niet tussen de partijen overeengekomen prijzen in voorkomen, stelt de aanbesteder deze prijzen ambtshalve vast met behoud van alle rechten van de aannemer;

2° de opmaak van een proces-verbaal met vermelding van de werken die voor betaling zijn aanvaard en het bedrag dat volgens de aanbesteder verschuldigd is. De aanbesteder geeft de aannemer schriftelijk kennis van dit proces-verbaal en verzoekt hem binnen vijf dagen een factuur in te dienen voor het vermelde bedrag.

§3. De aanbesteder verricht het nazicht en de betaling van het aan de aannemer verschuldigde bedrag binnen een behandelingstermijn van dertig dagen waarop hij de schuldvordering en de gedetailleerde staat van de gerealiseerde werken bedoeld in paragraaf 1 heeft ontvangen. De betaling kan echter slechts plaatsvinden voor zover de aanbesteder over de regelmatig opgestelde factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten.

De in het eerste lid bedoelde behandelingstermijn bedraagt zestig dagen voor opdrachten geplaatst door aanbesteders die gezondheidszorg verstrekken en die specifiek voor dat doel zijn erkend, zij het enkel voor de werken verbonden aan die specifieke activiteit.

In de volgende gevallen wordt een uitzondering gemaakt op het eerste lid :

• • indien de ontvangstdatum van de schuldvordering niet vaststaat, vinden het nazicht en de betaling plaats binnen een termijn van dertig dagen na de ontvangstdatum van de gedetailleerde staat van de gerealiseerde werken;
  • indien de aanbesteder de schuldvordering ontvangt vóór de realisatie van de werken, vastgesteld door de gedetailleerde staat van de gerealiseerde werken, vinden het nazicht en de betaling plaats binnen een termijn van dertig dagen na de realisatie van de werken.

§4. De behandelingstermijn wordt geschorst naar rato van het aantal dagen:

1° van overschrijding van de termijn van vijf dagen die door paragraaf 2, 2°, aan de aanemer wordt verleend om zijn factuur in te dienen;

2° dat nodig is om het antwoord van de aannemer te ontvangen, wanneer de aanbesteder hem, in het kader van de hoofdelijke aansprakelijkheid, moet ondervragen over het werkelijke bedrag van zijn sociale of fiscale schuld als bedoeld in artikel 30bis, §4, en 30ter, §4, van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders, alsook in artikel 55 van het Wetboek van de minnelijke en gedwongen invordering van fiscale en niet-fiscale schuldvorderingen.”

(eigen benadrukking)

6. Een praktische opmerking dient er hierbij te worden geformuleerd. Waar de tweede paragraaf laat uitschijnen dat enkel de verrichtingen aldaar opgenomen (m.n. verificatie en opmaak proces-verbaal) dienen te worden uitgevoerd binnen de behandelingstermijn, dient er in elk geval rekening te worden gehouden met enerzijds de termijn die er wordt verschaft aan de opdrachtnemer om een factuur in te dienen, m.n. de termijn van vijf dagen, en anderzijds met de boekhoudkundige afwikkeling daarvan. De factuur dient namelijk tevens te worden betaald binnen de behandelingstermijn van dertig dagen. Dit zal een praktische organisatie vergen van de aanbestedende overheden die de verificatie voorzien in paragraaf 2 dus dienen te voldoen binnen maximaal vijfentwintig dagen om reeds te vermijden dat een factuur laattijdig zou worden betaald in het licht van de gedefinieerde “behandelingstermijn” in de AUR.

I.2. De betalingsmodaliteiten voor overheidsopdrachten voor leveringen

7. Wat de leveringen betreft wordt artikel 127 AUR gewijzigd, dat in de toekomst luidt als volgt:

“De aanbesteder verricht het nazicht en de betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag binnen de behandelingstermijn van dertig dagen vanaf de levering, voor zover de aanbesteder over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten.

De in het eerste lid bedoelde behandelingstermijn bedraagt zestig dagen voor opdrachten geplaatst door aanbesteders die gezondheidszorg verstrekken en die specifiek voor dat doel zijn erkend, zij het enkel voor de leveringen verbonden aan die specifieke activiteit.

