Zorg dat uw onderneming niet wordt geschrapt uit de KBO! (Van Havermaet)

Auteurs: Stephanie Casado, Imke Van Hecke en Joche Loenders (Van Havermaet)

Elke startende ondernemer is verplicht zijn of haar onderneming en vestiging(en) in te schrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (of kortweg “KBO”). Op die manier kunnen de verschillende overheidsinstanties kerninformatie rond uw onderneming terugvinden. Helaas vergeet men vaak om deze informatie up-to-date te houden. Een ontbrekende of onvolledige inschrijving in de KBO kan onaangename gevolgen hebben.

In dit artikel wijzen wij u op het belang van een correcte registratie van de gegevens van uw vennootschap, vzw, stichting of trust in de KBO en in het UBO-register. Onjuiste of onvolledige informatie kan onder andere leiden tot de doorhaling van uw inschrijving in de KBO en tot administratieve boetes.

JUISTE GEGEVENS IN DE KBO

De KBO bevat enkele basisgegevens van uw onderneming: de (commerciële) naam, de rechtsvorm, de vestiging(en), het bankrekeningnummer, de datum van de jaarvergadering, de datum van het einde van het boekjaar, de leden van het bestuur en de personen die de ondernemingsvaardigheden aantonen.

Het is belangrijk dat u regelmatig een check-up doet van uw inschrijving in de KBO. Onjuiste of onvolledige gegevens kunnen immers leiden tot onnodige kosten (zoals een dubbele provinciebelasting), eventueel onbetaalde facturen door uw klanten bij onjuiste activiteiten (de zogenaamde “nacebelcodes”), correspondentie naar foutieve adressen, enzovoort.

In het geval van onjuiste of onvolledige gegevens, zal de beheersdienst van de KBO u bij een controle schriftelijk verzoeken de inschrijving te corrigeren of ontbrekende informatie aan te vullen binnen 30 dagen na ontvangst van het aangetekend schrijven. Blijft u dan nog in gebreke om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen, dan gaat de beheersdienst over tot doorhaling. 

EEN NIEUWE GROND TOT DOORHALING: DE NIET-CORRECTE UBO-REGISTRATIE

Nieuw is dat ook ondernemingen die hun UBO-verplichtingen niet naleefden, niet langer ontsnappen aan de doorhaling. De doorhaling kan plaatsvinden indien de FOD Financiën eerder administratieve sancties oplegde, indien u gedurende één jaar de gegevens in het UBO-register niet bevestigde, indien u gedurende minstens 7 jaar geen informatie over de uiteindelijke begunstigden verstrekte of wanneer geen publicaties in het Belgisch Staatsblad verschenen.

BEHEERSDIENST VAN DE KBO VERSUS UBO-DIENST

Zowel de beheersdienst van de KBO als de UBO-dienst voeren grondige controles uit om te waarborgen dat de gegevens in het UBO-register op accurate wijze werden geregistreerd. Sinds 2021 legt de FOD Financiën administratieve boetes op aan de wettelijke vertegenwoordigers van informatieplichtigen die het nalaten om aan deze registratieverplichtingen te voldoen. Het ontbreken van een UBO-registratie of het nalaten van een tijdige jaarlijkse bevestiging, beschouwt men als een inbreuk op de wetgeving ter voorkoming van witwaspraktijken, terrorismefinanciering en het beperken van het gebruik van contanten.

Bij inbreuken en de boetes, worden kennisgevingsbrieven en boetebrieven verzonden naar het adres van alle bestuurders van de betreffende entiteit, inclusief een vermelding op het MyMinfin-portaal van de entiteit.

Opmerkelijk is dat deze boete van 500 euro hoofdelijk wordt opgelegd aan alle wettelijke vertegenwoordigers. Indien men een kennisgevingsbrief ontvangt voor een entiteit waar men niet langer als bestuurder optreedt, duidt dit erop dat de persoon nog steeds vermeld staat in de lijst van bestuurders bij de KBO. In dit geval is het noodzakelijk om te controleren of het ontslag effectief is gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.

Bron: Van Havermaet