Hoe stel ik correct een factuur op? (Flex Advocaten)

Auteur: Alexander Wynter (Flex Advocaten)

Indien een factuur niet correct is opgesteld, verzwakt dit uw positie om de geleverde goederen of diensten betaald te zien. Als uw debiteur weigert te betalen of niets van zich laat horen en u moet de factuur invorderen (bvb. via een online incassoplatform als factuurinnen.be of via een advocaat), dan doet u er goed aan om sterk te staan en het risico op afwijzing van uw vordering te voorkomen door goed opgestelde facturen te maken.

Hoe doet u dat? We zetten het voor u op een rij.

  1. Factureer enkel primaire verbintenissen.

Het gebeurt vaak dat ondernemingen een schadevergoeding factureren. Denk bijvoorbeeld aan schade die werd veroorzaakt door een onderaannemer aan een werf die werd hersteld of vergoed door de hoofdaannemer.  Deze schade is niet factureerbaar! Enkel primaire verbintenissen kunnen het voorwerp uitmaken van een factuur. Dat wil zeggen geleverde goederen of diensten en dus geen zogenaamde secundaire verbintenissen, zoals een schadegeval.

  1. Verplichte vermeldingen op de factuur.

Opdat uw factuur aan de geldende wettelijke verplichtingen zou voldoen dient de factuur minstens volgende verplichte vermeldingen te bevatten:

  • Het woord “factuur”;
  • De naam van uw onderneming, het adres van uw maatschappelijke zetel en uw BTW-nummer (en de plaats van het rechtspersonenregister waar de onderneming is ingeschreven indien het een vennootschap betreft, bvb. “RPR Dendermonde”);
  • De volledige naam (met vennootschapsvorm indien het een vennootschap betreft), het adres en het BTW-nummer van uw klant;
  • De factuurdatum (met optioneel, maar wel bij voorkeur, de vervaldatum van de factuur);
  • Het factuurnummer (dat doorlopend moet zijn in uw boekhouding);
  • De datum van de geleverde goederen of diensten;
  • Een zo precies mogelijke omschrijven van de geleverde goederen of diensten (indien er een offerte werd gemaakt die voldoende gedetailleerd is, kan u hiernaar verwijzen)
  • Het bankrekeningnummer waarop moet worden betaald;
  • Het BTW-regime (21%, 6%, verlegging van BTW, etc…)
  1. Deel uw algemene voorwaarden mee.

Goede algemene voorwaarden hebben is één ding (raadpleeg onze blogpost hier voor tips), maar u dient er ook voor te zorgen dat u ze ook kan afdwingen (raadpleeg onze blogpost hier hoe u dat doet).

Wat dit laatste betreft is het van belang dat u de algemene voorwaarden meezendt met uw factuur, hetzij door deze op te nemen in dezelfde PDF als de factuur bij elektronische verzending, ofwel bvb. op de achterzijde van de factuur indien u ze verzendt per post. In dat geval doet u er goed aan op de voorzijde te verwijzen naar de algemene voorwaarden op de achterzijde.

En let tenslotte op uw taal! Zorg ervoor dat de factuur in de juiste taal is opgesteld in (taal)grensoverschrijdende relaties. We wijdden hier al een blogpost aan die u hier kan raadplegen.

Bron: Flex Advocaten