E-invoicing wordt de regel bij overheidsopdrachten (Lydian)

Auteurs: Jens Debièvre en Elisabeth Robbroeckx (Lydian)

Publicatiedatum: 23/04/2019

De wereld van de overheidsopdrachten wordt met rasse schreden gedigitaliseerd. Sinds 1 april 2019 zijn aanbesteders verplicht zijn om toegestuurde e-facturen (e-invoices) te aanvaarden en te verwerken. In een later stadium zullen de ondernemers verplicht worden een e-factuur op te maken. Deze stap is aangestuurd door de Europese Commissie, die meent dat e-facturatie goedkoper, sneller, eenvoudiger en duurzamer is en bijdraagt tot de modernisering van het overheidsbeheer.

E-facturatie wordt de regel

Op 16 april 2019 verscheen de wet van 7 april 2019 tot wijziging van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten in het Belgisch Staatsblad. Deze wetswijziging heeft tot doel de e-factuur (e-invoice) te verplichten op de Belgische markt.

De e-factuur is een factuur die is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt. Een beeldbestand op zich (zoals een pdf-bestand) wordt niet als een e-factuur beschouwd aangezien zij geen automatische verwerking toelaat.

Sinds 1 april 2019 zijn de aanbesteders verplicht om e-facturen te aanvaarden en te verwerken. Er wordt de opdrachtnemers bijgevolg de mogelijkheid geboden om te werken met een e-factuur. Zij zijn echter niet verplicht de e-factuur te gebruiken. Deze verplichting komt er naar alle waarschijnlijkheid pas in 2020 of 2021.

Hiermee gaat de Belgische wetgever alvast een stap verder dan de Europese richtlijn ter zake. Deze ‘e-invoicing’-richtlijn bepaalt immers niet dat ook de opdrachtnemers verplicht moeten worden om e-facturen te gebruiken.

Aanbesteders (of hun voogdijinstanties) mogen bovendien strengere maatregelen nemen op het vlak van e-facturatie. Zo kunnen ze bijvoorbeeld de verplichting inzake e-facturatie nu reeds opleggen aan hun opdrachtnemers. De Vlaamse overheidsdiensten vragen al sinds 1 januari 2017 e-facturen. Aanbesteders die gebruik wensen te maken van strengere regels moeten dit wel duidelijk opnemen in hun opdrachtdocumenten.

Uitzonderingen op de regel

De e-facturatie zal niet verplichtend worden gemaakt voor opdrachten van geringe waarde. Om welke drempelwaarde het gaat, zal nog door een Koninklijk Besluit worden vastgelegd.

Bepaalde aanbestedende entiteiten (nl. de overheidsbedrijven en de personen die genieten van bijzondere of exclusieve rechten) worden onderworpen aan een soepeler regime. Zo zullen hun opdrachtnemers niet verplicht kunnen worden e-invoices te zenden. Wel zijn deze entiteiten gedwongen om de e-facturen, die hen worden gericht, te ontvangen en te verwerken.

Ook de opdrachten die worden geplaatst in het kader van ontwikkelingssamenwerking of die worden geplaatst door diplomatieke vertegenwoordigingen, door consulaten of opdrachten die worden geplaatst in het kader van een tentoonstelling van het Internationaal Bureau van Tentoonstellingen kunnen van een soepelere regeling genieten. Dit is het geval wanneer de lokale omstandigheden het gebruik van een elektronische factuur niet toelaten. Er zal echter geen gebruik van deze uitzondering kunnen worden gemaakt wanneer de betrokken opdracht in België wordt uitgevoerd.

Lees hier het originele artikel