In de volgende gevallen wordt een uitzondering gemaakt op het eerste lid:

• • Indien de datum van ontvangst van de factuur door de aanbesteder niet vaststaat, vinden het nazicht en de betaling plaats binnen een termijn van dertig dagen na de levering;
  • Indien de aanbesteder de factuur vóór de levering ontvangt, vinden het nazicht en de betaling plaats binnen een termijn van dertig dagen na de levering.

Indien de levering in verschillende keren plaatsvindt, gaat de behandelingstermijn in op de datum van levering en dit voor elke gedeeltelijke levering.

De behandelingstermijn wordt geschorst naar rato van het aantal dagen:

1° van overschrijding van de termijn waarover de leverancier beschikt om zijn factuur in te dienen, indien de aanbesteder heeft voorzien in een verificatie op basis van de leveringslijst of van een afzonderlijke schuldvordering en in de indiening van de factuur na verificatie;

2° dat nodig is om het antwoord van de leverancier te ontvangen, wanneer de aanbesteder hem, in het kader van de hoofdelijke aansprakelijkheid, moet ondervragen over het werkelijke bedrag van zijn sociale of fiscale schuld als bedoeld in artikel 30bis, §4, en 30ter, §4, van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders, alsook in artikel 55 van het Wetboek van de minnelijke en gedwongen invordering van fiscale en niet-fiscale schuldvorderingen.”

(eigen benadrukking)

8. Dit heeft ook tot gevolg dat specifieke bepalingen met betrekking tot de verificatie van de leveringen zoals voorzien in artikel 120 AUR worden opgeheven (in het bijzonder het tweede en het derde lid ervan). Opgemerkt wordt dat er – zoals dit voorheen bij opdrachten voor leveringen ook het geval was – geen specifieke termijn wordt voorzien voor de opdrachtnemer om een factuur in te dienen, wel is de ontvangst van de factuur nu de aanvangstermijn voor de nieuwe “behandelingstermijn”. Gelet op het feit dat er ook kan gewerkt worden met leveringslijsten, is het aangewezen om in het bestek tevens modaliteiten op te nemen voor de indiening van de factuur door de leverancier om verder uitwerking te geven aan de bepaling vervat in artikel 127 AUR. De behandelingstermijn zal hoe dan ook slechts een aanvang nemen op het ogenblik dat de aanbestedende overheid de factuur ook effectief ontvangt dat dus ook niet noodzakelijk samenvalt met het ogenblik van de levering. Omgekeerd is het voor de leveranciers aangewezen om de factuur meteen op te maken op het ogenblik van de levering en niet langer te werken met leveringslijsten zoals bedoeld in artikel 118 AUR, wanneer er niets specifiek is bepaald in de opdrachtdocumenten.[7]

I.3. De betalingsmodaliteiten voor overheidsopdrachten voor diensten

9. Ook voor de overheidsopdrachten voor diensten wijzigt de betalingsregeling. Dit wordt nu opgenomen in het gewijzigde artikel 160 AUR, dat in de toekomst luidt als volgt:

“De aanbesteder verricht het nazicht en de betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag binnen de behandelingstermijn van dertig dagen vanaf de vaststelling van de volledige of gedeeltelijke beëindiging van de diensten, waarvan de modaliteiten zijn vastgelegd in de opdrachtdocumenten. De betaling kan echter slechts plaatsvinden voor zover de aanbesteder over de regelmatig opgemaakte factuur en de lijst van gepresteerde diensten beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten.

De in het eerste lid bedoelde behandelingstermijn bedraagt zestig dagen voor opdrachten geplaatst door aanbesteders die gezondheidszorg verstrekken en die specifiek voor dat doel zijn erkend, zij het enkel voor de diensten verbonden aan die specifieke activiteit.

In de volgende gevallen wordt een uitzondering gemaakt op het eerste lid:

• • indien ontvangstdatum van de factuur niet vaststaat, vinden het nazicht en de betaling plaats binnen een termijn van dertig dagen na de datum van het beëindigen van de diensten;
  • indien de aanbesteder de factuur vóór het beëindigen van de diensten ontvangt, vinden het nazicht en de betaling plaats binnen een termijn van dertig dagen na het beëindigen van de diensten.

