E-Deposit of DPA: hete patat of potato, patata? (LegalNews.be)

Auteur: LegalNews.be

Publicatiedatum: 30/01/2019

Digitaal neerleggen van stukken en besluiten door advocaten: mr. Rob Valkeneers (Mploy) licht kritisch toe.

De opschudding

Op 16 oktober 2018 verschenen het KB en het MB van 9 oktober 2018 in het Belgisch Staatsblad. Deze besluiten regelen het digitaal neerleggen van stukken en besluiten door advocaten.

De inhoud van deze regels en ook de wijze waarop zij tot stand zijn gekomen, hebben voor heel wat opschudding gezorgd binnen de juridische wereld. Het bestaande en (het voor gebruikers) gratis informaticasysteem van Justitie dat ter beschikking was voor eenieder die kon inloggen met zijn identiteitskaart (E-deposit), mogen de advocaten volgens deze nieuwe regels niet langer gebruiken. Voor hen wordt dit systeem vervangen door een betalend systeem DPA (Digital Platform for Attorneys) dat door de beroepsverenigingen van advocaten wordt beheerd en gefinancierd en enkel toegankelijk is voor advocaten met een advocatenpas.[1]

Een ontwikkeling die niet iedereen logisch of bevredigend vindt, temeer daar de kostprijs voor de ontwikkeling van het nieuwe systeem hoog was (meer dan 8 miljoen euro)[2] – en er daarvoor leningen werden afgesloten door de verschillende balies – en het nieuwe platform naar verluidt gewoon als een doorgeefluik functioneert aan E-deposit.[3]

Dit betekent aldus dat de individuele advocaten zullen betalen voor de ontwikkeling van het systeem (via onvermijdelijke substantieel verhoogde balielidgelden die nodig zijn voor het aflossen van de aangegane leningen) en voor het gebruik van het systeem, daar waar er reeds een operationeel – en voor de gebruiker gratis – alternatief ter beschikking staat voor alle andere burgers.

De baliebijdrage voor de Limburgse tableau-advocaten werd voor 2019 inderdaad bepaald op € 2.250,00, wat inderdaad een stijging impliceert van 18,42% ten aanzien van het vorige jaar (hoewel deze stijging blijkbaar verklaard wordt door andere onafhankelijke factoren).

De wettelijke basis

De wetgever bepaalt in het artikel 32ter Ger. W. dat het neerleggen kan gebeuren door middel van het informaticasysteem van Justitie dat door de Koning wordt aangewezen.

De wet stelt verder dat de Koning de nadere regels van dat informaticasysteem bepaalt, waarbij de vertrouwelijkheid en effectiviteit van de communicatie worden verzekerd.

Ten slotte vermeldt de wet dat het gebruik van het voormelde informaticasysteem door de Koning kan worden opgelegd aan de hoven of rechtbanken, het openbaar ministerie, diensten die afhangen van de rechterlijke macht, met inbegrip van de griffies en parketmagistraten, of andere openbare diensten, advocaten, gerechtsdeurwaarders en notarissen of sommigen onder hen.

Het Protocol

Op 22 juni 2016 ondertekenden de minister van Justitie en de FOD Justitie een samenwerkingsprotocol inzake de informatisering met beroepsorganisaties van advocaten, notarissen en de gerechtsdeurwaarders.

Het College van hoven en rechtbanken, het College van het openbaar ministerie en de Raad van de hoofdgriffiers werden in deze besprekingen blijkbaar niet betrokken.

Het verslag aan de Koning

Bij het KB van 9 oktober 2018 werden de regels van het KB van 16 juni 2016 aangaande de elektronische communicatie overeenkomstig artikel 32ter Ger. W. aangepast.

Het Verslag aan de Koning vermeldt dat er voor advocaten een noodzaak is aan een afzonderlijk informatica- en communicatiesysteem (met meer waarborgen en functies) dat exclusief aan hen is voorbehouden.

Het KB beoogde ook om DPA-deposit aan te wijzen als het enige digitale platform voor advocaten. Het Verslag aan de Koning stelt nog dat het informaticasysteem van DPA-deposit veiliger is dan E-deposit. De conclusies hoeven ook niet meer te worden ondertekend, nu het systeem zelf de identificatie en de authentificatie van de afzender verzekert. Aangezien enkel advocaten toegang hebben tot het DPA-systeem en het systeem zal worden beheerd en geactualiseerd door de beroepsvereniging van advocaten, wordt ook de hoedanigheid van de advocaat verzekerd.

