De taak van de griffier op de (burgerlijke) zitting – art.168 Ger.W. (Guy Hermans)

Auteur: G. Hermans m.m.v. K. Corsus en A. Boufflette

Publicatiedatum: november 2015

Artikel 168 Ger.W. bepaalt onder meer:

“ De griffier oefent een gerechtelijke functie uit. Hij vervult de griffietaken en staat de magistraat bij als griffier in alle verrichtingen van diens ambt. … Tot de taken van de griffier behoren….7°.De griffier verleent bijstand aan de magistraat: …3° hij notuleert het verloop van de rechtszaken en de uitspraken…”

De wetgever belastte de griffier in artikel 168 Ger W met twee heel verscheidene categorieën van opdrachten: hij “vervult de griffietaken” en “staat de magistraat bij als griffier in alle verrichtingen van diens ambt”. (Zie de opsomming in artikel 168 Ger W)

1. Algemeen

1.1 Wetgevende evolutie

De wetgevende evolutie in verband met het ambt van griffier wordt door H. VANMALDEGHEM (De griffier van de rechterlijke orde, Larcier – Ius & Actores, 2/2011, 5 e.v.) als volgt geschetst:

De Belgische grondwet vertrouwde in 1831 de rechterlijke organisatie toe aan de wetgever. De eerste wet op de rechterlijke organisatie van 4 augustus 1832 schakelde het ambt van griffier in. Daarop volgde de nog belangrijker wet van 18 juni 1869 op de rechterlijke inrichting.

De griffiers moesten nog tot 20 december 1957 wachten vooraleer de “Wet houdende het statuut van griffiers en van het personeel van hoven en rechtbanken” gestemd werd.

De gerechtelijke hervorming van de Wet van 10 oktober 1967 voerde het Gerechtelijk Wetboek in en liet in wezen het statuut van de griffiers onveranderd.

De Wet van 17 februari 1997 droeg bij om de essentie van het ambt van griffier grondig te wijzigen (onder meer: versterking van de autonomie, verduidelijking van de bijstand, erkenning als gerechtelijke functie).

Bij gezamenlijk bekrachtigde Wetten van 25 april 2007 werd:

  • de modernisering doorgevoerd van het personeelsbeleid, die leidde tot een ingrijpende herschikking van het statuut van de leden van de griffies en de parketsecretariaten;
  • de regeling vastgelegd van de betrekkingen tussen de overheid en de vakorganisaties van de griffies en de parketsecretariaten (met andere woorden de verplichte onderhandeling met de representatieve vakorganisaties werd ingevoerd).

1.2

De griffier is een openbaar ambtenaar bekleed met overheidsgezag, die gerechtelijke functies uitoefent in naam van het staatsgezag. Hij maakt integrerend deel uit van de rechtbank of het hof. Vanuit zijn functie werkt de griffier mee aan de uitoefening van de rechterlijke macht. (H. VANMALDEGHEM, De griffier van de rechterlijke orde, Larcier – Ius & Actores, 2/2011, 5 e.v., 8, punt 6)

De griffier staat in de eerste plaats als griffier de rechter bij in alle verrichtingen van diens ambt. Rechterlijke akten zonder de verplichte bijstand van de griffier zijn nietig. De griffier bereidt de taken van de rechter voor. Hij is aanwezig op de terechtzitting. Hij notuleert het verloop van de rechtszaken en de uitspraken. Hij geeft akte van de verschillende formaliteiten waarvan de vervulling moet worden vastgesteld en verleent er authenticiteit aan. (J.LAENENS, K. BROECKX, D. SCHEERS en P. THIRIAR, Handboek Gerechtelijk Recht, derde editie, Intersentia 2012, 205-206, nr.418)

P. VRANCKEN schrijft in dat verband: “ In de bijstand als griffier aan de rechter is de griffier een onafhankelijke en onpartijdige getuige van de rechtshandelingen; hij controleert de rechtshandelingen van de rechter, hij is de getuige die deze handelingen authentiek vastlegt; hij is een waarborg tegen machtsmisbruik en tegen willekeur; een zekerheid voor de rechter.”(P. VRANCKEN, De bijstand als griffier aan de rechter na de Wet van 17 februari 1997, RW 2000-01, 1336 e.v.,1338)

2.Het akteren op het proces-verbaal van de terechtzitting

De vraag is wie iets kan (laten) acteren op het proces-verbaal van de terechtzitting, de rechter, (de raadsman van) een partij of de griffier? Hierover zijn meerdere opvattingen.