De behandelingstermijn wordt geschorst naar rato van het aantal dagen:

1° van overschrijding van de termijn waarover de dienstverlener beschikt om zijn factuur in te dienen, indien de aanbesteder heeft voorzien in een verificatie op basis van de lijst van gepresteerde diensten of van een afzonderlijke schuldvordering en in de indiening van de factuur na verificatie;

2° dat nodig is om het antwoord van de dienstverlener te ontvangen, wanneer de aanbesteder hem, in het kader van de hoofdelijke aansprakelijkheid, moet ondervragen over het werkelijke bedrag van zijn sociale of fiscale schuld als bedoeld in artikel 30bis, §4, en 30ter, §4, van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders, alsook in artikel 55 van het Wetboek van de minnelijke en gedwongen invordering van fiscale en niet-fiscale schuldvorderingen.”

(eigen benadrukking)

10. Opgemerkt wordt er hier dat – in tegenstelling tot hetgeen er bepaald wordt bij de leveringen – de behandelingstermijn hier een aanvang neemt vanaf de vaststelling van de volledige of gedeeltelijke beëindiging van de diensten. De ontvangst van de factuur speelt hier dus – voor de aanvang van de behandelingstermijn – geen rol. Er wordt hier enkel geponeerd dat deze betaling slechts kan plaatsvinden voor zover de aanbesteder over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt. Het valt dan ook aan te raden om een specifieke regeling op te nemen in de opdrachtdocumenten, waarbij er bepaald wordt hoe en op welke wijze de factuur kan worden ingediend door de opdrachtnemer. In het andere geval zou dit namelijk tot een perverse situatie kunnen leiden in die zin dat de factuur van de opdrachtnemer dient te worden betaald binnen de 24 uur na de ontvangst ervan, wanneer de opdrachtnemer deze indient na de vooropgestelde behandelingstermijn. De behandelingstermijn wordt namelijk slechts geschorst naar rato van het aantal dagen van overschrijding van de termijn waarover de dienstverlener beschikt om zijn factuur in te dienen. Dit lijkt echter niet geheel de bedoeling te zijn van de gemachtigde wanneer het Verslag aan de Koning erop wordt nagelezen, maar zo staat het wel letterlijk te lezen in het besluit.

II. Een specifieke uitzondering voor overheidsopdrachten in de gezondheidszorg

11. Zoals hierboven blijkt, is er telkens voorzien in een specifieke uitzondering voor de overheidsopdrachten die geplaatst worden in de gezondheidszorg. Zoals hierboven valt op te merken wordt er aldaar voorzien in een behandelingstermijn ten belope van zestig dagen voor opdrachten geplaatst door aanbesteders die gezondheidszorg verstrekken en die specifiek voor dat doel zijn erkend, zij het enkel voor de werken, leveringen en diensten verbonden aan die specifieke activiteit.

12. Ook daar is er een afwijking mogelijk en kan de behandelingstermijn onder voorwaarden worden verlengd tot negentig dagen. In artikel 9 AUR wordt er namelijk een paragraaf 3/1 ingevoegd waarbij het mogelijk wordt om af te wijken van de bepalingen voorzien in artikel 95, §§3 en 4, 127 en 160 AUR. Zo kan er worden gewerkt met een afzonderlijke verificatietermijn van maximaal dertig dagen en een afzonderlijke betalingstermijn van zestig dagen, waarbij deze laatste termijn slechts ingaat vanaf de datum van beëindiging van de verificatie voor zover de aanbesteder over de regelmatig opgemaakte factuur en de andere vereiste documenten beschikt. Er mag slechts van deze afwijkingingsmogelijkheid gebruik worden gemaakt voor zover er in de opdrachtdocumenten daadwerkelijk wordt voorzien in een procedure voor verificatie. Het moet een daadwerkelijke verificatie betreffen en mag niet louter dienen om een langere globale betalingstermijn te bekomen. Ook hier geldt dat er geen motivering dient te worden opgenomen in de opdrachtdocumenten, maar de aanbesteder moet kunnen aantonen dat de betreffende procedure aangewend wordt om een andere reden dan het bekomen van een langere betalingstermijn.

