Peppol – automatische ontvangst facturen: ook automatische aanvaarding? (aternio)

Auteur: Olivier Kerhofs (aternio)

Vanaf 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen gestructureerde elektronische facturen, ook wel “e-facturen” genoemd, gebruiken om elkaar automatisch facturen te sturen.

De verzending van e-facturen gebeurt via het Peppol-netwerk, een systeem dat gebruikmaakt van gecertificeerde dienstverleners. Dit netwerk zorgt ervoor dat facturen automatisch en elektronisch uitgewisseld worden tussen de systemen van leveranciers en klanten. Dit betekent dat het gebruik van pdf-facturen als bijlage bij een e-mail niet meer toereikend is.

Wat is het belang van de aanvaarding van de factuur?

Wanneer een onderneming een factuur accepteert, gaat ze akkoord met de schuldvordering op de factuur én met de voorwaarden van het contract zoals vermeld in de factuur. Het aanvaarden van een factuur verplicht een onderneming in principe om de factuur te betalen.

Hoe facturen aanvaarden?

Een factuur kan expliciet, impliciet of stilzwijgend worden geaccepteerd.

Een expliciete aanvaarding blijkt uit de handtekening voor akkoord op de factuur. De betaling zonder voorbehoud of het gebruik van een factuur in de btw-aangifte zijn voorbeelden van impliciete aanvaarding. Stilzwijgende aanvaarding gebeurt als een onderneming een factuur niet op tijd en concreet betwist.

Wat is de link met e-facturen?

Dankzij e-facturatie worden facturen direct en automatisch uitgewisseld tussen de (boekhoud)softwaresystemen van ondernemingen.

Een belangrijke vraag is of bedrijven de mogelijkheid behouden om facturen te controleren en goed te keuren voordat deze in hun boekhouding worden opgenomen. Zoals hierboven vermeld, kan de aanvaarding van een factuur belangrijke gevolgen hebben.

Het Peppol-netwerk zelf biedt geen specifieke functie om een factuur te betwisten. Dit hangt af van de mogelijkheden van de gebruikte (boekhoud)software. Verschillende softwarepakketten op de Belgische markt lijken al de functionaliteit aan te bieden waarmee een onderneming de e-facturen kan goed- of afkeuren voordat ze formeel in de boekhouding worden opgenomen en verwerkt.

Aandachtspunt voor accountants

Een aandachtspunt hierbij is dat als een (interne of externe) accountant de boekhouding van een onderneming beheert, deze best een e-factuur pas boekhoudkundig verwerkt na toestemming van de klant of een bevoegde persoon binnen de onderneming. Zonder deze toestemming riskeert de accountant mogelijke aansprakelijkheid voor de gevolgen van de impliciete aanvaarding van een e-factuur via het Peppol-netwerk.

Omwille van dit risico is het essentieel dat accountants duidelijke afspraken maken met hun klanten over de goedkeuring en de boekhoudkundige verwerking van e-facturen.

Bron: aternio