Het Verslag aan de Koning brengt ook enkele praktische voordelen van DPA-deposit in herinnering (zekerheid, controle van de procedure/rolnummer en werklastvermindering voor Justitie: voor vragen aangaande het gebruik hoeft men niet meer terecht bij de griffies, maar een eigen servicedesk).

Verder anticipeert het Verslag aan de Koning op een eventuele kritiek, aangezien het gebruik van het DPA-systeem niet langer gratis is: “In casu vormt het gebruik van het DPA-systeem geen belemmering voor de toegang tot justitie, zelfs indien dat aanleiding geeft tot een retributie die kan worden doorgerekend aan de cliënt. DPA-deposit is een elektronisch neerleggingssysteem waarvan het gebruik alleen opgelegd is als de advocaat opteert voor het elektronisch verzenden van documenten. De advocaat kan ervoor kiezen om dit systeem niet te gebruiken en om documenten neer te leggen in overeenstemming met de andere mogelijkheden omschreven in artikel 742 van het Gerechtelijk Wetboek (door afgifte ter zitting, op de griffie of door verzending per post).”

Het advies van de Raad van State

De Raad van State werd op 30 juli 2018 verzocht om binnen vijf werkdagen zijn advies te verstrekken over het ontwerp KB en het ontwerp MB. Er werd dus toepassing gemaakt van de verkorte termijn, die enkel geldt in geval van spoedeisendheid.[4]

De tweede vakantiekamer onderzocht het ontwerp op 1 augustus 2018.

In dergelijke spoedeisende gevallen is het advies beperkt tot de rechtsgrond van het ontwerp, de bevoegdheid van de steller van de handeling en de te vervullen voorafgaande vormvereisten. De Raad van State stelde dat het advies van de Gegevensautoriteit diende te worden ingewonnen.

Het is opmerkelijk dat het advies van de gegevensautoriteit initieel niet werd ingewonnen, aangezien de voorganger van deze autoriteit (de privacy commissie) al een deels ongunstig advies had uitgebracht over het ontwerp KB van 16 juni 2016 (advies nr. 58/2015 van 16 december 2015).

Advies van de Gegevensbeschermingsautoriteit

In het Verslag aan de Koning bij het KB en het MB wordt vermeld dat zij in overeenstemming zijn met het advies nr. 78/2018 van 5 september 2018 van de Gegevensbeschermingsautoriteit.

De Gegevensbeschermingsautoriteit was in zijn advies nochtans uitermate kritisch over het ontwerp KB en MB.

Zo overwoog deze autoriteit:

“De Autoriteit oordeelt daarentegen dat de redenen om het gebruik van de informaticasystemen van de beroepsorganisaties verplicht te stellen niet overtuigend zijn.” (nr. 14)

“De Autoriteit meent evenwel dat de aanvrager in zijn aanvraag niet aantoont dat de hoedanigheid van advocaat, gerechtsdeurwaarder of notaris moeilijk door de FOD Justitie zelf kan worden gecontroleerd, noch dat de beroepsorganisaties beter geplaatst zijn om tot een dergelijke controle over te gaan. Opdat het doeleinde rechtmatig zou zijn, zou in het Verslag aan de Koning de noodzaak moeten worden aangetoond om een beroep te doen op de organisaties om de hoedanigheid van hun leden na te gaan en zich ervan te verzekeren dat zij niet werden weggelaten, geschorst of geschrapt uit de ledenlijst van de beroepsorganisatie. Bij gebrek hieraan oordeelt de Autoriteit dat het doeleinde niet legitiem is. Het is eveneens absoluut noodzakelijk dit doeleinde explicieter te bepalen in het ontwerp van koninklijk besluit.” (nr. 19)

“Gelet op het volume en de bijzondere aard van de gegevens die zullen worden meegedeeld, met name gerechtelijke gegevens, is het primordiaal dat bijzonder veel belang wordt gehecht aan de veiligheidsmaatregelen. De Autoriteit vestigt onder meer de aandacht van de aanvrager op het feit dat het niet aanbevolen is om aan eenzelfde entiteit de verantwoordelijkheid te geven over zowel het gebruikers- en toegangsbeheer, de coderingssleutels, de logins en de opslag van de gegevens.” (nr. 33)

