Bewijs op de werf: van beton tot bytes (Schoups)

Auteur: Jef Feyaerts en Sarah Van Praet (Schoups)

In de bouwsector zijn discussies bijna onvermijdelijk. Vertragingen, gebreken, afwijkingen van plannen of onverwachte meerwerken leiden vaak tot meningsverschillen tussen bouwheer, aannemer en architect. Wanneer de discussies dreigen voor de rechtbank te komen, komt het vaak neer op één cruciale vraag: “wie kan wat bewijzen?” In een tijdperk waarin de bouwsector steeds verder digitaliseert, lijkt bewijs verzamelen eenvoudiger dan ooit. Maar hoe sterk staan deze digitale bewijzen in een juridische procedure?

De opkomst van digitaal bewijs

De digitalisering van de bouwsector verandert de manier waarop we werken én bewijzen verzamelen. Waar men vroeger enkel afhankelijk was van papieren documenten, e-mails en/of getuigenverklaringen, biedt technologie een resem aan mogelijkheden. Drones vliegen boven de werf en leveren gedetailleerde luchtfoto’s en video’s, perfect voor het documenteren van voortgang of het signaleren van gebreken bij oplevering. Mobiele apps maken het mogelijk om dagelijkse werfverslagen, leveringen of veiligheidsincidenten te loggen, vaak met automatische tijd- en locatiestempels die de authenticiteit versterken. Communicatie via WhatsApp of Teams legt snelle afspraken en beslissingen vast, terwijl digitale plannen en BIM (Building Information Modeling) elk detail van ontwerp tot uitvoering nauwkeurig documenteren. Zelfs e-mails zijn soms achterhaald, nu platformen zoals Bricsys of Sharepoint kunnen worden gebruikt voor werfcommunicatie.

Deze digitale tools bieden enorme voordelen: ze maken documentatie sneller, visueler en objectiever. Geschillen over vertragingen, gebreken of meerwerken kunnen zo efficiënter worden beslecht. Maar er is een keerzijde: is dit bewijs wel bruikbaar in een juridische context? Hoe zorg je ervoor dat jouw digitale gegevens ook écht tellen?

Het wettelijk kader: boek 8 Burgerlijk Wetboek

Sinds de hervorming van het bewijsrecht in Boek 8 van het Burgerlijk Wetboek staat het beginsel van de vrije bewijsvoering centraal (artikel 8.8 BW). In principe mag men elk middel aanvoeren om een feit aan te tonen, tenzij de wet daar expliciet beperkingen aan stelt. Dit betekent dat men gebruik kan maken van een dronevideo die de voortgang van een werf toont of een WhatsAppbericht waarin de bouwheer instemt met een wijziging.

Toch heeft niet elk bewijs dezelfde waarde (i.e. de mate waarin dit de rechter overtuigt). Een losse foto of een enkel bericht kan door de rechter in twijfel worden getrokken. Zo zal de rechter kijken naar de betrouwbaarheid en authenticiteit van het bewijs. Een WhatsApp-bericht waarin een mondelinge afspraak wordt bevestigd, heeft bijvoorbeeld minder waarde dan een digitaal ondertekend contract met tijd- en locatiestempel. Systemen die gegevens chronologisch vastleggen of wijzigingen automatisch opslaan – zoals gespecialiseerde werfsoftware – verhogen de geloofwaardigheid.

Bovendien is het aangewezen om bewijs tegensprekelijk te maken: als alle partijen (bouwheer, aannemer, architect) gezamenlijk vaststellingen doen en allen hun opmerkingen hebben kunnen geven, bijvoorbeeld tijdens werfvergaderingen, bij een voorlopige oplevering of bij een rondgang door een gezamenlijk aangesteld expert. Tegensprekelijk bewijs blijft voor heel wat rechtbanken extreem belangrijk, en eenzijdig bewijs zal altijd moeten opboksen tegen de vereiste van tegensprekelijkheid. Eenzijdig bewijs speelt uiteraard nog steeds een rol zelfs als dit onvoldoende bewijswaarde op zichzelf heeft, bv. als begin van bewijs ter aanstelling van een gerechtsdeskundige (die tegensprekelijke vaststellingen zal doen).

Een cruciaal aandachtspunt daarbij: het contract blijft bepalend. Sommige contracten durven bepaalde vormen van bewijs uit te sluiten of voor te schrijven (bv. een ondertekend document voor een verrekening). Met deze beperkingen of verplichtingen moet rekening worden gehouden: volstaat het Whatsappbericht van de bouwheer met akkoord voor een wijziging wel als het contract een door beide partijen ondertekend akkoord vereist?

Indien het contract over een bewijsmiddel niets bepaalt of indien partijen dat lijken te negeren, is ook te kijken naar het gedrag van die partijen. Als zij gedurende de hele werf de goedkeuring van verrekeningen via een workflow op een gedeelde Sharepoint laten verlopen, kan moeilijker nog worden ontkend dat de daarop beschikbare gegevens geen geldig bewijs zijn.

