De syndicus (Bricks Advocaten)

Auteur: Ruben Volckaert en Manon De Craene (Bricks Advocaten)

De mede-eigenaars die deel uitmaken van de vereniging van mede-eigenaars moeten binnen die groepering de nodige beslissingen kunnen nemen. Om dit gestructureerd te laten verlopen heeft de wet enkele instanties/organen in het leven geroepen die binnen de vereniging van mede-eigenaars functioneren en die moeten toelaten om de nodige beslissingen te nemen, uit te laten voeren en op te volgen.

De VME kent doorgaans de volgende organen:

• De algemene vergadering
• De syndicus
• De commissaris van de rekeningen
• De raad van mede-eigendom

Deze blog zoomt in op de rol van de syndicus.

De syndicus

Wie kan het mandaat van syndicus uitoefenen?

Niet zomaar iedereen kan beroepsmatig de functie van syndicus uitoefenen. Art 5, §1, tweede lid van de Wet houdende organisatie van het beroep van vastgoedmakelaar stelt dat niemand het beroep van vastgoedmakelaar-syndicus in de hoedanigheid van zelfstandige in hoofd-of bijberoep mag uitoefenen, of deze titel mag dragen, indien hij niet ingeschreven is op het tableau van de beoefenaars in de kolom van het beroep dat hij uitoefent of op de lijst van stagiairs in de kolom van het beroep dat hij uitoefent.

Niettegenstaande deze bepaling doet uitschijnen dat het uitoefeningsrecht exclusief is voorbehouden voor vastgoedmakelaars-syndici, beschikken ook beroepsoefenaars van bepaalde gereglementeerde beroepen over de mogelijkheid om deze functie uit te oefenen. Zo kunnen bijvoorbeeld ook landmeter-experten, advocaten, boekhouders-fiscalisten en architecten de taak van syndicus op zich nemen.

Een tweede uitzondering op deze wettelijke beperking is de mede-eigenaar zelf.

Iedere mede-eigenaar – zelf de eigenaar van enkel en alleen een garage – kan worden benoemd als syndicus in het gebouw waar hij of zij mede-eigenaar is zonder dat men hiertoe over de vereiste beroepsbekwaamheid dient te beschikken. Desbetreffende mede-eigenaar hoeft dus geen vastgoedmakelaar te zijn noch tot één van de bovenvermelde andere categorieën te behoren om de functie te kunnen uitoefenen.

De syndicus zal – voor zover de oprichting hem niet benoemd heeft – benoemd worden door de eerste algemene vergadering. Iedere syndicus die in het reglement van interne orde reeds werd aangeduid zal een automatisch einde kannen bij de eerste algemene vergadering. Daar kan ofwel een andere syndicus aangesteld worden ofwel de eerdere benoeming bevestigd worden. De situatie waarbij er reeds een syndicus wordt aangeduid in het reglement van interne orde doet zich louter voor bij de oprichting van een nieuwe vereniging van mede-eigenaars. De bouwheer of de bouwpromotor kan bijvoorbeeld alvast een syndicus aanstellenin afwachting van de eerste algemene vergadering om al enkele eerste zaken te organiseren/beheren.

Bij gebrek aan de aanstelling van een syndicus kan iedere mede-eigenaar of belanghebbende derde zich tot de rechter wenden met verzoek tot aanduiding van een syndicus.

De aanstelling van een syndicus moet in de regel gepaard gaan met het sluiten van een overeenkomst tussen de VME en syndicus waarin de vergoeding bepaald wordt. Desbetreffende overeenkomst moet een lijst van forfaitaire en aanvullende prestaties met de daaraan verbonden vergoedingen bevatten. Indien er voor een bepaalde prestatie geen vergoeding werd voorzien in de overeenkomst kan hiervoor geen vergoeding gevraagd worden behoudens indien de algemene vergadering anders zou oordelen.

Dergelijke overeenkomst zal vanzelfsprekend niet opgesteld worden indien een mede-eigenaar onbezoldigd de taak van syndicus uitoefent.

Wat zijn de taken van een syndicus?

De syndicus heeft een ruim arsenaal aan wettelijk voorgeschreven bevoegdheden en verplichtingen en dit binnen een uitvoerende, administratieve en representatieve context.

