Facturen protesteren via PEPPOL: hoe doe je dat correct? (Bannister)

Auteur: Bannister

Sinds januari 2026 is elektronische facturatie via PEPPOL verplicht voor alle ondernemingen in België. Facturen tussen bedrijven verlopen sindsdien standaard via dit netwerk. Toch verandert de digitale verzendwijze niets aan de basisregel uit het Belgisch verbintenissenrecht: een factuur – ook wanneer die via PEPPOL wordt verstuurd – blijft een eenzijdige rechtshandeling van de schuldeiser. Wie het niet eens is met een ontvangen factuur, moet deze nog steeds tijdig en duidelijk protesteren. Anders kan de factuur als aanvaard worden beschouwd, met alle juridische gevolgen van dien – en in het bijzonder de betaalverplichting.

Technische statussen zijn geen juridisch protest

Hoewel PEPPOL en de boekhoudprogramma’s die ermee werken technische statussen kunnen toekennen, hebben deze niet noodzakelijk juridische waarde als protest. Ze tonen in principe enkel een interne verwerking aan, maar niet dat de leverancier je concrete bezwaren heeft ontvangen. De rechtspraak blijft op dit punt consistent: alleen een expliciet, aantoonbaar en rechtstreeks protest dat de afzender van de factuur daadwerkelijk bereikt, voorkomt stilzwijgende aanvaarding.

Hoe protesteer je geldig tegen een factuur?

1. Schriftelijk protest – buiten PEPPOL

Een geldig protest gebeurt via:

• E-mail aan de leverancier (bij voorkeur met ontvangstbewijs of reactie); of
• Aangetekende brief

De rechtsleer omschrijft protest als elke communicatie waarbij de schuldeiser ondubbelzinnig kennis krijgt van de betwisting. Dat betekent dat een goed gemotiveerde e-mail volstaat, op voorwaarde dat je het bewijs van ontvangst kunt leveren.

2. Tijdigheid – protesteer binnen een redelijke termijn

In B2B-verhoudingen moet een factuur binnen een redelijke termijn worden geprotesteerd. De praktijk hanteert 7 tot 14 dagen tot maximaal 1 maand als richtlijn, maar de termijn wordt steeds in de concrete context beoordeeld. Na afloop van deze periode wordt het moeilijker om stilzwijgende aanvaarding tegen te spreken, tenzij het gaat om fouten die pas later konden worden vastgesteld.

3. Inhoudelijke motivering van het protest

Een geldig protest vermeldt steeds:

• Welke factuur wordt betwist (factuurnummer en datum);
• Welke posten fout zijn of niet overeenstemmen met de afgesproken levering of dienstverlening;
• Duidelijke omschrijving van de reden van de betwisting (bijvoorbeeld niet-uitgevoerde werken, foutieve hoeveelheden of onjuiste prijs);
• Eventuele bewijsstukken ter ondersteuning van je bezwaar.

Hoe preciezer het protest, hoe sterker je bewijspositie.

4. Bewijs van verzending en ontvangst

Omdat PEPPOL zelf geen juridisch protest oplevert, moet je kunnen aantonen dat je bezwaar de leverancier effectief heeft bereikt. Dat kan via:

• Een lees- of ontvangstbevestiging van de e-mail;
• Een antwoord van de leverancier waarin wordt bevestigd dat het protest is ontvangen;
• Track-and-trace van een aangetekend schrijven.

Conclusie: protesteer tijdig en aantoonbaar

Elektronische facturatie via PEPPOL maakt het facturatieproces efficiënter, maar verandert niets aan je verplichting om tijdig en duidelijk te protesteren tegen foutieve of onterechte facturen. Zorg ervoor dat je protest schriftelijk, gemotiveerd en aantoonbaar is, en bewaar alle bewijzen van verzending en ontvangst. Zo bescherm je jezelf tegen stilzwijgende aanvaarding en mogelijke betaalverplichtingen voor prestaties die niet correct zijn uitgevoerd.

Bron: Bannister