Kan u als aannemer een vertrouwelijk voorstel formuleren en hoe doet u dit dan? (Forum Advocaten)

Auteurs: Sid Van Wellen en Ilse De Geyter (Forum Advocaten)

Publicatiedatum: 17/12/2020

Stel, u heeft als aannemer een discussie met een klant over werken die u bij hem uitvoerde en u wenst te vermijden dat het tot een eventuele procedure voor de rechtbank komt. Kan u dan een ‘vertrouwelijk’ voorstel doen om het geschil te proberen beëindigen en waar dient u op te letten opdat dit voorstel niet tegen u gebruikt wordt in een procedure voor de rechtbank in het geval dat tegenpartij niet akkoord zou gaan met uw voorstel?

Het antwoord op de vraag of u als aannemer onmiddellijk, zonder voorafgaande afspraken met uw klant gemaakt te hebben, aan uw klant een vertrouwelijk voorstel in de strikte zin van het woord kan doen, is ‘neen’. Dit wil echter niet zeggen dat er geen  manieren zijn om toch tot minnelijke onderhandeling met uw klant over te gaan, zonder dat dit in uw gezicht hoeft te ontploffen indien er geen akkoord bereikt wordt.

Enkele do’s

Indien u een voorstel op papier zet, doet u er best aan daarbij steeds uitdrukkelijk aan te geven dat u, hoewel u van mening bent dat u niets te verwijten valt, het voorstel louter vanuit commerciële overwegingen doet. Op die manier kan uw tegenpartij achteraf, indien er geen akkoord tot stand zou komen, niet komen aandraven op de rechtbank met een schrijven waarin u uw fout(en) erkend zou hebben.

Het is ook aangewezen om dergelijk voorstel steeds in de tijd te beperken en uw tegenpartij geen vrijgeleide te geven om op een willekeurig moment te beslissen om op uw voorstel in te gaan. U schrijft dan ook best dat uw voorstel voor datum X aanvaard dient te worden, bij gebreke waaraan het komt te vervallen.

Zo vermijdt u dat uw tegenpartij plots maanden na uw voorstel alsnog tot aanvaarding overgaat, terwijl u op dat moment al lang niet meer bereid bent om tot regeling van het geschil over te gaan. Immers, indien u uw voorstel niet heeft afgebakend in de tijd en uw tegenpartij bevestigt haar akkoord vooraleer u het expliciet heeft ingetrokken, dan bent u uiteraard gebonden door uw voorstel.

En enkele don’ts

Wat u best niet doet, is uw voorstel mondeling doen, zeker niet wanneer u het voorstel achteraf niet op papier bevestigt met toepassing van bovenvermelde aandachtspunten. Omdat er in dat geval geen schriftelijk bewijs van het voorstel voorligt, geeft dit al te makkelijk aanleiding tot discussie omtrent of er überhaupt een voorstel voorlag en wat er al dan niet werd voorgesteld.

Bovendien bent u aan de telefoon al gauw eens wat loslippiger omtrent uw eventuele fouten en loopt u het risico dat tegenpartij uw gesprek heeft opgenomen en achteraf voor de rechtbank aanwendt.

Wat evenmin volstaat, is dat u uw schrijven expliciet als ‘vertrouwelijk’ of ‘confidentieel’ bestempelt.  Een rechtbank zal hier immers geen rekening mee houden. U kan echter wel steeds eerst een akkoord met uw tegenpartij bereiken dat u correspondentie zal gaan voeren die vertrouwelijk is. Van zodra dergelijk akkoord voorligt, dat partijen bindt, kan u nadien vertrouwelijk gaan corresponderen. Dit is echter nogal omslachtig en de kans dat uw tegenpartij hiermee akkoord zal gaan is eerder klein.

Besluit

Onder het motto ‘beter een goed akkoord, dan een slecht vonnis’, is het steeds nuttig om na te gaan of u niet beter af bent met een minnelijk akkoord en om eventueel een voorstel in die zin te doen. Wees u er dan wel bewust van dat er een aantal potentiële valkuilen bestaan en dat u best zeker van uw zaak bent omtrent hoe u één en ander praktisch moet aanpakken alvorens u een voorstel op papier zet.

Indien u echter niet helemaal zeker bent hoe u dit aanpakt, maar toch graag een minnelijke regeling wenst te bereiken, vergeet dan niet dat u ook steeds de mogelijkheid hebt om op een advocaat beroep te doen. Zeker in het geval dat beide partijen beroep op een advocaat zouden doen is dit interessant, omdat de raadslieden wel vertrouwelijke briefwisseling kunnen voeren. De vertrouwelijke briefwisseling tussen advocaten mag daarbij niet aan de rechtbank voorgelegd worden zodat dit de mogelijkheid biedt om open kaart te spelen en op een betrouwbare manier minnelijke onderhandelingen te voeren.

Lees hier het originele artikel