Zorgvuldigheidsplicht bij activiteiten met niet-EER onderdanen in Vlaanderen – einde gedoogperiode op 1 juli 2026 (Van Havermaet)

Auteur: Van Havermaet

Eind vorig jaar informeerden wij u via ons artikel over de nieuwe zorgvuldigheidsplicht bij de tewerkstelling van niet‑EER‑onderdanen in Vlaanderen. 

Wij herinneren u er graag aan dat de voorziene gedoogperiode afloopt op 1 juli 2026. Vanaf dat moment zullen de sociale inspectiediensten effectief sancties opleggen bij vastgestelde illegale tewerkstelling en niet‑naleving van de zorgvuldigheidsplicht. 

Indien u documenten moet opvragen, kan niet‑naleving van de zorgvuldigheidsplicht leiden tot strafrechtelijke boetes, oplopende tot 60.000 EUR of 720.000 EUR (voor rechtspersonen). De bedragen zijn ook telkens te vermenigvuldigen met het aantal buitenlandse onderdanen op wie de inbreuk betrekking heeft, met een maximum van 100.  

Indien u documenten moet aanleveren, riskeert u bij het niet (tijdig) overmaken van de vereiste documenten in eerste instantie dat de toegang tot de werf wordt geweigerd. Indien bovendien sprake is van illegale tewerkstelling, kunnen eveneens strafrechtelijke boetes worden opgelegd gelijk aan hogergenoemde bedragen. 

Dit betekent concreet dat ondernemingen in de betrokken risicosectoren voortaan moeten kunnen aantonen dat zij hun verplichtingen correct naleven, afhankelijk van hun rol binnen de keten:  

Als u documenten moet opvragen (opdrachtgever / aannemer / intermediaire aannemer): 

• U vraagt de vereiste documenten op bij uw rechtstreekse (onder)aannemer vóór de start van de werken; 

• U verzoekt uw (onder)aannemer om documenten tijdig te vernieuwen indien deze vervallen tijdens de uitvoering van de werken; 

• U beoordeelt of de ontvangen documenten authentiek lijken (duidelijke vervalsingen worden gelijkgesteld met ontbrekende documenten); 

• U zorgt ervoor dat de gegevens gedurende vijf jaar na de samenwerking ter beschikking kunnen worden gesteld aan de sociale inspectie; 

• U meldt het aan de sociale inspectie indien documenten ontbreken, duidelijk ongeldig zijn of niet worden aangeleverd. 

Als u documenten moet aanleveren ((onder)aannemer):

• U gaat vooraf na of de derdelanders die u op het project inzet, beschikken over de vereiste toelatingen tot arbeid en verblijf; 

• U start tijdig met de nodige formaliteiten (zoals inschrijving bij de gemeente), rekening houdend met mogelijke wachttijden in de praktijk; 

• U zorgt ervoor dat alle vereiste documenten geldig en up-to-date zijn gedurende de uitvoering van de werken; 

• U bezorgt de gevraagde documenten volledig en tijdig op eerste verzoek aan uw opdrachtgever of aannemer. 

Gelet op de potentiële strafrechtelijke sancties, raden wij aan om – indien u dit nog niet zou hebben gedaan – uw huidige werkwijze en contractuele afspraken met (onder)aannemers tijdig te herevalueren. 

Bron: Van Havermaet