Checklist: hoe betwist je correct een factuur? (DLPA Advocaten)

Auteurs: Aurora Hoet & Axelle Allaeys (DLPA Advocaten)

Heb je een factuur ontvangen die niet klopt? Dan is het belangrijk om deze tijdig en correct te betwisten. Dat geldt zowel voor e-facturatie (via het Peppol-netwerk) als voor traditionele facturatie. Maar hoe pak je dat juridisch sluitend aan?

Deze checklist zet de belangrijkste aandachtspunten op een rij:

• Protesteer schriftelijk
• Vermeld duidelijk welke factuur je betwist
• Motiveer de betwisting
• Betwist de factuur tijdig
• Controleer de algemene voorwaarden
• Volg de communicatie goed op
• Bewaar alle communicatie
• Ook bij e-facturatie blijft correct protesteren van belang

Protesteer schriftelijk

Een factuur betwist je schriftelijk, idealiter per aangetekende brief of per e-mail met ontvangstbevestiging. Zo beschik je over bewijs van de betwisting.

Vermeld duidelijk welke factuur je betwist

Vermeld het nummer en de datum van de factuur die je betwist, zodat er geen discussie kan ontstaan over welke factuur het gaat. Verwijs eventueel naar de onderliggende overeenkomst als die er is.

Motiveer de betwisting

Geef duidelijk aan wat er niet klopt of waar je het niet mee eens bent. Motiveer nauwkeurig waarom de factuur wordt geprotesteerd.

Het kan bijvoorbeeld gaan over afgesproken tarieven die niet werden gehanteerd, prestaties die niet of onvolledig werden geleverd, problemen met de kwaliteit van de geleverde goederen of diensten, enz.

Dit is belangrijk, want een eenvoudige vraag om verduidelijking of een algemene betwisting volstaat niet!

Betwist de factuur tijdig

Ondernemingen moeten facturen binnen een “redelijke termijn” betwisten. Voor consumenten bestaat er geen wettelijke termijn, maar zij reageren ook best zo snel mogelijk. Wat een redelijke termijn is, hangt af van de concrete omstandigheden. Een veilige stelregel is binnen de 14 dagen na ontvangst te reageren.

Controleer de contractuele voorwaarden

Als algemene voorwaarden of een onderliggende overeenkomst van toepassing zijn, kunnen deze specifieke formaliteiten opleggen voor het betwisten van een factuur. Zo wordt vaak een (korte) termijn bepaald waarbinnen de betwisting moet gebeuren. Houd hier zeker rekening mee.

Volg de communicatie goed op

Als je een factuur betwist, moet de andere partij daar op haar beurt binnen een redelijke termijn op reageren.

Blijft een reactie uit, dan kan het stilzwijgen een aanwijzing vormen van aanvaarding. Volgt wél een antwoord, dan start een nieuwe redelijke termijn waarin je moet reageren.

Dit blijft zich herhalen tot er:

• geen reactie meer komt;
• partijen een akkoord bereiken;
• één van de partijen juridische stappen zet.

Blijf dus alert en volg de communicatie nauwgezet op.

Bewaar alle communicatie

Zorg ervoor dat je alle correspondentie – inclusief het bewijs van een aangetekende zending – zorgvuldig bewaart. Dit kan later cruciaal bewijs vormen.

Ook bij e-facturatie blijft correct protesteren van belang

Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie via het Peppol-netwerk verplicht voor Belgische btw-plichtige ondernemingen. Dit verandert echter niets aan de principes over het betwisten van een factuur. Het blijft dus in elke situatie van belang om schriftelijk, gemotiveerd en tijdig een factuur te betwisten.

Bron: DLPA