Vijgen voor Pasen: het nut van de (voor)overeenkomst (Caluwaerts Uytterhoeven)

Auteurs: Kristof Uytterhoeven en Eva Bruyninx (Caluwaerts Uytterhoeven)

Publicatiedatum: oktober 2019

Goede afspraken maken goede vrienden. Wanneer een onderneming of particulier een bouwproject wil realiseren, zal zij op zoek moeten gaan naar een aannemer en een architect. De architect is als ontwerper een belangrijke spilfiguur voor het bouwproject. Elk project, elke nieuwbouw, elke verbouwing is anders. Iedere bouwheer heeft andere wensen, verwachtingen en eisen.

De architect wordt geconfronteerd met een pakket aan eisen, stijlen en ideeën. De vraag is of deze ideeën verenigbaar zijn met zijn tekenstijl. De architect staat de bouwheer immers bij in het ontwerpen van een haalbaar bouwproject, dat hij adviseert en begeleidt, en tracht de wensen van de bouwheer te verzoenen.

Indien er na het kennismakend gesprek een wederzijdse interesse is om verder samen te werken, kan de architect een schetsontwerp, of zelfs (voor)ontwerp en/of een haalbaarheidsstudie opmaken. Vaak sluiten partijen in deze  fase nog geen overeenkomst af en gebeurt dit pas nadat het programma en de opdracht van de architect nader zijn bepaald en de bouwheer besluit met medewerking van de architect een aanvraag in te dienen tot het bekomen van een omgevingsvergunning.

Behalve de omschrijving van de opdracht, behoort ook het ereloon van de architect tot de essentiële elementen van de overeenkomst. Architect en bouwheer kunnen een forfaitair, onveranderlijk bedrag afspreken of kiezen voor een berekeningswijze (percentage van de geraamde bouwkost). Het afsluiten van de architectenovereenkomst voor een volledige opdracht vereist echter wel dat de omvang van de opdracht (taken van de architect en programma van eisen) en de erelonen bepaald (minstens bepaalbaar) zijn. Dit is in de voorbereidende fase meestal nog niet het geval.

Hoewel het ontbreken van een overeenkomst waarin ereloonafspraken zijn opgenomen, geen afbreuk doet aan het recht van de architect om vergoed te worden voor de geleverde prestaties, kan het ontbreken van goede ereloonafspraken voor (bewijs)problemen en discussies over de (omvang van de) erelonen zorgen, bijvoorbeeld wanneer de haalbaarheidsstudie niet leidt tot een vergunningsaanvraag en de samenwerking tussen bouwheer en architect plots wordt stopgezet.

In dat geval zal de architect die een vergoeding wil voor de geleverde prestaties, immers het bewijs moeten leveren dat de bouwheer een opdracht heeft gegeven tot het maken van een voorstudie. Tevens zal hij moeten aantonen welke prestaties hij geleverd heeft en wat de concrete tijdsbesteding is geweest. Gezien het bedrag of de berekeningswijze van het ereloon niet voorafgaand zijn vastgelegd, zal de architect ook zelf – bij wijze van partijbeslissing – zijn ereloon op redelijke wijze moeten begroten.

Dit kan worden voorkomen door het afsluiten van een voorovereenkomst met de bouwheer die de eigenlijke architectenovereenkomst voorafgaat. Met deze voorovereenkomst verbindt de architect er zich toe een schets- of voorontwerp en/of haalbaarheidsstudie te maken en verbindt de opdrachtgever zich er toe om hiervoor een vooraf bepaald ereloon te betalen. Het is daarbij nog niet vereist om de uiteindelijke architectuuropdracht te specifiëren, noch om een benaderend budget te bepalen.

De voorovereenkomst laat toe dat men het project zeer ruim bekijkt en bijvoorbeeld zowel de mogelijkheden voor een verbouwing, als herbouw en/of nieuwbouw bestudeert. De voorovereenkomst verankert de contractuele verhoudingen, die de effectieve architectenovereenkomst vooraf gaan. Niet zelden besluit de bouwheer/opdrachtgever uiteindelijk toch om de samenwerking, op basis van het voorontwerp of de haalbaarheidsstudie, stop te zetten.

Doorgaans worden de prestaties van de architect in deze voorbereidende fase van een bouwproject vergoed op basis van een forfaitair ereloon, dan wel op basis van regietarieven. Tevens kan worden overeengekomen dat het reeds betaalde ereloon in deze fase geldt als voorschot op het totale ereloon zo er nadien een architectenovereenkomst wordt gesloten voor het project.

Tot slot moet er op worden gewezen dat de architect deontologisch verplicht is om voor iedere opdracht een schriftelijke overeenkomst op te stellen. Deze overeenkomst moet duidelijk de wederzijdse verplichtingen van partijen omschrijven. Het ontbreken van een geschreven overeenkomst maakt dan ook een deontologische fout uit.

Lees hier het originele artikel