‘Corporate housekeeping’ en ‘corporate governance’: uw wapens tegen insolventie (Caluwaerts Uytterhoeven)

Auteurs: Benny Backx, Noëmi Callaert en Tom Janssens (Caluwaerts Uytterhoeven)

Bij ondernemen komt meer kijken dan enkel “winst maken”. Een cruciaal aspect is het naleven van wettelijke verplichtingen en het zorgen voor goed bestuur met als belangrijkste doel: bescherming van de belangen van de vennootschap en haar schuldeisers en het voorkomen van insolventie. In deze blogpost leggen we o.a. uit wat corporate housekeeping en corporate governance inhouden, waarom ze essentieel zijn, en hoe ze helpen om insolventierisico’s te minimaliseren.

Corporate housekeeping

Corporate housekeeping is een term die verwijst naar alle vennootschapsrechtelijke en andere juridische verplichtingen die een vennootschap moet naleven. Een belangrijk doel daarvan is insolventierisico’s voorkomen en zorgen dat het bestuur zich houdt aan de wet, statutaire bepalingen en interne reglementen.

Enkele essentiële onderdelen van corporate housekeeping zijn:

• Financieel plan: Bij de oprichting van een vennootschap moet een financieel plan worden opgesteld dat het aanvangsvermogen verantwoordt. Dit plan helpt om de financiële gezondheid van de vennootschap te waarborgen. Een goed financieel plan vormt eveneens een belangrijk instrument tegen eventuele latere aansprakelijkheden zoals oprichtersaansprakelijkheid.
• Aandelenregister: Dit register is voor iedere vennootschap van primordiaal belang. Het geeft weer wie aandeelhouder is, hoelang hij aandeelhouder is, hoeveel aandelen hij bezit, etc. Deze informatie is noodzakelijk voor de goede werking van de vennootschap en is dienstig bij het bewijs van aandeelhouderschap.
• UBO-register: Dit register houdt de uiteindelijke begunstigden van de vennootschap bij. Het UBO-register is verplicht om transparantie te waarborgen en financiële criminaliteit te voorkomen.
• Organisatie van vergaderingen: Jaarlijks moet een algemene vergadering (AV) worden gehouden. Afhankelijk van de situatie kunnen ook buitengewone of bijzondere vergaderingen noodzakelijk zijn.
• Notulering: Het opstellen van verslagen van vergaderingen is cruciaal voor de bewijsvoering en biedt een waarborg voor de regelmatigheid van besluiten.
• Jaarverslag: Dit wordt jaarlijks opgesteld door de bestuurders en is verplicht voor grote vennootschappen. Het verslag biedt onder meer een overzicht van de financiële prestaties van de vennootschap.
• Alarmbelprocedure: Als het nettoactief van de vennootschap daalt onder wettelijk gedefinieerde drempels of de liquiditeiten van de vennootschap komen onder druk te staan, moet een bijzondere algemene vergadering worden opgeroepen. Tijdens deze vergadering wordt een bijzonder verslag gepresenteerd met voorstellen ter waarborging van de continuïteit van de vennootschap.
• Belangenconflictregeling: Bij tegenstrijdige belangen van bestuurders en de vennootschap zijn er specifieke verplichtingen zoals mededeling van het conflict, onthouding bij stemming en bekendmaking van het belangenconflict.

Corporate housekeeping is dus een krachtig middel om insolventie te voorkomen. Veel vennootschappen kiezen er dan ook voor om deze taken uit te besteden, gezien de complexiteit en de vergaande juridische implicaties.

Corporate governance

Corporate governance verwijst naar het systeem van regels, praktijken en processen waarmee een vennootschap wordt bestuurd en gecontroleerd. Het doel van corporate governance is om de vennootschap effectief te beheren, verantwoording af te leggen aan belanghebbenden, en transparantie en integriteit te waarborgen. Hoewel er geen algemeen wettelijk kader voor corporate governance bestaat, worden vaak corporate governance codes gehanteerd. Deze codes bieden richtlijnen en best practices voor goed bestuur. Belangrijke aspecten van corporate governance zijn onder andere:

• De algemene vergadering: Dit is een (jaarlijkse) bijeenkomst van aandeelhouders waar belangrijke beslissingen worden genomen en het bestuur verantwoording aflegt aan de aandeelhouders.
• Bestuursorgaan: Het bestuursorgaan speelt een cruciale rol in het bestuur en de dagelijkse leiding van een vennootschap. Er zijn per vennootschapsvorm verschillende bestuursmodellen mogelijk (één bestuurder of meerdere). Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor handelingen van dagelijks belang of spoedeisende aard. De vertegenwoordigingsbevoegdheid kan individueel of collegiaal worden uitgeoefend, afhankelijk van wat is vastgelegd in de statuten.
• Statuten en interne reglementen: Deze houden de basisregels voor de vennootschap in.
• Aandeelhoudersovereenkomst: Deze overeenkomst regelt de verhoudingen tussen aandeelhouders en het bestuur en helpt om conflicten te voorkomen.

Corporate governance draagt bij aan het voorkomen van insolventie door ervoor te zorgen dat de vennootschap goed wordt beheerd.

Aansprakelijkheid en sancties

Niet-naleving van wettelijke verplichtingen kan leiden tot diverse sancties, waaronder de nietigheid van besluiten, hoofdelijke aansprakelijkheid van bestuurders en mogelijke strafsancties. Het is daarom van cruciaal belang dat bestuurders en vennootschappen zich bewust zijn van hun verplichtingen en deze nauwgezet naleven.

Conclusie

Corporate housekeeping en corporate governance zijn niet alleen essentiële elementen voor goed bestuur, maar ook krachtige wapens tegen insolventie. Door te zorgen voor naleving van wettelijke verplichtingen en goed bestuur, kunt u insolventierisico’s minimaliseren, transparantie en integriteit waarborgen en het vertrouwen van aandeelhouders en andere belanghebbenden vergroten.

Bron: Caluwaerts Uytterhoeven