Met betrekking tot de gemeenschappelijke delen

De kerntaak van de syndicus bestaat erin om de beslissingen van de algemene vergadering uit te voeren. De syndicus is derhalve het uitvoerend orgaan bij uitstek. Toch zal de syndicus bijvoorbeeld ook instaan voor de volgende zaken welke niet bestaan in de loutere uitvoering van de beslissingen van de algemene vergadering:

• Het nemen van bewarende maatregelen en van daden van voorlopig beheer zoals het (laten) uitvoeren van onderhoudswerken aan de tuin zonder dat er daartoe een beslissing van de algemene vergadering voorligt;-
• Het beheer van het vermogen van de VME waarbij de syndicus een afzonderlijke rekening zal openen, afrekeningen zal opmaken, …;-
• Het innen van de kosten en bijdragen van de individuele mede-eigenaars in het kader van de vertegenwoordiging van de VME zowel in rechte als voor het beheer van de gemeenschappelijke delen;-
• Aan iedere persoon die het gebouw bewoont, doch niet over stemrecht beschikt, de mogelijkheid te bieden om zijn of haar vragen schriftelijk mee te delen omtrent de gemeenschappelijke delen;-
• De voorbereiding van de begrotingsraming;- …

Deze laatstgenoemde taken kaderen meer binnen het administratieve en representatieve aspect van de functie als syndicus.

Met betrekking tot privatieve delen

De behandeling van privatieve delen binnen het aspect van de wetgeving op de mede-eigendom ligt vanzelfsprekend anders. De appartementswetgeving heeft, afgezien van enkele uitzonderingen, nu eenmaal geen uitwerking op de privatieve eigendom. Op het gebied van de privatieve entiteiten komt een syndicus dus in principe niet tussen. De syndicus kan weliswaar een beperkte tussenkomst bieden wanneer dat werkelijk (dringend) nodig zou zijn, maar doorgaans stopt het verhaal daar waar zijn tussenkomst niet langer de gemeenschappelijk belangen zou betreffen.

De syndicus mag dus niet zomaar optreden voor (de eigenaar van) een privatief. Wanneer de syndicus weliswaar een afzonderlijk, en bijkomend, mandaat zou krijgen van de respectievelijke eigenaars van een privatief dan kan hij dat wel. Hij treedt in voorkomend geval niet op als syndicus van het gebouw, maar wel als lasthebber of verhuurder van diensten m.b.t. de privatieve entiteit. Net zoals de VME de syndicus kan belasten met bijkomende conventionele mandaten, kunnen de individuele eigenaars dat net zo goed.Uiteraard geldt in dat aspect een andere (aansprakelijkheids-)regeling dan in zijn hoedanigheid van syndicus.

Een syndicus dient er echter wel steeds over te waken dat hij niet in een belangenconflict komt vanuit een eventuele dubbele positie.

Aansprakelijkheid

Aangezien de syndicus het uitvoerend orgaan van de VME is, zijn alle handelingen die hij of zij stelt bindend voor de VME. Het is namelijk zo dat de syndicus handelt in naam en voor rekening van de VME.

Dit uiteraard enkel voor zover de syndicus handelt binnen zijn opdracht. Indien de syndicus zijn boekje te buiten gaat en dus niet handelt binnen zijn of opdracht/binnen zijn of haar bevoegdheid dan kan de VME in geen geval gebonden zijn door het optreden van de syndicus.

Als uitvoerend orgaan is de syndicus als enige aansprakelijk voor zijn beheer. Hij kan zijn bevoegdheid dus in principe niet overdragen aan iemand anders, behalve wanneer de syndicus daarvoor toestemming zou hebben van de algemene vergadering en dit slechts voor een beperkte duur of voor welomschreven doeleinden.

Bijgevolg is de syndicus de enige die kan aangesproken worden voor zijn fouten, zowel contractueel door de mede-eigenaars als buitencontractueel door derden. De wetgever heeft daarom voorzien in een verplichte aansprakelijkheidsverzekering die de uitoefening van de taak als syndicus dekt.

Bron: Bricks Advocaten