Factuurvoorwaarden. Een onmisbaar kwaad (Bright)

Handel & Consument | 21 februari 2018

Auteur: Bright

Publicatiedatum: 15/01/2018

Een nieuw jaar. Een nieuw begin. Maak ten minste al één goed voornemen voor 2018; zorg ervoor dat uw facturen een minimum aan (factuur)voorwaarden bevatten, en dat ze ook actueel zijn. Al te vaak stellen wij vast dat ondernemers (nog) geen factuurvoorwaarden hebben; of men stuurt zijn facturen elektronisch op, in pdf, terwijl de voorwaarden op de achterzijde van het briefpapier staan en niet mee gestuurd worden.

Blijft uw klant in gebreke, dan kunnen goeie voorwaarden nochtans een wezenlijk verschil maken:

in het geval van (aanhoudende) wanbetaling; dan wil u de hoofdsom toch verhoogd zien met interesten en een (forfaitair) schadebeding? U moet toch ook interesten betalen op een krediet!
is de facturatie opgesteld in het kader van contracten met opeenvolgende prestaties, dat u het recht hebt om verdere prestaties of leveringen op te schorten tot na betaling.
eventueel een eigendomsvoorbehoud; dat de goederen uw eigendom blijven zolang niet betaald. Ook in geval van faillissement van uw klant kan dat trouwens interessant zijn.
een bevoegdheidsbeding, zodat u in geval van procedures deze kunt voeren voor uw eigen rechtbank, niet die van uw klant. Als uw klant in bijvoorbeeld Luik of verder nog, Italië, niet betaalt, dan wilt u toch niet naar Luik of Italië gaan om te procederen. Neem, dan wilt u dat voor de rechtbank van uw eigen zetel doen, met uw gebruikelijke raadsman en in uw eigen taal.

Weet dat Bright in de voorbije jaren een standaard sjabloon van algemene voorwaarden heeft ontwikkeld dat zij tegen een concurrentiële forfaitaire prijs aanbiedt en dat desgevallend in regie verder op maat van uw bedrijf kan worden aangepast. Via ons netwerk van juridische vertaalbureaus kunnen wij desgevallend ook de vertaling voor u verzorgen. Heeft u daar vragen over, meen gerust contact op met mr. Dirk Clarysse (dirk.clarysse@bright.legal).

Voor nu geven wij u alvast nog enkele nuttige tips & tricks mee.

Hoe uw voorwaarden tegenstelbaar maken aan uw klanten?

Werkt u met offertes of orderbevestigingen, met contracten die per bestelling worden afgesloten of met raamcontracten, dan kunt u uw factuurvoorwaarden daar reeds in opnemen, in of samen met uw contractvoorwaarden. Wordt het contract getekend, wordt de offerte aanvaard, wordt een bepaald order bevestigd, dan aanvaardt men ook de factuurvoorwaarden. Dan kunt u het zich zelfs permitteren om die voorwaarden niet te herhalen op de factuur. Ze zijn dan immers al opgelegd en aanvaard op het ogenblik van de contractsluiting.

Worden orders niet schriftelijk geplaatst of bevestigd, dan zorgt u er best wel voor dat de factuurvoorwaarden op uw facturen zijn vermeld. Veelal staan factuurvoorwaarden op de achterzijde van facturen gedrukt. Dat kan uiteraard perfect maar zorg er dan voor dat op de voorzijde uitdrukkelijk naar de achterzijde wordt gewezen. Zo vermijdt u dat uw klant naderhand kan zeggen dat hij zich niet bewust was van een achterzijde… Verstuurt u uw facturen elektronisch, stuur dan ook uw voorwaarden mee. Neem ze op in hetzelfde document als de factuur of voeg ze apart maar in dezelfde e-mail toe.

Volstaan voorwaarden in het Nederlands?

Volgens de Belgische taalwetgeving moeten de verplichte vermeldingen van een factuur, de factuur zelf dus, steeds opgesteld zijn in de taal van de exploitatiezetel van de opsteller. Is uw cliënteel gediversifieerd en moet u dus ook facturen sturen naar Wallonië of zelfs naar het buitenland, dan moeten uw facturen strikt gezien nog steeds in het Nederlands worden opgesteld en dan zult u, ten behoeve van de klanten, eventueel in een vertaling of een meertalige factuur moeten voorzien.

Op de factuurvoorwaarden is de taalwetgeving niet van toepassing. Factuurvoorwaarden behoren immers niet tot de verplichte vermeldingen op een factuur. Die kunt u in principe dus in welke taal dan ook gaan opstellen maar let wel, om ze afdwingbaar te maken tegenover uw klant zullen ze in een taal moeten zijn waarvan u desgevallend zult moeten aantonen dat uw klant die begrijpt. Dat moet niet noodzakelijk de nationale taal zijn van het land van uw klant. Stel dat u niet alleen klanten hebt in Vlaanderen en Wallonië, maar bijvoorbeeld ook nog in Rusland, Japan, Frankrijk, Duitsland, edm. dan kunt u moeilijk voor elke taal een vertaling hebben. Als u kunt aantonen dat de communicatie met klanten in die landen evenwel in het Engels verloopt, of in het Frans, dan zit u goed met een vertaling in het Frans en het Engels. Vandaar dat zeker internationale bedrijven hun voorwaarden vaak in 3 talen (Nederlands, Frans en Engels) voorzien.

Kan ik mijn voorwaarden naderhand veranderen?

Factuurvoorwaarden zijn te beschouwen als een onderdeel van een contractuele relatie, en zoals voor elk contract geldt, wijzigingen of toevoegingen zullen maar afdwingbaar zijn ten aanzien van uw medecontractant of klant wanneer deze daar vooreerst kennis van heeft gekregen en twee, wanneer hij/zij die wijzigingen of toevoegingen ook heeft aanvaard. Zeker als de factuurvoorwaarden enkel deel uitmaken van een offertedocument of een heus contract, zal dan dus een addendum onderhandeld en getekend moeten worden.

In de feiten kan die aanvaarding echter soms wel stilzwijgend zijn. In een continue handelsrelatie, waarin uw klant dus op heel geregelde tijdstippen bestellingen plaatst, kan geargumenteerd worden dat een wijziging van één of meerdere voorwaarden en route du parcours geacht mag worden aanvaard te zijn wanneer de facturen na die wijziging zonder meer, zonder enige opmerking of voorbehoud dus omtrent een gewijzigde bepaling, verder worden betaald.