De elektronische handtekening in handelstransacties (Grant Thornton)

Handel & Consument | 8 april 2024

Auteur: Ellen Van Ingelgem (Grant Thornton)

Als gevolg van de digitalisering worden er steeds meer documenten en contracten elektronisch ondertekend. Maar hoe zit het nu juist met de juridische waarde van zo’n elektronische handtekening? Is die evenveel waard als de klassieke, met de pen geplaatste handtekening? In deze bijdrage zoomen we in op de verschillende soorten elektronische handtekeningen en de waarde ervan in het rechtsverkeer[1].

Soorten elektronische handtekeningen

In België is de elektronische ondertekening van documenten in principe algemeen aanvaard en zelfs in de wet opgenomen. Slechts in uitzonderlijke omstandigheden zal nog een klassieke, met de pen geplaatste handtekening vereist zijn. De ondertekening van arbeidsovereenkomsten is er één van. Een ander voorbeeld is de publicatie van bepaalde beslissingen in de Bijlagen tot het Belgisch Staatsblad (bijvoorbeeld bestuurswijzigingen, wijzigingen van het adres van de maatschappelijke zetel).

Andere documenten van overheidsinstanties vereisen soms ook nog een klassieke, met de pen geplaatste handtekening (bijvoorbeeld aanvragen voor subsidies of vergunningen), al is de huidige trend dat meer en meer van deze instanties ook overschakelen op het aanvaarden van elektronische handtekeningen.

Er zijn meer bepaald drie soorten elektronische handtekeningen die kunnen worden gebruikt, afhankelijk van het soort document dat moet worden ondertekend.

Gewone elektronische handtekening (Standard electronic signature – ‘SES’)

Deze vorm van ondertekening is zeer eenvoudig en snel uit te voeren, maar minder verifieerbaar dan de andere twee vormen – AES en QES (zie hieronder). Dit is omdat de SES niet duidelijk aan een persoon kan worden toegewezen. Een SES biedt daarom minder zekerheid vanuit bewijsoogpunt. De eIDAS-verordening (een Europese verordening die sinds 1 juli 2016 van kracht is) bepaalt echter wel dat een SES geen rechtsgevolgen en ontvankelijkheid in gerechtelijke procedures kan worden ontzegd, louter op grond van het feit dat ze niet voldoet aan de vereisten van een QES (zie hieronder).

Een klassiek voorbeeld van een gewone elektronische handtekening is het invoeren van een PIN-code of wachtwoord, een gescande handtekening, of het aanklikken van een “ik ga akkoord”-knop.

Gewone elektronische handtekeningen kunnen in het algemeen in de volgende gevallen worden gebruikt (niet-limitatieve opsomming):

commerciële overeenkomsten tussen organisaties, met inbegrip van verkoopovereenkomsten, algemene voorwaarden, dienstverleningsovereenkomsten
consumentenovereenkomsten
interne reglementen of protocollen
gewone huur- en leaseovereenkomsten met een looptijd van negen jaar of minder.

Geavanceerde elektronische handtekening (Advanced electronic signature – ‘AES’)

Een AES vereist extra stappen voor de authenticatie van de gebruiker: een ondertekenaar wordt gevraagd een geldig document over te leggen om zijn identiteit te bevestigen, net als een unieke toegangscode na het ondertekeningsproces.

Geavanceerde elektronische handtekeningen vereisen ook dat een digitaal certificaat wordt gegenereerd en aan de digitale enveloppe wordt gehecht als onderdeel van de ondertekening.

Een AES vereist daarom een aantal technische controles die aantonen dat de handtekening authentiek is en dat het te ondertekenen document ongewijzigd blijft. Het biedt dus meer garanties op het vlak van authenticiteit en integriteit dan een SES, en zal in de meeste gevallen volstaan als bewijs voor de rechtbank.

Een voorbeeld van een geavanceerde elektronische handtekening zijn de handtekeningen geplaatst via de softwareproducten DocuSign, Adobe Sign en SignHere.

De AES biedt dus weliswaar meer waarborgen dan een SES, maar toch is ze evenmin juridisch gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening en zal ze niet van rechtswege moeten worden erkend in andere lidstaten van de EU of in andere derde landen.

Gekwalificeerde elektronische handtekening (Qualified electronic signature – ‘QES’)

Deze vorm van elektronische handtekening bevat de meest uitgebreide identificatie. Een QES is een specifieke implementatie van een elektronische handtekening die heeft voldaan aan de bepaalde specificaties van een overheid, waaronder het gebruik van een veilig middel voor het aanmaken van handtekeningen, en als “gekwalificeerd” is gecertificeerd door die overheid of door een door die overheid aangestelde, private partij.

Bij de QES moet de identiteit van de persoon worden geverifieerd vóór de ondertekening. Daarna geeft een gecertificeerd vertrouwensdienstaanbieder een elektronisch certificaat af dat de naam van de ondertekenaar draagt. Dit stelt de ondertekenaar in staat om vervolgens gekwalificeerde handtekeningen te genereren (één of meerdere keren, afhankelijk van het type certificaat).

De QES is juridisch gelijkwaardig aan een handgeschreven, met de pen geplaatste handtekening.

