Federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten. KB in Staatsblad van 12 september 2023 (LegalNews)

Auteur: Marc Vandecasteele (LegalNews)

Het KB van 22 december 2017 inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid heeft een samenwerkingsmodel op federaal niveau gecreëerd voor het beheer van gemeenschappelijke overeenkomsten. Het samenwerkingsmodel stootte echter op enkele obstakels, waardoor het moeilijk werd om bepaalde doelstellingen die in het voornoemde besluit waren vastgelegd te verwezenlijken en het samenwerkingsmodel werd uitgehold.

Door gelijkaardige doelstellingen na te streven wil het KB op een duidelijkere en preciezere manier de ambities van dit samenwerkingsmodel vastleggen en verzekeren dat het samenwerkingsmodel optimaal functioneert door het efficiënter te maken en kwaliteitsvollere federale aankopen te realiseren.

Eerste doelstelling: verhoging van de efficiëntie van de huidige federale gemeenschappelijke aankoopvormen voor wat betreft overheidsopdrachten voor leveringen en diensten.

Het is met name de bedoeling om besparings- en efficiëntiewinsten te bekomen in termen van budget (bijvoorbeeld door middel van schaalvoordelen) en werklast voor alle deelnemers aan het samenwerkingsmodel, door onder andere het aantal procedures te verminderen en expertise te delen. Het geoptimaliseerde samenwerkingsmodel dient een duidelijk kader te creëren waarbinnen de actieve en passieve deelnemers vooraf worden geïnformeerd over de aankoopdomeinen voor wat betreft leveringen en diensten die het voorwerp zijn van gemeenschappelijke overeenkomsten en, desgevallend, welke federale aanbestedende overheid als aankoopcentrale zal optreden. Het KB introduceert een overzicht van de aankoopdomeinen met betrekking tot overheidsopdrachten voor leveringen en diensten. Het doel is om alle behoeften van de deelnemers op te delen per aankoopdomein volgens criteria zoals volumes, aard van de leveringen en/of diensten, enz.

Deze aankoopdomeinen worden ondergebracht in twee bijlagen.

Tweede doelstelling: de participatiegraad van kleine en middelgrote ondernemingen (KMO) aan overheidsopdrachten voor leveringen en diensten vergroten.

Het dienstencentrum Procurement zal de nodige ondersteuning bieden aan de deelnemers aan het samenwerkingsmodel om de KMO-participatiegraad te verhogen. Dit onder andere door marktkennis te verzamelen en indicatoren te monitoren. Deze ondersteuning kan betrekking hebben op KMO-vriendelijke productstrategieën, leveranciersstrategieën, de verdeling in percelen, intellectuele eigendomsrechten, minimumeisen of financiële garanties. Een samenwerking met het KMO-observatorium van de Federale Overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand en Energie bij het opstellen van de nota federaal aankoopbeleid wordt aangemoedigd. Een gebrek aan communicatie en/of informatie over de ontvangst van offertes, de bestellingen, de leveringen en de betalingen kan een ontmoedigend effect hebben op KMO’s die aan overheidsopdrachten wensen deel te nemen. Om deze problematiek aan te pakken, zet het dienstencentrum Procurement nog meer in op de ontwikkeling van gebruiksvriendelijke communicatiemiddelen. Alle gemeenschappelijke overeenkomsten waartoe het Strategisch Federaal Aankoopoverleg (SFA) heeft beslist, worden via de applicaties voor het elektronisch beheer van overheidsopdrachten geregistreerd en ter beschikking gesteld van de gebruikers en de opdrachtnemers. Het dienstencentrum Procurement zorgt voor de nodige transparantie en coördinatie ter zake.

Derde doelstelling: de duurzaamheid van overheidsopdrachten voor leveringen en diensten bevorderen.

Ondanks het feit dat overheidsopdrachten een belangrijke hefboom vormen voor duurzame ontwikkeling, wordt er in de federale overheidsopdrachten en gemeenschappelijke overeenkomsten onvoldoende rekening gehouden met sociale, economische en milieuaspecten. De leden van het  Tactisch Operationeel Federaal Aankoopoverleg (TOFA) zullen gesensibiliseerd worden om te kiezen voor de beschikbare juridische en/of technische instrumenten waarmee de gemeenschappelijke overeenkomsten duurzamer kunnen worden gemaakt. Met ondersteuning van het Federaal Instituut voor Duurzame Ontwikkeling zal het dienstencentrum Procurement ook diensten aanbieden om de integratie van duurzaamheid in federale overheidsopdrachten te verhogen. Door onder meer marktkennis te verzamelen en indicatoren te monitoren zal het dienstencentrum Procurement expertise ontwikkelen en aanbevelingen formuleren aan alle deelnemers aan het samenwerkingsmodel. De expertise en aanbevelingen kunnen betrekking hebben op marktonderzoek, opleidingen of technieken om duurzaamheidsclausules in de federale overheidsopdrachten op te nemen.

Om deze drie doelstellingen te bereiken, neemt het Strategisch Federaal Aankoopoverleg (SFA) de nodige strategische beslissingen in overleg met de experten ter zake. Het dienstencentrum Procurement monitort de performantie-indicatoren voor deze drie doelstellingen en ziet toe op het evenwicht ertussen.