In het gerechtelijk privaatrecht wordt een onderscheid gemaakt tussen

  • het zittingsblad dat niet per zaak maar per zitting gehouden wordt en de authentieke akte is die de vervulling van de pleegvormen vaststelt (het feit van de uitspraak, vermelding van de noodzakelijke vorm- en procedurevoorschriften, wie er al dan niet ter zitting verscheen, wat er gevorderd wordt, welke stukken worden neergelegd en dergelijke)
  • en het proces-verbaal van de zitting dat per individuele zaak wordt opgesteld, slechts informatief is en telkens bij het dossier van de rechtspleging wordt gevoegd. Dit beantwoordt met andere woorden aan de vraag: Wat heeft zich op de zitting afgespeeld? Volgens H. VANMALDEGHEM kan de rechter het door de griffier opgestelde proces-verbaal van de terechtzitting verbeteren en aanvullen door een persoonlijke opmerking aan de voet van dit proces-verbaal, onder de handtekening van de griffier, maar heeft de rechter niet het recht de vaststellingen, gedaan door de griffier, te supprimeren. (H. VANMALDEGHEM, De griffier van de rechterlijke orde, Larcier – Ius & Actores, 2/2011, 5 e.v., 26, punt 3 )

2.1 De rechter laat akteren

VAN DEN BERGH schreef hierover in een noot onder Cass. 1ste K, C.08.0218.F, 11 september 2009 (P&B/RDJP 2011, 90 e.v., 91 nr. 5 en de referenties aldaar):

“De notie zittingsblad en akte verlenen zijn tweelingbegrippen met Siamese trekjes.

Akte verlenen is de door de rechter aan de griffier bevolen optekening van een materieel feit dat hij ter zitting de visu of de auditu heeft waargenomen. Akte verlenen kan evenwel niet worden gereduceerd tot de optekening van een verzoek gericht tot de rechtbank of tot het hof: het houdt ook de authentieke vaststelling in van het feit zelf, die slechts door middel van inschrijving wegens valsheid kan worden aangevochten, aangevuld of gewijzigd. In burgerlijke zaken geschiedt dit op het zittingsblad en in strafzaken in het proces-verbaal van de terechtzitting. Akte kan worden verleend door elke rechtbank of hof, zelfs door een onderzoeksrechter en door het Hof van Cassatie. Er wordt aangenomen dat de rechter niet het recht heeft de vaststellingen, gedaan door de griffier, te supprimeren.”

De griffier is de behoeder van de regelmatigheid van de procesgang, niet alleen ter zitting, maar ook in de raadkamer tijdens het beraad. Hij mag zijn ambt weigeren wanneer hij van oordeel is dat wat de rechter hem dicteert niet strookt met wat hij als openbaar ambtenaar heeft vastgesteld. Hij is geenszins de ondergeschikte secretaris van de rechter die hij bijstaat.

(J.LAENENS, K. BROECKX, D. SCHEERS en P. THIRIAR, Handboek Gerechtelijk Recht, derde editie, Intersentia 2012, 204, nr.414 en de referenties aldaar) Cursief zelf aangebracht.

P. VAN ORSHOVEN, M. BOES en B. ALLEMEERSCH, (Tussen gelijk hebben en gelijk krijgen. Gerechtelijk recht voor bachelors. Acco 2011, p.141-142 nr.168) laten doorschijnen dat de rechter beslist waar zij stellen:

“De griffier vervult een dubbele functie. Enerzijds is hij een werkelijk orgaan van de rechterlijke macht en behoort hij tot de rechterlijke orde, omdat hij een belangrijke authentificerende opdracht heeft. Hij is als het ware de notaris van de rechtspleging en geniet in die functie een ruime onafhankelijkheid….

Daarnaast vervult de griffier ook een ondergeschikte rol, want zijn opdracht bestaat er eveneens in bijstand te verlenen aan de rechter. Die dualiteit leidt soms wel eens tot spanningen, zowel in de dagelijkse praktijk (bijv. wanneer de griffier door een advocaat gevraagd wordt akte te nemen op het zittingsblad van de uitlating van een magistraat en die laatste van zijn gezag gebruik maakt om de griffier daarvan te weerhouden) als in beleidsdiscussies (bijvoorbeeld over het toekomstige rechtbankmanagement en de vraag of de griffiers daarin een eigen rol te vervullen zullen krijgen).”