Aandachtspunten voor digitaal bewijs

Hoewel digitaal bewijs krachtig is, zijn er aandachtspunten om het juridisch robuust te maken:

• Garandeer integriteit en authenticiteit: Gebruik systemen die gegevens automatisch dateren en beveiligen, zoals apps met tijdstempels of blockchain-gebaseerde platforms. Dit maakt het lastiger om bewijs te betwisten. Een tip voor Whatsapp-gebruikers: uw contact kan verzonden berichten verwijderen. Het uitlezen van berichten kan nuttig zijn (zelfs door een deurwaarder voor meer zekerheid).
• Documenteer tegensprekelijk: Laat alle partijen belangrijke vaststellingen goedkeuren, bijvoorbeeld via digitale handtekeningen of werfverslagen die iedereen ondertekent. Een tussenoplossing: zorg ervoor dat kan worden aangetoond dat eenieder het bericht heeft gelezen (de stilzwijgende aanvaarding bij gebrek aan protest kan u nl. helpen). Hetzelfde geldt voor foto’s of video’s: deze eenvoudigweg naar de tegenpartij sturen zorgt voor een (mogelijk ongeprotesteerde) e-mail met tijdsregistratie.
• Combineer met “traditioneel” bewijs: Digitaal bewijs is krachtig, maar een klassiek papieren dossier heeft nog steeds zijn rol.
• Zorg voor structuur: Een rommelige verzameling van losse foto’s of berichten is minder overtuigend dan een gestructureerd digitaal dossier met duidelijke chronologie.

Een aanvulling op het traditioneel dossier

Ondanks de opmars van digitale mogelijkheden om bewijs te vergaren, blijft een traditioneel sterk gestaafd dossier onmisbaar. De geijkte methodes en documenten scoren hoog op betrouwbaarheid, zeker als ze tegensprekelijk zijn. De volgende zaken zijn niet uit het oog te verliezen:

• Contracten en contractuele documenten: Schriftelijke overeenkomsten tussen bouwheer, aannemer en architect, inclusief offertes, plannen, lastenboeken en eventuele aanvullende afspraken.
• Werfverslagen: Regelmatige verslagen van de voortgang ( ! incl. de e-mail waarmee ze zijn verspreid), met daarin data, uitgevoerde werken, aanwezige partijen en eventuele problemen of afwijkingen.
• Technische documenten: geschillen over kwaliteit, regels van de kunst of technische verantwoordelijkheid vereisen doorgaans ook documenten zoals productfiches, technische normen en de beoordeling van een technisch expert.
• Vorderingsstaten en facturen: Deze geven bij uitstek een weergave van de stand van de werf op een bepaald moment, nu er meestal heel wat afspraken zijn gemaakt over de verificatie van de vorderingsstaten (wat bijdraagt aan hun tegensprekelijk karakter).
• Correspondentie: Brieven, e-mails en andere communicatie waarin afspraken, instructies of wijzigingen worden vastgelegd, en waaruit een stilzwijgende aanvaarding kan worden afgeleid bij gebrek aan protest. De correspondentie in tempore non suspecto heeft een groter belang, nl. vooraf aan het geschil.
• Proces-verbalen en andere verslagen: Documenten die specifieke gebeurtenissen, zoals opleveringen of vaststellingen van gebreken, officieel vastleggen. Ook is er het proces-verbaal van de gerechtsdeurwaarder: dit levert geen tegensprekelijk bewijs (waardoor er nog steeds voorzichtig mee om te gaan is), maar wel een bevestiging van de toestand van zuiver feitelijk vaststelbare zaken (bv. wel het feit dat het lekt aan een plafond op dag X, niet wat de oorzaak is van het lek). Getuigenverslagen kunnen in sommige gevallen nuttig zijn (op te stellen conform de geldende vormvoorwaarden), al hebben zij als eerder eenzijdig bewijs doorgaans geen doorslaggevende waarde in bouwgeschillen

De combinatie van een klassiek en digitaal dossier

Door digitale technologie te combineren met een zorgvuldig opgebouwd traditioneel dossier, verhoogt dit de juridische waarde van het bewijs. Digitale tools maken het verzamelen, opslaan en terugvinden van gegevens efficiënter en nauwkeuriger, terwijl een klassiek dossier een solide basis biedt die rechters vaak als standaard accepteren. Samen vormen ze een krachtige combinatie die discussies zo veel als mogelijk beperkt en uw positie bij eventuele latere discussies versterkt.

Enkele korte takeaways:

• Check uw contract en de verplichtingen / beperkingen op het vlak van bewijs.
• Tegensprekelijk bewijs, meer kans op prijs
• Sharing is caring: maak relevant bewijs tijdens de werf maximaal over aan de relevante partijen – een per e-mail verzonden foto of video is zo meer waard dan alleen.
• (Digitaal) bewijs staat of valt door de geloofwaardigheid en traceerbaarheid van herkomst: tijdsregistratie en andere metadata zijn belangrijk.
• Een geordend dossier met bewijsstukken is de key to victory in elk geschil, met een rol voor digitaal bewijs en traditioneel bewijs.

Bron: Schoups