Verplicht gestructureerd elektronisch factureren vanaf 2026: wat moet u weten (Brickx Advocaten)

Auteurs: Mathieu Verfaillie en Klaas Denoulet (Brickx Advocaten)

Vanaf 2026 wordt het voor Belgische btw-plichtige ondernemingen verplicht om gestructureerde elektronische facturen te gebruiken. Dit betekent dat facturen voortaan digitaal moeten worden opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestandaardiseerd formaat dat automatische verwerking mogelijk maakt.

De nieuwe regels, die op 20 februari 2024 werden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, gelden voor transacties tussen Belgische btw-plichtigen (B2B).

De verplichting om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken geldt niet voor leveringen van goederen of diensten aan particulieren voor hun privégebruik (‘B2C’ of ‘business-to-consumer’).

Wat is een gestructureerde elektronische factuur?

Een gestructureerde elektronische factuur voldoet aan de strikte definitie in de btw-wetgeving. Het gaat om een factuur in een elektronisch formaat die aan specifieke technische standaarden voldoet de Europese semantische en syntactische standaardnormen en 16931-1 en CEN/TS 16931-2 (externe link). Dit maakt automatische verwerking mogelijk en biedt voordelen zoals minder administratieve lasten en een snellere afhandeling.

Wie moet E-invoicing gebruiken?

De verplichting geldt voor alle transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Ook buitenlandse entiteiten met een vaste inrichting in België vallen hieronder.

Uitzonderingen zijn

• Gefailleerde btw-plichtigen;
• Ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten volgens artikel 44 van het Btw-Wetboek;
• Niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting;
• Forfaitaire btw-plichtigen (behalve landbouwers met een bijzondere regeling);

De ontvanger van de gestructureerde factuur binnen het toepassingsgebied ervan, is verplicht deze te aanvaarden.

Het staat iedereen vrij om vrijwillig gestructureerde elektronische facturen te gebruiken, ook in situaties waar dat niet wettelijk verplicht is. Aangezien er voor die transactie geen verplichting is, is je klant dus niet verplicht om voor deze handeling een gestructureerde elektronische factuur te kunnen ontvangen. Dit zal dus alleen maar mogelijk zijn wanneer beide partijen akkoord zijn om op deze manier te werken.

Vanaf wanneer gaat de verplichting in?

De verplichte e-invoicing treedt in werking op 1 januari 2026.

Tot die datum kunnen ondernemingen nog papieren of niet-gestructureerde elektronische facturen gebruiken.

Vanaf 2026 wordt alleen de gestructureerde elektronische factuur wettelijk aanvaard. U kunt daarnaast, als u dat wenst, ook nog een pdf-versie of een papieren versie van de factuur versturen naar uw klant, maar de gestructureerde elektronische factuur is de enige factuur die wettelijk conform is.

Niet-naleving kan leiden tot zware sancties, aangezien de belastingdienst zal oordelen dat er geen factuur is uitgereikt. Dit maakt het onmogelijk om de btw op de factuur terug te vorderen en kan leiden tot een fiscale boete.

Technische specificaties

De exacte technische details worden vastgelegd in een nog te publiceren koninklijk besluit.

Gestructureerde elektronische facturen moeten voldoen aan de Europese normen en 16931-1 en CEN/TS 16931-2 (externe link). Praktisch betekent het dat gestructureerde elektronische facturen opgemaakt moeten kunnen worden in het Peppol-BIS-formaat. Dit wordt ook al toegepast voor handelingen tussen ondernemingen en de overheid (B2G). Afwijken is enkel mogelijk wanneer beide partijen akkoord zijn en het alternatieve formaat eveneens aan de Europese norm voldoet.

Fiscale stimuli voor E-invoicing

Om bedrijven te ondersteunen bij de overstap naar e-facturatie, zijn er enkele fiscale voordelen:

• Verhoogde investeringsaftrek: Vanaf 2025 wordt de aftrek voor digitale investeringen verhoogd naar 20%;
• Verhoogde kostenaftrek: Kleine ondernemingen en zelfstandigen die abonnementsformules gebruiken, kunnen tussen 2024 en 2027 een verhoogde aftrek van 120% toepassen. De meerprijs die men omwille van e-facturatie (opstellen, verzenden en ontvangen van elektronische facturen in een gestructureerde vorm) voor een bestaand softwareabonnement zal worden betaald, komt in aanmerking voor de verhoogde kostenaftrek van 120 % op voorwaarde dat die meerprijs afzonderlijk is vermeld op de factuur;

Btw- en kostenaftrek

Vanaf 1 januari 2026 kunt u als zelfstandige btw alleen aftrekken op basis van gestructureerde elektronische facturen die aan alle wettelijke vereisten voldoen.

Kosten op privéfacturen, zoals energie- en waterrekeningen, kunnen echter nog steeds worden ingebracht op basis van papieren of niet-gestructureerde elektronische facturen. Die facturen vallen namelijk buiten de nieuwe verplichting tot uitreiking en ontvangst van gestructureerde elektronische facturen.

Wat nu?

De overgang naar verplichte e-invoicing vereist tijdige voorbereiding. Zorg dat uw factureringssysteem voldoet aan de nieuwe standaarden en profiteer van de beschikbare fiscale voordelen. Houd ook de publicatie van het koninklijk besluit in de gaten voor verdere details.

Conclusie

E-invoicing biedt efficiëntie en automatiseringsvoordelen, maar vereist aanpassingen. Start vroeg met de voorbereiding om boetes en verlies van aftrek te vermijden.

Bron: Bricks Advocaten