Een QES verschuift ook de bewijslast van de ongeldigheid van de handtekening van de ondertekenende partij naar de betwistende partij.

Tot slot vereist de eIDAS-verordening dat elke lidstaat de geldigheid van een QES aanvaardt, zelfs indien deze in een andere lidstaat van de EU is uitgevoerd.

Hoewel de QES dus gelijkwaardig is aan een handgeschreven handtekening op papier, zijn er toch documenten waarvoor de wetgever nog een papieren versie voorschrijft, zoals:

bepaalde vennootschapsdocumenten, zoals de inschrijving van de overdracht van aandelen in het register van aandelen van de vennootschap dat niet in elektronische vorm wordt aangehouden [2]
ondertekening van bepaalde formulieren, waaronder belastingaangiften en -aanvragen, die bij de overheid worden ingediend
contracten die rechten op onroerende zaken doen ontstaan of overdragen (met uitzondering van huurovereenkomsten met een looptijd van negen jaar of minder, die geldig kunnen worden ondertekend door elke vorm van een elektronische handtekening, mits de contractuele bewijsregels in acht worden genomen) [3]
contracten die wettelijk de tussenkomst vereisen van rechtbanken, autoriteiten of beroepsgroepen die een publieke taak uitoefenen (bijvoorbeeld openbare/authentieke akten die voor een notaris worden verleden)
contracten voor persoonlijke en zakelijke zekerheden die gesteld worden door personen die handelen voor doeleinden buiten hun handels- of beroepsactiviteit [3], of
overeenkomsten die onder het familierecht of het erfrecht vallen (bijvoorbeeld huwelijkscontracten) en akten van adoptie en van aan echtscheiding voorafgaande overeenkomsten.

De Europese Commissie heeft per lidstaat een lijst gepubliceerd van gekwalificeerde aanbieders van vertrouwensdiensten, in overeenstemming met de eIDAS-verordening.

Een van de bekendste voorbeelden van een gekwalificeerde elektronische handtekening in België is Itsme, maar ook via andere dienstverleners als GlobalSign en ZetesConfidens kunnen in België gekwalificeerde elektronische handtekeningen worden geplaatst.

Kanttekeningen met betrekking tot de (rechts)geldigheid

Betwisting geldigheid niet ondenkbaar

Ondanks dat een elektronische handtekening principieel geldig is, betekent dit niet dat de betwisting ervan ondenkbaar is. Men kan nog steeds de geldigheid van een elektronische handtekening aanvechten. Een SES is uiteraard makkelijker betwistbaar dan een AES of QES. Daarom wordt het gebruik van een SES buiten een informele/vertrouwde context eerder afgeraden.

Rechtsgeldigheid van een geprinte elektronische handtekening

Indien een document met een elektronische handtekening op papier wordt afgedrukt (gematerialiseerd), verliest de elektronische handtekening haar juridisch statuut. De functies van authenticiteit en integriteit gaan immers verloren via zo’n afdruk op papier.

Ondertussen zijn er bepaalde technologieën beschikbaar die het mogelijk maken om, aan de hand van het originele digitale document, bijvoorbeeld via een QR-code, de originele elektronische handtekening op te vragen, en bijgevolg toelaten dat een ‘gematerialiseerde handtekening’ de functies van een AES kan vervullen. Dit wordt ook een hybride handtekening genoemd.

Toch maakt dit de elektronisch ondertekende stukken soms onbruikbaar. Zo worden elektronisch getekende stukken niet aanvaard door de griffies van de ondernemingsrechtbanken, aangezien alles daar nog in papieren versie wordt neergelegd.

Rechtsgeldigheid van een document dat op verschillende manieren werd ondertekend

Het spreekt vanzelf dat wanneer verschillende partijen eenzelfde document moeten ondertekenen, dit best door iedereen op dezelfde manier wordt getekend (of elektronisch, of handgeschreven).

Het is echter mogelijk om een overeenkomst rechtsgeldig te laten ondertekenen met verschillende handtekeningen (handgeschreven én elektronisch), namelijk via het ondertekenen in zogenaamde counterparts. Dit betekent dat elke partij haar eigen exemplaar van (eenzelfde, identieke) overeenkomst ondertekent, waarna de ondertekenpagina’s onderling tussen alle partijen worden uitgewisseld. Elke partij beschikt op die manier over de overeenkomst met de ondertekenpagina’s van de andere partijen, die samen één origineel vormen.

Je kan er dan best voor zorgen dat er een counterpartsclausule in de overeenkomst staat zodat de ondertekenpagina’s met de handtekening(en) van je contractspartij(en) samen met de tekst van de overeenkomst zelf als een origineel exemplaar kan worden beschouwd.

Voor de meeste gebruikelijke overeenkomsten en handelingen volstaat een SES. Natuurlijk kan het zijn dat bepaalde organisaties of derden een AES vragen, waarbij gebruik kan worden gemaakt van gangbare dienstverleners zoals DocuSign, Connective en Adobe.

Wanneer een QES vereist is, zal de ondertekenaar een ondertekeningssoftware moeten gebruiken van een van de vertrouwde dienstverleners voor QES-certificaten van de lidstaat in kwestie (zie hierboven vernoemde lijst).