Dispute boards: de vreemde eend in de bijt bij alternatieve geschillenbeslechting in de bouwsector (adhemar.law)

Auteurs: Stefanie Debeuf en Dewie Hajek (adhemar.law)

Publicatiedatum: 26/03/2021

De praktijk leert ons dat er twee ergernissen frequent voorkomen bij grote bouwprojecten: ze worden zelden op tijd opgeleverd en er is vaak een (sterke) overschrijding van het budget dat voor het project werd voorzien. De oorzaken hiervoor zijn uiteraard zeer uiteenlopend en ze zijn niet altijd te herleiden tot een exclusieve fout van de aannemer of de bouwheer. Algemeen is het zo dat bij omvangrijke bouwprojecten gedurende de lange looptijd van de werken regelmatig kleine of grotere problemen optreden. Indien deze niet snel en doortastend worden aangepakt, kunnen ze uitmonden in juridische conflicten, die de kosten doen oplopen en die de werken zelfs kunnen stilleggen.

De in de Belgische praktijk gekende vormen van alternatieve geschillenbeslechting voor deze problemen, met name bemiddeling en arbitrage, bieden vaak geen snelle oplossing. Arbitrage en bemiddeling zijn immers reactieve vormen van alternatieve geschillenbeslechting: deze processen treden in de praktijk pas in werking op het moment dat er al een conflict bestaat tussen de betrokken partijen en de werken misschien al werden stilgelegd. De oprichting van een dispute board (DB), die verschillende vormen kan aannemen, is daarentegen een preventieve vorm van alternatieve geschillenbeslechting.

De DB is doorgaans een raad van één tot drie experten, vaak ingenieurs en advocaten, die wordt ingericht op het ogenblik van contractsluiting en vóór de werken van start gaan. Het is de bedoeling dat de DB gedurende de werken frequent met de betrokken partijen samenkomt om de wijze waarop de werken verlopen op te volgen, zodat eventuele problemen vroeg kunnen worden gedetecteerd. Deze vergaderingen en werfbezoeken worden bij de contractsluiting vastgelegd, maar kunnen achteraf nog worden gewijzigd. Voor een goede werking van de DB zijn reguliere visitatiemomenten noodzakelijk. Afhankelijk van de grootte van het project is het aangewezen om deze bezoeken om de drie à zes maanden te organiseren. Wanneer problemen rijzen, kan een goed geïnformeerde DB zeer snel schakelen om het probleem op te lossen, zonder dat het uitmondt in een geschil.

Er zijn echter een aantal elementen die de goede werking van de DB in de Belgische bouwsector in de weg staan. Het gebrek aan een wettelijk kader zorgt ervoor dat partijen die een beroep doen op de DB de organisatie en de werking ervan naar eigen goeddunken kunnen regelen. Hoewel dit voor velen mag klinken als een voordeel, zorgt dit in de praktijk vaak voor een problematische werking, omdat geraakt wordt aan de hoofdbestanddelen van de DB. Zo kan het gebeuren dat een DB pas in het leven wordt geroepen wanneer er reeds een geschil is opgetreden, of men betrekt de DB onvoldoende bij het project door ze maar één keer per jaar te laten samenkomen. Ook wanneer men bij de samenstelling niet op zoek gaat naar de juiste mensen – bvb. enkel advocaten of enkel experten – kan dit voor een slechte werking zorgen.

Bij een correct gebruik van een DB zijn de voordelen voor de betrokken partijen echter legio. Een consequente opvolging van de werkzaamheden kan er zoals gezegd voor zorgen dat problemen bij de uitvoering van het project vroeg kunnen worden aangepakt, waardoor de werken tijdig en binnen het afgesproken budget kunnen worden afgeleverd. Daarenboven worden bijkomstige juridische en/of arbitragekosten vermeden.

Voorlopig zijn dispute boards – Amerikaans van origine – echter nog niet algemeen bekend in de Belgische bouwsector. Internationale organisaties zoals de Dispute Resolution Board Foundation (DRBF) en de International Federation of Consulting Engineers (FIDIC) trachten al jaren stappen te zetten om de juridische- en bouwsector te wijzen op het nut van dispute boards.

Een verdere sensibilisering in zowel de juridische- als de bouwsector zou ervoor kunnen zorgen dat grote bouwprojecten in België in de toekomst vlotter verlopen.

Lees hier het originele artikel