Lessen van het Hof van Justitie: Opgepast met het gebruik snelkoppelingen in offertes en verwacht geen motivering tot in de kleinste details (Schoups)

Auteurs: Sophie Bleux, Cédric Vandekeybus en Lauren Weemans (Schoups)

In een arrest van 3 juli 2025, Instituto Cervantes t. Europese Commissie (gevoegde zaken C-534/23 P en C-539/23 P), oordeelt het Hof van Justitie dat de aanbesteder terecht geen rekening diende te houden met beschrijvende onderdelen van de offerte die toegankelijk waren via snelkoppelingen. Daarnaast matigt het Hof van Justitie de draagwijdte van de motiveringsplicht bij de evaluatie van de offertes.

1. Het gebruik in offertes van snelkoppelingen naar externe documenten

Het aangehaalde arrest heeft betrekking op een raamovereenkomst van de Europese Commissie voor “taalopleiding voor de instellingen, organen en agentschappen van de Europese Unie”. Inschrijver IC die als tweede werd gerangschikt voor één van de percelen, verzocht bij het Gerecht om de nietigverklaring van het besluit.

Zo vernam hij dat de Europese Commissie met bepaalde onderdelen van haar offerte geen rekening had gehouden, omdat die onderdelen ter beschrijving van haar offerte uitsluitend toegankelijk waren via snelkoppelingen die waren opgenomen in de offerte. Niet alleen zou dit niet in overeenstemming zijn met het bestek (dat voorschreef dat de offerte via het specifieke platform eSubmission moest worden ingediend), maar bovendien bestond het risico dat de documentatie achter de snelkoppelingen nog kon worden gewijzigd door de inschrijver na de uiterste indieningsdatum. De Europese Commissie besloot dan ook deze documentatie als “ontbrekend” te beschouwen.

Terecht, volgens het Hof van Justitie, dat verwees naar de opdrachtdocumenten die de indiening via eSubmission voorschreven. IC had volgens haar dan ook als redelijk geïnformeerde en normaal oplettende inschrijver kunnen weten dat het opnemen van snelkoppelingen naar externe documenten, toegankelijk via een externe website, niet voldeed aan de voorschriften van het bestek. Bovendien was er volgens het Hof ook geen sprake van een schending van het vertrouwensbeginsel, door de enkele omstandigheid dat de Europese Commissie in een eerdere aanbestedingsprocedure documenten die toegankelijk waren via snelkoppelingen wel had beoordeeld.

Tot slot was de aanbesteder volgens het Hof ook niet verplicht om de inschrijver achteraf te verzoeken deze documenten alsnog via het voorgeschreven platform op te laden. De aanbesteder beschikt wel over deze mogelijkheid, maar dit maakt geen verplichting uit.

Inschrijvers worden middels onderhavige arrest dan ook nogmaals gewezen op het belang van een grondige lezing van de opdrachtdocumenten. Veiligheidshalve wordt het gebruik van snelkoppelingen naar andere websites, zonder de onderhavige documenten zelf te voegen, vermeden. Dit geldt in het bijzonder wanneer de informatie of documenten waarnaar verwezen wordt verplicht te voegen zijn.

2. De precieze draagwijdte en motivering van offertes

Verder sprak het Hof van Justitie zich ook onder meer uit over de wijze waarop de Europese Commissie de niet-gekozen offerte van IC heeft geëvalueerd en haar keuze heeft gemotiveerd. Het Hof geeft aan dat geen al te vergaande eisen gesteld mogen worden aan aanbesteders.

Zo brengt het Hof in herinnering dat de precieze draagwijdte van de motiveringsvereiste moet worden beoordeeld aan de hand van de omstandigheden in dat specifieke geval. Het volstaat dat de redenering van de beslissing duidelijk en ondubbelzinnig tot uitdrukking komt, zodat de belanghebbenden de rechtvaardigingsgronden van die beslissing kunnen kennen en de bevoegde rechter zijn toezicht kan uitoefenen. Daarbij kan er van de aanbesteder echter niet worden vereist dat hij aan de inschrijver wiens offerte niet is gekozen, naast de redenen voor de afwijzing van zijn offerte, een nauwkeurige samenvatting verstrekt van de wijze waarop elk detail van zijn offerte bij de evaluatie ervan in aanmerking is genomen. Evenmin kan er volgens het Hof van de aanbesteder worden verwacht dat hij bij de mededeling van de kenmerken en relatieve voordelen van de gekozen offerte, een zorgvuldige vergelijkende analyse van deze offerte en de offerte van de afgewezen inschrijver verschaft.

Wanneer er bovendien uit de evaluatieschema’s blijkt dat de offerte van de gekozen inschrijver op bepaalde vlakken niet zo diepgaand is beoordeeld als de offerte van de niet-gekozen inschrijver, is er volgens het Hof van Justitie geen sprake van een ongelijke of willekeurige behandeling. Het Hof stelt dat doordat de offertes van elkaar verschillen, zij ook leiden tot opmerkingen die op bepaalde vlakken gedetailleerde kunnen zijn t.o.v. de ene inschrijver dan t.o.v. de andere.

Bron: Schoups