Welke gegevens dient u verplicht te vermelden in uw e-mails? (Marlex)

Auteurs: Marc D’hoore en Stefanie Claeys (Marlex)

Een e-mail lijkt vaak minder formeel dan een brief. Maar ook bij het versturen van e-mails vanuit uw onderneming bent u verplicht enkele vermeldingen standaard op te nemen.

Deze verplichte vermeldingen zijn daarbij niet beperkt tot e-mails; ze moeten op heel wat communicatie uitgaande van uw onderneming verplicht opgenomen worden.

Op basis van art. 2:20 WVV geldt dat alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders, websites en andere stukken, al dan niet in elektronische vorm (waaronder e-mails), uitgaande van een rechtspersoon de volgende gegevens dienen te vermelden:

• de naam van de rechtspersoon;
• de rechtsvorm, voluit of afgekort;
• de nauwkeurige aanduiding van de zetel van de rechtspersoon;
• het ondernemingsnummer;
• het woord “rechtspersonenregister” of de afkorting “RPR”, gevolgd door de vermelding van de rechtbank van de zetel van de rechtspersoon;
• in voorkomend geval, het e-mailadres en de website van de rechtspersoon;
• in voorkomend geval, het feit dat de rechtspersoon in vereffening is.

Daarnaast bijkomend: minstens één bankrekeningnummer voor wie handel drijft met andere EU-lidstaten, samen met de IBAN en BIC code.

Elke e-mail uitgaande van uw onderneming dient bijgevolg bovenstaande gegevens te bevatten.

Deze bepaling slaat niet op commerciële folders, advertenties of affiches. Let wel: als deze verzonden worden via e-mail, dient deze e-mail wel alle verplichte vermeldingen te bevatten!

Bij miskenning van deze verplichte vermeldingen, is een sanctie mogelijk lastens diegene die meewerkt aan de miskenning. Niet enkel de onderneming zelf, maar dus ook degene die de e-mail verstuurd, kan mede aansprakelijk worden gesteld voor de daarin door de vennootschap aangegane verbintenissen.

Bron: Marlex