E-facturatie: beter vroeg dan laat (Gevaco Advocaten)

Auteur: Gerry Banken (Gevaco Advocaten)

Ondernemers zijn vanaf 1 januari 2026 verplicht om hun facturen via e-facturatie aan hun professionele klanten te bezorgen en, omgekeerd, om facturen van hun professionele leveranciers op dezelfde wijze te ontvangen (B2B).  In handelsrelaties tussen ondernemingen sterft de papieren – maar ook de digitale factuur – langzaam een stille dood.

Nog veraf!? Ja en neen. Vanaf 1 maart 2024 zijn ondernemingen immers al verplicht om hun facturen (met een waarde van meer dan 3.000,00 exclusief btw) aan Vlaamse en federale overheden, maar ook bijvoorbeeld aan ziekenhuizen en scholen, te verzenden via e-facturatie.

Wat is e-facturatie?

De correcte term is een gestructureerde elektronische factuur. Het gaat om een elektronische factuur die wordt opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm, zodat de automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk wordt.

Het verschil met een digitale factuur die in pdf-formaat via e-mail wordt verzonden is, is dat de factuur bij e-facturatie opgeslagen wordt in een digitaal formaat (XML-bestand) waardoor zij automatisch wordt herkend, verwerkt en geïntegreerd door computersystemen en boekhoudsoftware. E-facturen hebben conform een Europees model een vaste lay-out met velden die verplicht ingevuld moeten worden. Indien bepaalde elementen ontbreken in een e-factuur, zal deze e-factuur binnen het gereglementeerd systeem niet aanvaard worden.

Ook na 1 januari 2026 blijft het mogelijk om naast de e-factuur een pdf-versie of papieren versie van de factuur te verzenden, maar de gestructureerde elektronische factuur zal het enige wettelijke referentiepunt voor de afspraken tussen partijen zijn.

E-facturatie verloopt via het standaardplatform Peppol, waarop aangesloten kan worden via diverse softwaretoepassingen die momenteel al op de markt bestaan. Door de aansluiting bij Peppol komt men automatisch terecht in de pool van andere e-factureerders en ontvangers.

Voordelen van e-facturatie

Deze doorgedreven vorm van elektronische facturatie tussen ondernemingen zorgt ervoor dat facturatie én betaling vlotter zal verlopen met minder menselijke tussenkomen en dus met minder kans op materiële fouten.

Door het platform Peppol komen de e-facturen rechtstreeks in het softwarepakket van de klant terecht. Dit biedt bescherming tegen verlies van de factuur, maar ook tegen factuurfraude.

Ten slotte zou het systeem ook een verlaging van administratiekosten met zich meebrengen.

 Nadelen?

Een mogelijk nadeel kan zijn dat de ondernemer alle facturatiegegevens zonder uitzondering in haar bezit moet hebben. Indien één van de gegevens ontbreekt zal de e-factuur immers niet aanvaard worden.

Daarnaast moet de onderneming beschikken over een softwarepakket dat de aansluiting op Peppol mogelijk maakt. Indien dat nog niet het geval is, staat hiertegenover een bijkomende kost. De overheid voorziet hiervoor weliswaar fiscale tegemoetkomingen. Zo geldt vanaf 2025 een verhoogde investeringsaftrek van 20 % voor digitale investeringen, zoals software voor e-facturatie. Daarnaast komt er een tijdelijk verhoogde kostenaftrek van 120 procent voor de kosten om factureringspakketten te huren.

Mag e-facturatie ook vroeger?

Ondernemingen die vandaag softwarematig al klaar zijn voor e-facturatie (omdat zij bijvoorbeeld al op regelmatige basis voor Vlaamse en federale overheden werken), mogen  ook nu reeds hun facturen via e-facturatie aan hun B2B-klanten verzenden. Een administratieve vereenvoudiging komt de onderneming immers steeds ten goede.

Omdat de wettelijke verplichting pas op 1 januari 2026 in werking treedt, kan een onderneming haar professionele klanten voor die datum nog niet verplichten om haar facturen via deze weg te ontvangen. De professionele klant mag dus blijven aandringen op een gewone papieren factuur of een factuur in pdf-formaat.

Zoals echter het steeds gaat met verandering: wie op tijd aanpast en investeert komt misschien te vroeg, maar nooit te laat.

Bron: Gevaco Advocaten