“De Autoriteit drukt nogmaals haar bezorgdheid uit over het feit dat naast de griffies een parallelle gegevensbank wordt opgericht en gecentraliseerd door de advocaten. Zoals hiervoor reeds gezegd overschrijdt zulks de noodzakelijke maatregelen voor het verwezenlijken van de door het ontwerp van koninklijk besluit beoogde doeleinden.” (nr. 46)

De autoriteit verleende dan ook een ongunstig advies, tenzij rekening zou worden gehouden met een reeks opmerkingen.[5]

Het KB van 9 oktober 2018

Rekening houdend met het hoger vermelde advies van de Gegevensbeschermingsautoriteit, vult het KB van 16 juni 2016 artikel 10 van het KB van 16 juni 2016 als volgt aan: “§2. Om de in artikelen 3, derde lid en 7, derde lid beoogde doelstellingen, en in het bijzonder de controle van de hoedanigheid, te bereiken, kan de Minister van Justitie opleggen dat de toegang tot de in artikel 1 voorziene informaticasysteem, voor alle communicatie van en naar de in eerste paragraaf van artikel 32ter van het Gerechtelijk Wetboek bedoelde personen geschiedt via de informaticasystemen die door de beroepsorganisaties of de door hen aangestelden beheerd worden.”

Het MB van 9 oktober 2018

Dezelfde dag nog werd ook het MB van 9 oktober 2018 gepubliceerd in het BS op 16 oktober 2018. Ook dit MB trad in werking op de dag van diens publicatie, zijnde 16 oktober 2018.

Eveneens in navolging van het hoger vermelde advies, bepaalt het MB als volgt:

‘Voor de advocaten geschiedt de toegang tot de e-Box en e-Deposit systemen bedoeld in artikel 1 van het koninklijk besluit van 16 juni 2016 (…) via het door de Orde van Vlaamse balieverenigingen en l’Ordre des barreaux francophones et germanophone beheerde DPA systeem, teneinde hen te identificeren, te authentiseren en hun kenmerken of hoedanigheden, mandaten en toegangsmachtigingen te controleren en te beheren. De neerlegging bedoeld in artikel 6 van hetzelfde koninklijk besluit kan eveneens plaatsvinden via het DPA systeem, op voorwaarde dat dit geen aanleiding geeft tot de bewaring en raadpleging van de documenten in het DPA systeem“.

Kritiek

De wetgever bepaalde dat enkel een informaticasysteem van Justitie kon worden aangewezen, daar waar nu in feite een informaticasysteem van de beroepsvereniging van advocaten, werd aangewezen (die niet echt behoort tot Justitie in de strikte zin van het woord).

Het hof van beroep te Antwerpen, dat een voortrekkersrol heeft gespeeld in de digitalisering van Justitie, heeft zich in open en heldere communicatie kritisch uitgelaten over de regelgeving en heeft zich ook laten ontvallen dat het twijfelt aan de wettigheid van de betrokken regelgeving.

Deze kritiek vond over het algemeen geen vruchtbare bodem bij de beroepsvereniging van advocaten en stuitte zelfs bij sommigen op onbegrip.

Een dergelijke open communicatie van een Belgisch hof is nochtans uiterst zeldzaam en het feit dat het hof van beroep te Antwerpen zich niettemin als onafhankelijke en onpartijdige instelling geroepen voelde om een officieel en openbaar standpunt in dit debat in te nemen bij wijze van grote exceptie op zijn terughoudendheid, geeft aan welk groot belang het hof aan het debat hecht.

De vraag rijst ook of de kritiek die het hof van beroep heeft geuit niet (minstens een klein beetje) terecht is.

[1] Voor dat doel werden advocaten in 2017 ook allemaal verplicht om een advocatenpas aan te kopen (kostprijs: 85 euro + BTW).

[2] Vermeld in de open brief van de Orde van Vlaamse Balies van 25 oktober 2018.