Een (al te?) strikte opvatting kan men terugvinden in de RPDB (T.VI, 1950, Greffe-greffier, p.156, nr.120):” Certaines actes auxquels concourt le greffier proviennent du juge, qui en général, les lui dicte. Dans ce cas, le greffier apparait plutôt comme le secrétaire du juge, il n’a aucune initiative. S’il venait à apercevoir de quelque défaut d’exactitude, il serait en droit de refuser son ministère, mais il n’a pas le droit d’écrire rien de contraire à ce qui lui est dicté…. Si une difficulté quelconque venait à s’élever entre le juge et le greffier quant à la façon de rédiger un acte, c’est l’opinion du juge qui doit être suivie.”

(Deze opvatting dateert ook van voor de wet van 1997 – zie hoger punt 1. 1)

2.2 De rechter en/of de partijen laten akteren

De griffier handelt in de regel onafhankelijk van de rechter en van de partijen, die hem wel kunnen verzoeken bepaalde feiten en verklaringen te notuleren. Zij kunnen hem daartoe echter niet dwingen. (B. MAES, E. BREWAEYS, P. VANLERSBERGHE, N. CLIJMANS en S. VAN SCHEL, Gerechtelijk Privaatrecht …na de hervormingen van 2013-2014, Die Keure 2014 p. 72).

Wanneer een partij het gedrag van de rechter op de terechtzitting afkeurt of meent dat een incident in het proces-verbaal van de zitting dient te worden vermeld, dient hij de griffier te vragen daar akte van te nemen aangezien het niet de rechter is die op de zitting notuleert maar de griffier (art.168, lid4, 3° en 4° Ger W.) (Brussel 17e K, 19 december 2011, J.T. 2013 afl. 6520, 344 en http://jt.larcier.be/ 16 mei 2013, noot; Rev.dr.pen. 2012, afl.6, 715, noot FERNADEZ-BERTIER M., GIACIOMETTI M.)

In dat verband noteert H. VANMALDEGHEM (De griffier van de rechterlijke orde, Larcier – Ius & Actores, 2/2011, 5 e.v., 15, punt 2): “ Het is de wet (voornamelijk het gerechtelijk wetboek) die de taken van de griffier bepaalt….. De rechter is geen opdrachtgever van de griffier. Dat belet niet dat hij, die de procesvoering leidt, de griffier kan vragen akte te verlenen van feiten, verklaringen en processuele vaststellingen. Hij spoort desnoods de griffier aan om te instrueren. Maar in wezen kan de rechter aan de griffier die hem bijstaat niet bevelen, gelasten, opleggen, hem ook niet belasten met een taak, een opdracht of een boodschap. Niet in een vonnis en niet buiten een vonnis.”

2.3 De griffier acteert (onafhankelijk)

P. VRANCKEN noteert in dat verband:” Als notaris van de terechtzitting van het volledig en ondeelbaar gerechtelijk gebeuren is hij a fortiori verplicht akte te verlenen van alle feiten en gezegden, waarvan om het even welke van de partijen zijn ambt verzoekt akte te verlenen; noch de rechter, noch het openbaar ministerie, noch partijen kunnen en mogen hem dit beletten…. De griffier vervult, zelfs wat het proces-verbaal van de terechtzitting of het zittingsblad betreft, geen ondergeschikte opdracht. De griffier stelt dit document op onder zijn verantwoordelijkheid.” (P. VRANCKEN, De bijstand als griffier aan de rechter na de Wet van 17 februari 1997, RW 2000-01, 1336 e.v.,1338)

Deze auteur vervolgt: “Bij betwistingen, incidenten of onduidelijkheden, is de griffier de officiële getuige ter plaatse en verleent hij aan elk van de partijen akte van wat ze wensen genotuleerd te zien. Noch de partijen, noch de rechter kunnen de griffier ontslaan van het vervullen van een formaliteit die door de wet is opgelegd.” (P. VRANCKEN, De bijstand als griffier aan de rechter na de Wet van 17 februari 1997, RW 2000-01, 1336 e.v.,1338 met verwijzing naar H. SCHOLS en R. PEROT, Droit Judiciaire privé, III, p.664 nr. 762 en Cass. 31 januari 1985, Pas. 1985 I, 645)

