Gewijzigde marktomstandigheden en prijsstijgingen: zijn uw algemene voorwaarden en contracten er tegen bestand? (Monard Law)

Auteur: Monard Law

De media staan er bol van: de prijzen stijgen. Of het nu gaat om energieprijzen, de prijzen van staal en aluminium, van zeecontainers, microchips of halfgeleiders en bouwmaterialen. De markt is vandaag grillig en onvoorspelbaar. Na de Covid-19 pandemie, blokkade van het Suez-kanaal en onvoorspelbare marktomstandigheden, zijn vraag en aanbod niet altijd verenigbaar.

Maar hoe gaat u hier als vooruitstrevende onderneming op een correcte en vooral sluitende manier mee om? Hoe wapent u uw onderneming tegen de onzekerheden op de markt?

COMMERCIËLE CONTRACTEN

Is uw onderneming actief op de business-to-business markt, dan bent u in principe vrij om met uw klanten en leveranciers afspraken vast te leggen in een overeenkomst. Voor zover u natuurlijk kleurt binnen de krijtlijnen die de wetgever uitzette.

We focussen hierna op een aantal contractuele mechanismen waar u op kan terugvallen als ondernemer in het geval u geconfronteerd wordt met gewijzigde marktomstandigheden. Verder wijzen we ook op de wettelijke grenzen aan de vrijheid van contracteren. Recent heeft de wetgever immers ook de contractvrijheid tussen ondernemingen (B2B) ingeperkt.

Prijsstijgingen

Stel: u sluit als onderneming een overeenkomst af voor de levering en installatie van een nieuwe IT-infrastructuur bij een KMO. U maakte een offerte op voor de levering van 10 laptops, docking stations en thin clients. Verder voorzag u de levering en plaatsing van audio- en video apparatuur in de vergaderzaal van de KMO. Voor elke medewerker wilt de KMO een headset en een tablet, ook dat bood u aan. Daarnaast verkocht u een aantal software-licenties en zullen uw medewerkers de KMO ondersteunen bij het migreren naar de “cloud”.

Door de enorme vraag naar IT-materiaal, geboost door het vele telewerken in corona-tijden, zijn de prijzen van bepaalde componenten enorm gestegen. Niet enkel GPU’s maar ook SSD’s en RAM’s zijn op enkele maanden tijd gevoelig in prijs gestegen. Daarnaast heerst er een enorme schaarste op de markt. Mogelijks kan u niet of niet tijdig leveren bij uw klant. Wat nu?

Of nog, stel: uw onderneming is actief in internationale distributie van industriële producten. De markt boomt, maar stillaan wordt het quasi onmogelijk om nog zeecontainers vast te krijgen om de import en export van uw producten te organiseren. Naast de enorme vertragingen in de supply chain, swingen de prijzen van zeecontainers de pan uit. De prijs van scheepstransport op een jaar tijd met maar liefst 500% gestegen. Kan u deze enorme stijging in transportkost doorrekenen aan uw medecontractant?

Er zijn een aantal clausules die u kan voorzien in uw overeenkomsten, zowel langs klant-als leverancierszijde, om uw onderneming houvast te bieden in deze onzekere tijden.

Prijsaanpassingsclausule

i. Aandachtspunten

De prijs is een essentiële bepaling in je overeenkomsten. Als onderneming bepaal je een prijs, rekening houdend met kostenstructuur, overhead en marge. In uw commerciële relaties zal de prijs vaak het speerpunt zijn bij de onderhandelingen. Uiteindelijk bereik je met klant of leverancier een akkoord over de prijs en alle andere aspecten van de samenwerking. Er komt een overeenkomst tot stand op basis van die wilsovereenstemming tussen de partijen.

Maar dan komt de aap uit de mouw: u wordt geconfronteerd met stijgende prijzen waardoor de premissen die golden bij de totstandkoming van de overeenkomst niet of veel minder standhouden. Kan u de prijs die overeengekomen werd aanpassen?

Een prijsherzieningsclausule is een bepaling die u kan opnemen in een overeenkomst waarin een mechanisme wordt omschreven om de overeengekomen prijs onder bepaalde voorwaarden aan te passen. Zo een prijsaanpassingsclausule kan perfect. Al moet u rekening houden met een aantal randvoorwaarden. Zo moet de nieuwe prijs op basis van het mechanisme dat wordt opgenomen, kunnen worden bepaald zonder dat er een nieuw akkoord nodig is tussen de contractspartijen. De nieuwe prijs moet met andere woorden kunnen worden bepaald aan de hand van principes die u bent overeengekomen zonder dat er nog een akkoord nodig is van de andere partij.

Indien de prijs op basis van de prijsaanpassingsclausule niet transparant bepaalbaar is, kan dat leiden tot de nietigheid ervan. Dat houdt in dat de clausule voor niet geschreven wordt gehouden. Kortom: u zal er zich niet op kunnen beroepen wanneer het nodig is.

ii. Herstelwet

Verder dient u ook rekening te houden met de wet betreffende economische herstelmaatregelen van 30 maart 1976. Met wat jaren op de teller nog steeds brandend actueel. Deze wet schrijft voor dat elke prijsaanpassingsclausule die gekoppeld wordt aan het indexcijfer van de consumptieprijzen of een ander indexcijfer, van rechtswege nietig is. Verder stelt de wet dat de prijsaanpassingsclausule de prijs slechts mag wijzigen tot een bedrag van maximum 80% van de eindprijs en bovendien gekoppeld moet worden aan objectieve parameters die reële kosten vertegenwoordigen.

iii. Nieuwe B2B-wet

Op 1 december 2020 trad de nieuwe B2B-wet in werking. Er vloeide al veel inkt over de manier waarop de wetgever hiermee nu ook  ingrijpt in de handelsrelaties tussen ondernemingen. De wet legt immers de contractvrijheid in B2B-relaties aan banden.

