Actualia Overheidsopdrachten
2023/2024

Dhr. Constant De Koninck (Rekenhof) en mr. Peter Teerlinck (& De Bandt)

Webinar op dinsdag 3 december 2024


Boek 7 ‘Bijzondere contracten’
en de impact voor de bouw- en vastgoedsector

Prof. dr. Kristof Uytterhoeven (Caluwaerts Uytterhoeven)

Webinar op donderdag 7 november 2024


Recente wetgevende ontwikkelingen
met impact op de bouwsector

Prof. dr. Kristof Uytterhoeven (Caluwaerts Uytterhoeven)

Webinar op dinsdag 27 augustus 2024

Rapportering overheidsopdrachten (Vlaamse Overheid)

Auteur: Vlaamse Overheid

De regelgeving overheidsopdrachten verplicht aanbesteders om bepaalde gegevens te registreren voor meer transparantie en een gestructureerde gegevensverzameling.

Registratieverplichtingen

Gebruik van elektronische communicatiemiddelen

Alle communicatie en informatie-uitwisseling tussen aanbesteders en ondernemingen, inclusief de indiening van de offertes, verloopt via elektronische weg. Sinds 1 september 2023 geldt deze verplichting ook voor overheidsopdrachten die worden geplaatst met een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Bij de openbare en niet-openbare procedure moeten aanbesteders in het e-procurementplatform een proces-verbaal van opening van de offertes opstellen. Bij de andere plaatsingsprocedures kan het worden opgesteld.

Het bevat minstens:

  • het identificatienummer van de onderneming. Voor de Belgische inschrijvers komt het identificatienummer overeen met het ondernemingsnummer dat wordt toegekend bij de inschrijving in de KBO.
  • de naam of handelsnaam van de inschrijvers
  • woonplaats en maatschappelijke zetel van de inschrijvers
  • de naam van de persoon die het indieningsrapport elektronisch ondertekend heeft.

Aankondiging van gegunde opdracht

Aanbesteders zijn verplicht om uiterlijk 30 dagen na de sluiting van de opdracht of de raamovereenkomst een aankondiging van gegunde opdracht te publiceren. De aankondigingsformulieren zijn geïntegreerd in het e-procurementplatform.

In de aankondiging van gegunde opdracht voor Europese opdrachten moet sinds 1 september 2023 het identificatienummer van de begunstigde(n) worden opgenomen. Voor de Belgische inschrijvers komt het identificatienummer overeen met het ondernemingsnummer dat wordt toegekend bij de inschrijving in de KBO. Ook de waardes van de begunstigde offerte(s) én van de hoogste en de laagste offerte die bij de gunning in aanmerking zijn genomen, moeten worden vermeld.

Vereenvoudigde aankondiging van gegunde opdracht

Sinds 1 september 2023 geldt de verplichting ook voor niet-Europese opdrachten (zelfs als die eerder werden gelanceerd, maar op 1 september 2023 nog niet waren gegund). Het gaat dan om een vereenvoudigde aankondiging van gegunde opdracht.

Voor beslissingen tot niet-gunning of niet-sluiting moest sinds 26 februari 2023 al een vereenvoudigde aankondiging van gegunde opdracht worden gepubliceerd.

Jaarlijkse registratie van opdrachten van beperkte waarde

Vanaf 1 januari 2025 moet de totale waarde van overheidsopdrachten van beperkte waarde (dit zijn opdrachten met een geraamde waarde lager dan 30.000 euro excl. btw) jaarlijks worden gecommuniceerd aan het federale aanspreekpunt, en dit ten laatste op 15 februari van elk jaar. Tegen 15 februari 2025 moet dus een eerste keer worden gerapporteerd over de overheidsopdrachten van beperkte waarde die in het jaar 2024 werden geplaatst.

Deze registratie gebeurt per begunstigde onderneming, opgesplitst naar werken, leveringen of diensten. Opdrachten waarvan het gunningsbedrag lager is dan 3.000 euro excl. btw zijn van deze verplichting vrijgesteld.

De registratie moet gebeuren volgens dit formaat:

Gegeven

Formaat

KBO-nummer aanbesteder

KBO-nummer

Land vestiging onderneming

ISO-code
Ondernemingsnummer

KBO-nummer (BE ondernemingen)

Vrije tekst (niet BE ondernemingen)

Aard (Werken, leveringen of diensten)

Code lijst

Totaal bedrag

yyy.yyy.yyy,yy (euro)

Het zal mogelijk zijn om deze gegevens één of meerdere keren per jaar in bulk op te laden met een excel-bestand dat de bovenstaande kerngegevens bevat.

Jaarlijkse registratie van opdrachten op raamovereenkomsten

Vanaf 1 januari 2025 moet de totale waarde van de opdrachten die gebaseerd zijn op raamovereenkomsten (‘bestellingen’) jaarlijks worden gecommuniceerd aan het federale aanspreekpunt, en dit ten laatste op 15 februari van elk jaar. Tegen 15 februari 2025 moet dus een eerste keer worden gerapporteerd over de bestellingen die in het jaar 2024 werden geplaatst.

Deze registratie gebeurt per begunstigde onderneming, opgesplitst naar werken, leveringen of diensten.