[3] Openingszitting hof van beroep en arbeidshof Antwerpen 03.09.2018 . Toespraak E.V. hof van beroep voor de advocaten-stagiairs. “Just on Web blijft niet gratis maar wordt betalend De minister van Justitie heft taks op het elektronisch procederen”, https://www.rechtbanken-tribunaux.be/sites/default/files/public/users/admin.antwerpen.hofvanberoep/2018_09_03_tekst_ev_eedaflegging_stagiaires.pdf

[4] De spoedeisendheid werd als volgt gemotiveerd: “De bijzondere redenen die mij nopen de termijn voor spoedeisende gevallen te vragen, zijn ingegeven vanuit het voorzichtigheidsprincipe; de algemene ingebruikname van het DPA-Deposit systeem door de leden van de advocatuur, opgelegd bij de voorgelegde besluiten, impliceert dat het systeem zonder problemen grote volumes aan neerleggingen zal moeten verwerken voor verschillende hoven en rechtbanken. Voorzichtigheidshalve werd er daarom gekozen [voor] een datum van inwerkingtreding tijdens het gerechtelijk reces. Gedurende de eerste twee weken vanaf de gekozen datum – 15 augustus 2018 – is het volume aan neergelegde conclusies nog lager dan gemiddeld, zodat onvoorziene problemen bij het verlaten van de testfase kunnen worden opgespoord en verholpen zonder nefaste impact voor het gros van de lopende procedures.”

[5] Dit zijn de opmerkingen die de Gegevensbeschermingsautoriteit formuleerde:

• In het ontwerp van koninklijk besluit dient de bevoegdheid van de Minister beperkt te worden tot het opleggen aan de actoren bedoeld in 32ter, 1ste lid van het Gerechtelijk Wetboek, gebruik te maken van de informaticasystemen van hun beroepsorganisaties om toegang te krijgen tot de e-Box en e-Deposit systemen om hen te identificeren, te authenticeren en te controleren en hun kenmerken of hoedanigheden, mandaten of toegangsmachtigingen te beheren, teneinde de doelstellingen te verwezenlijken bedoeld in de artikelen 3, 3de lid, en 7, 3de lid van het koninklijk besluit (punten 19 en 20);
• In het licht van dit welbepaalde doeleinde dienen de beroepsorganisaties te worden beschouwd als verwerkers van de verwerkingsverantwoordelijke (de FOD Justitie) en dient overeenkomstig artikel 28 van de AVG een onderaannemingscontract te worden afgesloten (punten 24 en 25);
• De beroepsorganisaties die optreden als verwerkers zullen slechts de gegevens mogen verwerken die noodzakelijk zijn voor de verwezenlijking van dit welbepaalde doeleinde, en zullen de door hun toedoen aan de informaticasystemen van Justitie meegedeelde gegevens slechts mogen bewaren mits dit noodzakelijk is voor de verwezenlijking van dit doeleinde. Zij mogen in geen enkel geval de documenten bewaren die door hun toedoen werden doorgezonden aan de informaticasystemen van Justitie (punten 26 en 29);
  De hoedanigheid van lid van een beroepsorganisatie moet op dusdanige wijze worden gecontroleerd dat een geschorst of weggelaten lid geen toegang meer krijgt tot het systeem, tenzij een dergelijke toegang behoorlijk wordt verantwoord (punt 42) ;
• In het ontwerp van ministerieel besluit dient te verplichting te worden beperkt tot het opleggen aan advocaten om gebruik te maken van het DPA systeem om toegang te krijgen tot de e-Box en e-Deposit systemen om hen te identificeren, te authenticeren en hun kenmerken of hoedanigheden, mandaten of toegangsmachtigingen te controleren en te beheren (punten 43, 44 en 48);
• In het ontwerp van ministerieel besluit kan worden bepaald dat de neerlegging bedoeld in artikel 6 van hetzelfde koninklijk besluit eveneens kan plaatsvinden via DPA, optredend als communicatie-interface, op voorwaarde dat dit geen aanleiding geeft tot de bewaring, noch de raadpleging van de documenten in het DPA systeem (punten 47 en 48);
• De FOD Justitie, in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke, dient conform artikel 35 van de AVG een gegevensbeschermingseffectbeoordeling uit te voeren voor de geplande verwerkingsactiviteiten (punten 49 tot 51).”