Specifiek met het oog op prijsaanpassingen in overeenkomsten, is deze wet uiterst relevant.

Onder deze nieuwe B2B-wet, is het verboden om zonder geldige reden eenzijdig de prijs, de kenmerken of de voorwaarden van de overeenkomst te wijzigen. De mogelijkheid om prijzen aan te passen, moet dus transparant gekoppeld worden aan objectieve parameters: stijging grondstofprijzen, stijging transportkosten, …

Ook hier moet u als onderneming de nodige aandacht aan besteden. De nieuwe B2B-wet is immers van toepassing op alle overeenkomsten die na 1.12.2020 worden gesloten, verlengd of gewijzigd. Nieuwe professionele klanten die voor het eerst uw algemene voorwaarden of overeenkomst, offerte etc. ontvingen na deze datum, kunnen zich dus ook beroepen op de nieuwe wet.

iv. Tips & tricks

Ziet u door de bomen het bos niet meer? We geven graag enkele richtsnoeren mee voor het opstellen van de prijsaanpassingsclausule:

• Bepaal in de overeenkomst duidelijk wanneer de prijs mag worden aangepast (maandelijks, op de verjaardag van de overeenkomst, elke keer wanneer er zich een prijsstijging voordoet…)
• Wees transparant: haal objectieve parameters aan die de prijs kunnen beïnvloeden en dus een prijsaanpassing kunnen triggeren
• Geef aan op welke manier u uw contractspartner moet informeren van uw voornemen om de prijzen aan te passen (per aangetekend schrijven, email,…)
• Neem daarbij ook op vanaf wanneer de gewijzigde prijzen in voege treden
• Schep helderheid: op welke bestellingen zullen deze nieuwe prijzen een invloed hebben? Let op! Bevestigde bestellingen vormen de basis van de overeenkomst, je kan dan niet eenzijdig de overeengekomen prijzen wijzigen.
• Bied opties: je kan de mogelijkheid voorzien om bij gebrek aan akkoord over de nieuwe prijzen, de overeenkomst te beëindigen.

Een correcte prijsaanpassingsclausule opmaken, die rekening houdt met alle wettelijke beperkingen, is maatwerk. Investeer daarom in goede afspraken. Indien de clausule deze principes niet respecteert, bestaat de kans dat de bepaling nietig wordt verklaard en sta je als ondernemer terug bij af.

Overmacht?

Wanneer u geen prijsaanpassingsclausule heeft voorzien in uw overeenkomst met klant/leverancier, zijn er nog andere mechanismen die soelaas kunnen bieden.

Overmacht is een alom gekend begrip. Op basis van heersende cassatierechtspraak, wordt “overmacht” omschreven als een gebeurtenis die een onoverkomelijk beletsel vormt voor het nakomen van een verbintenis, buiten de wil van de partij die er zich op beroept.

Om van overmacht te kunnen spreken, dient u dus in de absolute onmogelijkheid te verkeren om de overeengekomen producten of diensten te leveren.

Indien de prijzen dermate stijgen, dat het voor u als onderneming economisch niet haalbaar is om nog te leveren aan de overeengekomen prijzen, is dat strikt genomen nog geen overmacht. U kan inderdaad leveren, zelfs indien uw marge volledig onderuit gehaald zou worden.

Het niet kunnen nakomen van een betalingsverplichting wegens economische omstandigheden zal ook geen overmacht uitmaken.

Hardship?

Daar waar bij overmacht sprake moet zijn van een absolute onmogelijkheid om de overeenkomst (al dan niet tijdelijk) uit te voeren, spreken we van “hardship” of imprevisie wanneer het niet onmogelijk geworden is om de contractuele afspraken na te komen, maar wel bijzonder veel moeilijker.

Indien de staalprijs bijvoorbeeld met 70% stijgt, is het als staalleverancier uiteraard niet onmogelijk om te leveren onder een verkoopovereenkomst, het nakomen van de afspraken wordt wel bijzonder moeilijk en/of economisch pijnlijk.

Hardship betekent dus: een onvoorzienbare situatie die een dermate ernstig onevenwicht doet ontstaan tussen de contractpartijen dat de verdere uitvoering van de overeenkomst in onveranderde omstandigheden buitengewoon nadelig is voor één contractpartij.

Belangrijke kanttekening hierbij is dat de imprevisieleer in het Belgisch recht traditioneel niet

wordt aanvaard. U kunt contractueel uiteraard wel een clausule opnemen die ook hardship en de gevolgen ervan regelt.

Wat wel meer en meer aanvaard wordt in de Belgische rechtspraak is dat wanneer  het contractueel evenwicht tussen de partijen wordt verstoord door externe omstandigheden (bijv. extreme prijsstijgingen, enorme schaarste), dat op de contractspartijen dan wel de verplichting rust om de afspraken te goeder trouw te heronderhandelen, rekening houdende met de nieuwe realiteit.  Deze verplichting wordt afgeleid uit de wettelijke verplichting om een overeenkomst te goeder trouw uit te voeren (artikel 1134, derde lid BW). In de praktijk zal dit echter maar zeer zelden een oplossing bieden en creëert dit geen zekerheid. We raden dan ook aan om dit principe vooraf in uw algemene voorwaarden of overeenkomsten op te nemen (indien u de verkoper bent).

Zoals u ziet: er zijn tal van manieren om binnen een commerciële, contractuele relatie correct en transparant te anticiperen en te reageren op onvoorziene marktomstandigheden. Uiteraard is het helder vastleggen en toepassen van het contractueel kader voor uw business, maatwerk. Standaardclausules zijn vaak niet aangepast aan de noden van uw onderneming.

Bron: Monard Law