De registratie moet gebeuren volgens dit formaat:

Gegeven

Formaat

KBO-nummer aanbesteder

KBO-nummer
Land vestiging onderneming

ISO-code

Ondernemingsnummer

KBO-nummer (BE ondernemingen)

Vrije tekst (niet BE ondernemingen)

Aard (Werken, leveringen of diensten)

Code lijst

Referentienummer raamovereenkomst

Vrije tekst
Totaal bedrag

yyy.yyy.yyy,yy (euro)

Het zal mogelijk zijn om deze gegevens één of meerdere keren per jaar in bulk op te laden met een excel-bestand dat de bovenstaande kerngegevens bevat.

Praktische uitwerking voor entiteiten van de Vlaamse overheid

Voor opdrachten van beperkte waarde en voor bestellingen op de raamovereenkomsten worden volgende afspraken vastgelegd om te voldoen aan de registratieverplichtingen.

Voor alle andere overheidsopdrachten garandeert een correct gebruik van het e-procurementplatform de verplichte registratie. Hierbij is de tijdige publicatie van een volledig ingevulde aankondiging van gegunde opdracht essentieel.

Uitgangspunt: elke entiteit rapporteert

Het uitgangspunt is dat elke entiteit van de Vlaamse overheid zelf verantwoordelijk is. Zowel voor een correct gebruik van het e-procurementplatform, als voor een correcte jaarlijkse rapportering over haar opdrachten van beperkte waarde en haar bestellingen op de raamovereenkomsten.

Alle entiteiten moeten een eerste maal tegen 15 februari 2025 rapporteren over alle opdrachten van beperkte waarde en alle bestellingen op de raamovereenkomsten die werden geplaatst doorheen het jaar 2024.

Raamovereenkomsten van een aankoopcentrale

De bestellingen die een entiteit plaatst op de raamovereenkomsten van een aankoopcentrale, zoals bijvoorbeeld deze van Het Facilitair Bedrijf, zullen door die aankoopcentrale worden gerapporteerd. Het Facilitair Bedrijf treedt voor zijn raamovereenkomsten op als aanbestedende overheid en zal zelf instaan voor de registratie van de totale waarde van alle bestellingen die op zijn raamovereenkomsten zijn geplaatst.

Maakt je entiteit gebruik van OraFin? Vermeld dan het besteknummer van deze raamovereenkomst bij het aanmaken van het inkooporder. Zo is duidelijk dat je deze bestelling buiten je rapportering moet houden.

Twee nieuwe flexvelden in Orafin

Om te kunnen voldoen aan de registratieverplichtingen zijn aanpassingen in OraFin en de BI rapportering uitgevoerd. In OraFin werden op het niveau van de inkooporderregel twee nieuwe flexvelden toegevoegd. Het gaat om de velden ‘Overheidsopdracht’ en ‘Referentie Overheidsopdracht’. Deze velden zijn niet verplicht, maar de invulling ervan is belangrijk om te kunnen voldoen aan de registratieverplichtingen.

Nadere toelichting vind je in de werkinstructie Flexvelden Overheidsopdrachten en Referentie

Hoe juist kiezen in OraFin

Belangrijk om weten is dat niet de aard van de uitgave, maar de onderliggende rechtsverhouding bepalend is voor de juiste keuze in het flexveld ‘Overheidsopdracht’.

Voorbeelden van frequente uitgaven:

  • Een abonnement op een (digitale) krant of tijdschrift: afhankelijk van de wijze van plaatsing is dit ofwel ‘beperkte waarde’ (als de geraamde waarde lager dan 30.000 euro is) ofwel ‘raamovereenkomst’ (als het gaat om een bestelling op een raamovereenkomst).
  • Een ticket of abonnement voor woon-werkverkeer bij De Lijn, MIVB of NMBS: ‘raamovereenkomst’
  • Een betalende stand op een evenement: afhankelijk van de geraamde waarde en de wijze van plaatsing is dit ofwel ‘beperkte waarde’ (als de geraamde waarde lager dan 30.000 euro is) ofwel ‘regulier’. Bij een reguliere overheidsopdracht gaat het meestal om een monopoliesituatie.
  • Een opleiding: afhankelijk van de geraamde waarde en de wijze van plaatsing is dit ofwel ‘beperkte waarde’ (als de geraamde waarde lager dan 30.000 euro is) ofwel ‘regulier’ (als de opleiding werd geplaatst via een afzonderlijke overheidsopdracht) ofwel ‘raamovereenkomst’ (als het gaat om een bestelling op een raamovereenkomst).
  • Recurrente onderhoudskosten die voortvloeien uit meerjarige of jaarlijks verlengbare overheidsopdrachten die geen raamovereenkomst zijn (er worden geen bestellingen geplaatst): ‘regulier’
  • Nutsuitgaven (energie, water): afhankelijk van de wijze van plaatsing is dit ofwel ‘raamovereenkomst‘ (als het gaat om een bestelling op een raamovereenkomst) ofwel ‘regulier’. Bij een reguliere overheidsopdracht gaat het meestal om een monopoliesituatie.

Voorbeelden van uitgaven waarbij je ‘Geen’ overheidsopdracht kiest:

  • Diensten verricht door andere VO-entiteiten (bv. Vlaanderen connect., EV Digitaal Vlaanderen, Toegankelijk Vlaanderen) die in-house opdrachten zijn
  • De huur van een bestaand gebouw
  • Een belasting, heffing of uitgave rechtstreeks voortvloeiend uit regelgeving (bv. Recupel, Sabam)
  • Een subsidie
  • Lidgeld
  • Presentiegelden aan leden van (advies)raden
  • Uitgaven voortvloeiend uit een rechterlijke beslissing of dading

Bron: Vlaamse Overheid

» Bekijk alle artikels: Overheid & Aanbesteding