Vijf aandachtspunten bij het verplaatsen van de zetel van uw vennootschap (Racine)

Auteurs: Anthony Van der Hauwaert en Hannes Carpentier (Racine)

Publicatiedatum: 22/05/2020

Sinds 1 januari 2020 is het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (hierna het “WVV”) van toepassing op alle vennootschappen. Het WVV heeft de wijze waarop de zetel kan worden verplaatst vereenvoudigd.

De basisregel is dat een beslissing van het bestuursorgaan zonder statutenwijziging volstaat om de zetel te verplaatsen binnen België.

Er zijn echter verscheidene uitzonderingen op deze basisregel en de volgende 5 aandachtspunten bieden u houvast om te bepalen wat er in uw concrete situatie dient te gebeuren.

1. Staat het adres van de zetel in de statuten?

In tegenstelling tot het oude Wetboek van vennootschappen, is het nu voldoende dat de statuten het Gewest bepalen waarin de zetel van de vennootschap is gevestigd. U kan er evenwel voor kiezen het adres van de zetel alsnog op te nemen in de statuten.

Staat het adres van de zetel in de statuten dan is het bestuursorgaan nog steeds bevoegd maar dan is wel een statutenwijziging vereist.

2. Wordt de zetel verplaatst naar een ander Gewest?

Wanneer de zetel verplaatst wordt naar een ander Gewest is het bestuursorgaan bevoegd om deze beslissing te nemen maar zal een statutenwijziging vereist zijn.

3. Wijzigt de taal van de statuten?

Indien de verplaatsing van de zetel de verplichting met zich meebrengt om de taal van de statuten te wijzigen gelet op de toepasselijke taalwetgeving, is het bestuursorgaan niet langer bevoegd. In dergelijk geval kan alleen de algemene vergadering de beslissing tot zetelverplaatsing nemen en houdt dit een statutenwijziging in.

4. Wat schijven de statuten voor?

Het is van belang om goed na te kijken wat de statuten voorschrijven.

In de statuten kan de bevoegdheid van het bestuursorgaan om de zetel te verplaatsen immers beperkt of uitgesloten worden.

De statuten kunnen bijvoorbeeld voorzien dat ongeacht of het adres van de zetel in de statuten staat en ongeacht of de zetel enkel verplaatst wordt binnen hetzelfde Gewest, (a) het bestuursorgaan niet bevoegd is om te beslissen over een zetelverplaatsing, of (b) het bestuursorgaan enkel bevoegd is om te beslissen om de zetel te verplaatsen binnen dezelfde gemeente/lijst van gemeenten/provincie.

5. Werden de statuten al aangepast aan het WVV en wanneer?

Tot slot dient u ook rekening te houden met het specifiek overgangsrecht met betrekking tot zetelverplaatsingen. Dat overgangsrecht is opgenomen in de wet van 23 maart 2020 die het WVV invoerde.

Ten gevolge van dat overgangsrecht moet de verwijzing in de statuten naar het adres van de zetel van rechtswege gelijkgesteld worden met een vermelding hiervan buiten de statuten. Het adres van de zetel wordt dan bij de eerstvolgende coördinatie van de statuten geschrapt uit de statuten en vervangen door een vermelding van het Gewest waarin de zetel van de vennootschap is gevestigd.

Dit overgangsrecht geldt voor vennootschappen

• waarvan de statuten op 1 januari 2020 (i) het adres van de zetel vermelden, en (ii) bepalen dat de zetel kan verplaatst worden door een beslissing van het bestuursorgaan; en
• die kozen om het WVV vóór 1 januari 2020 toe te passen (‘opt-in’) en waarvan de statuten op de datum van de bekendmaking van de opt-in (i) het adres van de zetel vermelden, en (ii) bepalen dat de zetel kan verplaatst worden door een beslissing van het bestuursorgaan.

Door dit overgangsrecht zullen veel zetelverplaatsingen geen onmiddellijke statutenwijzing vereisen nu de wijziging van de statuten gebeurt bij de eerstvolgende coördinatie van de statuten.

Voor vennootschappen die bij hun opt-in bewust hebben gekozen om het adres van de zetel in de statuten te houden, wat nog steeds kan volgens het WVV, lijkt het vreemd dat het overgangsrecht er toch vanuit gaat dat het adres buiten de statuten gelezen moet worden. Het volstaat om bij de volgende coördinatie van de statuten om de keuze om het adres van de zetel in de statuten te behouden te herhalen opdat deze in de statuten blijven staan. Logischerwijs geldt het overgangsrecht niet meer voor vennootschappen die na 1 januari 2020 hun statuten gecoördineerd hebben.

Uiteraard kan u steeds beroep doen op Racine om te bepalen wat er in uw specifieke situatie dient te gebeuren en om de zetelverplaatsing op rechtsgeldige wijze door te voeren.

Lees hier het originele artikel