III. Van toepassing op de overheidsopdrachten geplaatst vanaf 1 januari 2025

13. Deze regels zijn van toepassing op alle overheidsopdrachten, zowel boven als onder de Europese drempel, die worden geplaatst vanaf 1 januari 2025 en die onder het toepassingsgebied vallen van de AUR.[8] In het Verslag aan de Koning wordt er verduidelijkt dat de datum van 1 januari 2025 werd gekozen zodat aanbesteders een redelijke termijn zouden hebben om zich aan te passen aan de nieuwe regels en zich hierop voor te bereiden.

***

[1] De volledige naam: “Koninklijk besluit van 12 augustus 2024 tot wijziging van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, wat de betalingsregels betreft, BS 16 september 2024”.

[2] Richtlijn 2011/7/EU van het Europees Parlement en de Raad van 16 februari 2011 betreffende bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties, Pb.L. 23 februari 2011, L48.

[3] Deze termijn wordt gedefinieerd in artikel 2, 27° van de AUR als volgt: “termijn binnen dewelke aanbesteders het nazicht en de betaling verrichten;”.

[4] Artikel 9, §2 AUR, zoals gewijzigd bij artikel 3 van het Koninklijk besluit van 12 augustus 2024 tot wijziging van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, wat de betalingsregels betreft, BS 16 september 2024

[5] Verslag aan de Koning bij het koninklijk besluit van 12 augustus 2024 tot wijziging van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, wat de betalingsregels betreft, BS 16 september 2024, (108064) 108066.

[6] Deze bepaling luidt na de wijziging als volgt: “Een contractuele bepaling of een praktijk die jegens de opdrachtnemer een kennelijke onbillijkheid behelst, zal met betrekking tot de behandelingsdatum of -termijn, de intrestvoet voor betalingsachterstand of de vergoeding van invorderingskosten voor niet geschreven worden gehouden.

Bij de beoordeling van de vraag of een contractuele bepaling of een praktijk jegens de opdrachtnemer een kennelijke onbillijkheid behelst, worden alle omstandigheden in aanmerking genomen, inzonderheid:

1° elke aanmerkelijke afwijking van de goede handelspraktijken die in strijd is met de goede trouw en de eerlijke behandeling;

2° de aard van de werken, leveringen of diensten;

3° de vraag of de aanbesteder objectieve redenen heeft om af te wijken van de in de artikelen 95, §§3 en 4, 127 en 160 bedoelde behandelingstermijn.

Voor de toepassing van deze paragraaf:

1° worden als kennelijk onbillijk beschouwd, contractuele bedingen en praktijken die de betaling van intrest voor betalingsachterstand uitsluiten;

2° worden als vermoedelijk kennelijk onbillijk beschouwd, contractuele bedingen en praktijken die een vergoeding van invorderingskosten uitsluiten.”

[7] Krachtens artikel 118, §2, tweede lid AUR mag de leveringslijst, bedoeld in het eerste lid, namelijk worden vervangen door een factuur.

[8] Artikel 15 van het Koninklijk besluit van 12 augustus 2024 tot wijziging van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, wat de betalingsregels betreft, BS 16 september 2024 luidt als volgt: “Voor de opdrachten waarvan de geraamde waarde lager is dan de drempels voor de Europese bekendmaking, treedt dit besluit in werking op 1 januari 2025, voor zover hun aankondigingen van opdracht vanaf die datum worden bekendgemaakt of, bij ontstentenis van een verplichting tot voorafgaande bekendmaking, voor zover vanaf die datum wordt uitgenodigd tot het indienen van een offerte.

Voor de opdrachten waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan de drempels voor de Europese bekendmaking, treedt dit besluit in werking op 1 januari 2025, voor zover hun aankondigingen van opdracht vanaf die datum worden bekendgemaakt of, bij ontstentenis van een verplichting tot voorafgaande bekendmaking, voor zover vanaf die datum wordt uitgenodigd tot het indienen van een offerte.

Voor deze opdrachten wordt de datum van verzending door het e-procurement platform van de aankondiging naar het Europees publicatieblad als de datum van bekendmaking van de aankondiging van de opdracht beschouwd.”

Bron: Advocalex