Overheidsopdrachten en problemen op de werf. Algemene kennis sluit de meldingsplicht niet uit (Omega Law)

Auteur: Joyce Van Caeyzeele (Omega Law)

Kan een aannemer een inhoudelijk sterke vordering toch verliezen omdat hij niet binnen de 30 dagen een formele kennisgeving heeft verstuurd?

Het antwoord is ja.

Art. 38/14 KB Uitvoering bepaalt dat de aanbesteder of opdrachtnemer die zich op één van de herzieningsclausules zoals bedoeld in art. 38/9 tot 38/12 wil beroepen, de ingeroepen feiten of omstandigheden waarop hij zich baseert, moet schriftelijk kenbaar maken binnen de 30 dagen ofwel nadat ze zich hebben voorgedaan ofwel na de datum waarop de opdrachtnemer of de aanbesteder ze normaal had moeten kennen.

De meldingstermijn van 30 dagen is een vervaltermijn en geldt ongeacht of de aanbesteder reeds op de hoogte is van de betrokken feiten of omstandigheden (art. 35/15).

Onder de vroegere regelgeving (art. 16, §3 AAV 1996) bestond reeds een soortgelijke meldingsplicht én vervalsanctie. Het Hof van Cassatie benaderde die verplichting evenwel vanuit haar doelstelling.

Zo oordeelde het Hof bij arrest van 25 april 1996:

“Die bekendmaking is niet vereist als ze hierop geen invloed kan hebben.”

De achterliggende gedachte was dat de melding ertoe strekte de aanbestedende overheid in staat te stellen de feiten vast te stellen, de gevolgen ervan te beoordelen en desgevallend maatregelen te nemen. Wanneer dat doel reeds bereikt was omdat de overheid de feiten kende of een bijkomende melding geen nuttig effect meer kon hebben, bestond er ruimte voor een minder formalistische benadering.

De tekst van huidige art. 38/14 en 38/15 KB Uitvoering sluit zulke functionele benadering uit.

Toch lijkt het in praktijk vaak een evidentie om niet meer te (moeten) melden wat de overheid reeds weet. En zo ontstaan achteraf vaak juridische problemen, waarbij een vordering ontoelaatbaar zal worden verklaard, noch vóór men bij een beoordeling ten gronde geraakt. Een inhoudelijk sterke vordering kan zo alsnog vroegtijdig onderuit worden gehaald…

Algemene kennis sluit de meldingsplicht niet uit. Dat de problemen dus bijvoorbeeld tijdens werfvergaderingen werden besproken, de aanbestedende overheid de situatie van nabij opvolgde of “iedereen” op de hoogte was van de hinder, vertraging of meerkosten, biedt geen enkele garantie wanneer een formele kennisgeving binnen 30 dagen ontbreekt.

De veiligste conclusie voor de praktijk is dan ook eenvoudig: wanneer zich omstandigheden voordoen die aanleiding kunnen geven tot een termijnverlenging, prijsherziening of schadevergoeding, wacht dan als opdrachtnemer niet af. De termijn van 30 dagen is snel afgelopen, en wat iedereen op de werf weet, is niet noodzakelijk wat later juridisch zal volstaan.