H. VANMALDEGHEM (De griffier van de rechterlijke orde, Larcier – Ius & Actores, 2/2011, 5 e.v., 12, punt 2 ) schrijft hierover:

De griffier is ter terechtzitting de neutrale waarnemer van het volledig en ondeelbaar gerechtelijk gebeuren en verleent ambtshalve akte van de feiten en verklaringen die moeten worden vastgelegd.

Zowel de partijen, het openbaar ministerie als de rechter, kunnen hem verzoeken akte verlenen van bepaalde feiten en verklaringen. Geen van de voornoemde actoren kunnen of mogen hem dit beletten. Volkomen autonoom en onpartijdig acteert de griffier hetgeen hij de visu en de auditu vaststelt, angstvallig vermijdend één der partijen (ook niet het openbaar ministerie) te bevoordelen. Tevens acteert hij het al dan niet naleven van de rechtsregels en uiteindelijk het feit van de uitspraak….

In voorkomend geval kan de griffier, als medewerker van de rechter, in het kader van de hem opgelegde bijstand, deze wel inlichten over bepaalde afwijkingen van de procedureregels en feitenkwesties, maar hij zal uiteindelijk de wil van de rechter respecteren en authentiseren….

De griffier is een onafhankelijke en onpartijdige getuige; zijn aanwezigheid is bedoeld als een middel van controle over de regelmatigheid van de gerechtelijke verrichtingen. Bij het opstellen van griffie-akten en in de bijstand aan de rechter werkt de griffier onder eigen verantwoordelijkheid….”

Deze auteur citeert op p.16 een aantal auteurs die benadrukken dat de rechter geenszins de ondergeschikte is van de rechter, maar een door de wet ingesteld controleorgaan, een officiële getuige.

H. VANMALDEGHEM (De griffier van de rechterlijke orde, Larcier – Ius & Actores, 2/2011, 5 e.v., 15, punt I b) voegt er volgende beschouwing aan toe:

“Het is niet altijd eenvoudig om als griffier tegen de wil van de rechter te handelen. Soms neemt de griffier een terughoudende houding aan omdat hij in de magistraat zijn functionele en zelfs zijn hiërarchische overste ziet. Enerzijds verklaart zich dat omdat de rechter zich vanuit zijn status en expertiseniveau in een dominante positie bevindt ten opzichte van de zittingsgriffier. Anderzijds vindt de griffier het belangrijk dat er een goede vertrouwensband bestaat tussen hem en de rechter met wie hij zetelt. Beiden moeten een spreekwoordelijke tandem vormen. Deze band kan wel eens opwegen tegen de kritische opdracht die aan de functie werd toebedeeld.”

2.4 Beperking

Het is niet mogelijk om een verklaring door de griffier te laten acteren op het proces-verbaal van de terechtzitting en dit dan te laten fungeren als een conclusie. Een conclusie veronderstelt trouwens een geschrift dat uitgaat van de partij die ze neemt en het proces-verbaal van de terechtzitting dient enkel om melding te maken van het feit dat de conclusie ter zitting werd neergelegd.

2.5 Besluit

De griffier treedt op een zitting neutraal en onafhankelijk op en het lijkt erop dat zowel de partijen, het openbaar ministerie als de rechter, de griffier kunnen verzoeken akte te nemen op het proces-verbaal van de terechtzitting van bepaalde feiten of verklaringen.

Met H. VANMALDEGHEM dient echter aangenomen dat de rechter in de griffier geen tegenstrevers zijn en in de praktijk best een tandem vormen, zonder dat de onafhankelijkheid en de neutraliteit van beiden in het gedrang komt. Het gaat om complementaire functies.

Een confrontatie of incident tussen de griffier en de rechter die hij bijstaat is inderdaad geenszins aangewezen en het lijkt erop dat in alle omstandigheden de griffier er de voorkeur aan dient te geven om discrete ruggespraak te voeren met de rechter indien hij (de griffier) van oordeel is dat hij zijn medewerking niet kan verlenen.